วิธีจัดการประชุมทางโทรศัพท์ให้เข้ากับวาระของคุณ

ดำเนินการประชุมทางโทรศัพท์เพื่อให้เป็นไปตามแผน

การจัดการประชุมหรือการประชุมทางโทรศัพท์เป็นประจำเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างความสัมพันธ์และการบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน ที่กล่าวว่าไม่มีใครชอบถูกดึงเข้าสู่การประชุมที่ลากไปเรื่อย ๆ แต่ทำสำเร็จเพียงเล็กน้อย การประชุมดังกล่าวไม่เพียงแต่จะเสียเวลาและขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่การโทรประเภทนี้มากเกินไปอาจทำให้ผู้ได้รับเชิญไม่ให้ความสำคัญกับการประชุมตามกำหนดการของคุณอย่างจริงจัง ในบล็อกของวันนี้ เราจะมาพูดถึงเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับวิธีการจัดการประชุมทางโทรศัพท์ที่ให้ประสิทธิผลมากขึ้นและใช้เวลาน้อยลง

ไม่ว่าคุณจะพยายามทำให้การประชุมสั้นลงหรือเพียงต้องการให้แน่ใจว่าวาระการประชุมทั้งหมดของคุณได้รับการแก้ไขในระหว่างการประชุม การเตรียมตัวเพียงเล็กน้อยพร้อมกับซอฟต์แวร์การประชุมทางโทรศัพท์ฟรีสามารถช่วยให้คุณจัดการประชุมตามหัวข้อและตรงเวลาได้

ทำไมต้องถือโทรศัพท์และการประชุมทางวิดีโอ

แทนที่จะจัดการประชุม ทำไมไม่เพียงแค่ส่งอีเมลจำนวนมากหรือข้อความแชทเป็นกลุ่ม

แน่นอนว่าอีเมล IM และข้อความตัวอักษรนั้นง่าย—ไม่จำเป็นต้องมีการจัดกำหนดการและผู้คนสามารถตอบกลับได้ตามความสะดวก อย่างไรก็ตาม บางสถานการณ์เรียกร้องให้มีการโต้ตอบแบบสดมากขึ้น
(ไม่มีปุนเจตนา). โทรศัพท์และ การประชุมทางวิดีโอทางโทรศัพท์ ไม่เพียงแต่ช่วยสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวระหว่างผู้เข้าร่วมทางไกลเท่านั้น แต่ยังมีประสิทธิภาพมากขึ้นในแง่ของการอำนวยความสะดวกในการสนทนาแบบเรียลไทม์ สิ่งที่ดีที่สุดถัดไปในการประชุมแบบตัวต่อตัว การประชุมทางโทรศัพท์หรือวิดีโอที่มีการจัดการอย่างดีช่วยให้สามารถพูดได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง

ท้ายที่สุดใครอยากอ่านอีเมลยาว ๆ หนึ่งหน้า?

วิธีเริ่มการประชุมทางโทรศัพท์

กุญแจสำคัญในการเป็นผู้นำการประชุมทางโทรศัพท์ที่ประสบความสำเร็จเริ่มต้นด้วยการเตรียมตัว การรู้วิธีเริ่มการประชุมทางโทรศัพท์อย่างถูกต้องจะทำให้ควบคุมและจัดการได้ง่ายขึ้นเมื่อเริ่มต้น แม้ว่าการตั้งค่าการประชุมทางโทรศัพท์หรือการประชุมทางวิดีโอจะเป็นเรื่องง่ายมาก แต่ควรทำความคุ้นเคยกับข้อมูลพื้นฐานก่อนล่วงหน้า เช่น การกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับการประชุม การรู้วิธีรับหมายเลขการประชุมทางโทรศัพท์ และวิธีโทร การประชุมทางโทรศัพท์.

กำหนดวาระการประชุมที่เป็นจริง

ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดขั้นตอนหนึ่งในการเตรียมตัวสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์ที่ประสบความสำเร็จคือการร่างวาระการประชุม แม้ว่าระเบียบวาระการประชุมที่ชัดเจนไม่จำเป็นต้องกำหนดทุกนาทีของการสนทนาระหว่างการโทร แต่ควรมีรายละเอียดเพียงพอที่จะใช้เป็นแนวทางสำหรับสิ่งที่คุณวางแผนจะกล่าวถึง ถ้าคุณวางแผนที่จะจัดการประชุมทางโทรศัพท์เป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการจัดสรร 15 นาทีเพื่อสนทนาสี่หัวข้อที่แตกต่างกัน แน่นอนว่าเวลาในการจัดสรรในแต่ละวาระจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับจำนวนหัวข้อที่จะอภิปรายและจำนวนผู้เข้าร่วมที่คุณคาดหวัง การใช้ซอฟต์แวร์การประชุมฟรีที่มีให้เป็นวิธีที่ดีในการติดตามเวลา เนื่องจากบริการดังกล่าวมีอินเทอร์เฟซออนไลน์พร้อมนาฬิกาหรือตัวจับเวลาที่เริ่มทำงานเมื่อเริ่มการโทร

วิธีรับหมายเลขการประชุมทางโทรศัพท์

ต้องขอบคุณโซลูชันการประชุมฟรีที่หลากหลาย การรับสายการประชุมเฉพาะไม่เคยง่ายอย่างนี้มาก่อน หลังจากสร้างบัญชีฟรี บริการส่วนใหญ่จะกำหนดหมายเลขโทรเข้าการประชุมและรหัสการเข้าถึงที่ไม่ซ้ำกันซึ่งสามารถใช้เพื่อโทรเข้าสู่สายการประชุมของคุณได้ตลอดเวลา หลายคนยังเสนอ พรีเมี่ยมโทรฟรี และหมายเลขโทรเข้าระหว่างประเทศด้วย

วิธีโทรประชุมทางโทรศัพท์

มาถึงส่วนที่ซับซ้อน...ล้อเล่น! ในการโทรเข้าร่วมการประชุม ผู้เข้าร่วมจะโทรไปยังหมายเลขโทรเข้าที่ให้ไว้ และเมื่อได้รับแจ้ง ให้ป้อนรหัสการเข้าถึงที่กำหนดให้กับสายการประชุม เนื่องจากรหัสการเข้าใช้ของสายการประชุมแต่ละสายไม่ซ้ำกัน รหัสเข้าใช้งานที่ผู้เข้าร่วมป้อนจะเป็นตัวกำหนดว่าใครเข้า (หรือไม่ได้รับ) ในการโทรของคุณ!

เตรียมตัวด้วยรายการตรวจสอบการประชุม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมทางโทรศัพท์ของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นง่ายดายเหมือนกับการทำเครื่องหมายในกล่อง NS รายการตรวจสอบการประชุมฟรี เป็นแนวทางในการวางแผนและจัดการประชุมทางโทรศัพท์และการประชุมทางเว็บให้ประสบความสำเร็จ

เคล็ดลับสำหรับการจัดการการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่ว่าคุณจะจัดการประชุมแบบตัวต่อตัว ทางโทรศัพท์ หรือทางวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ หลายๆ อย่างก็เหมือนกัน ความจำเป็นในการจัดการประชุม ยังคงมีผลบังคับใช้ เช่น การกำหนดวาระการประชุม การเชิญบุคคลที่เหมาะสมทั้งหมด และรักษาบทสนทนาที่เป็นรูปธรรมให้น้อยที่สุด การประชุมทางโทรศัพท์และทางเว็บได้เปรียบอย่างหนึ่งมีมากกว่าการประชุมแบบตัวต่อตัว แต่เป็นระดับการควบคุมที่ผู้ดูแลการประชุมมีให้ การรู้วิธีจัดการประชุมทางโทรศัพท์อย่างมีประสิทธิภาพหมายถึงการรู้วิธีใช้การควบคุมเหล่านี้

วิธีดำเนินการประชุมทางโทรศัพท์อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้การควบคุมของผู้ดูแล

ตัวควบคุมผู้ควบคุมการประชุมให้อำนาจผู้นำการประชุมในการกำหนดว่าใครสามารถได้ยินและไม่ได้ยินในระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์ นอกเหนือจากการตั้งค่าการประชุมที่เปลี่ยนแปลงได้ บริการซอฟต์แวร์การประชุมทางโทรศัพท์ฟรีส่วนใหญ่ยังช่วยให้ผู้ดำเนินรายการสามารถควบคุมการประชุมผ่านคำสั่งบนแป้นโทรศัพท์และการควบคุมแดชบอร์ดออนไลน์ได้ คุณสมบัติของแดชบอร์ดออนไลน์ เช่น ลำโพงที่ใช้งานอยู่ให้ผู้ดูแลสามารถจับตาดูว่าใครกำลังพูดและเข้าร่วมระหว่างการโทร การอนุญาตให้ผู้ดูแลปิดปากผู้เข้าร่วมที่ก่อกวน (อาจ) ก่อกวน จะทำให้การประชุมเป็นไปตามเป้าหมายและควบคุมการสนทนาที่เป็นรูปเป็นร่างได้ง่ายขึ้น

จำไว้ว่า: อยู่อย่างสงบและประชุมทางโทรศัพท์!

แม้ว่าการจัดการประชุมอาจดูน่ากลัว แต่การโทรที่ประสบความสำเร็จนั้นง่ายมากเมื่อได้รับเครื่องมือที่เหมาะสมและความรู้เพียงเล็กน้อย หากคุณมีคำถามหรือข้อกังวลใด ๆ คุณสามารถเยี่ยมชม .ได้เสมอ หน้าสนับสนุนการประชุมฟรี เพื่อติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญการประชุม!

ลงทะเบียนและยึดตามวาระการประชุมของคุณ!

ผู้บุกเบิกเทคโนโลยีการประชุมทางโทรศัพท์ฟรี FreeConference.com และทีมผู้เชี่ยวชาญพร้อมช่วยให้คุณเชี่ยวชาญศิลปะของการประชุมทางโทรศัพท์ที่ประสบความสำเร็จ ด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้ง คุณจะสามารถจัดการประชุมทางโทรศัพท์และการประชุมออนไลน์ของคุณเองได้ สมัครวันนี้!