การประชุมเสมือนจริงอาจไม่สามารถทดแทนการประชุมแบบพบปะตัวจริงได้อย่างสมบูรณ์ แต่ด้วยการขยายตัวอย่างรวดเร็วและเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้น บริษัทต่างๆ จึงสามารถลดต้นทุนโดยการจัดประชุมเสมือนจริงในขณะที่สมาชิกในทีมอยู่ห่างไกลกันทางภูมิศาสตร์ แม้ว่าการประชุมที่มีประสิทธิภาพโดยทั่วไปจะปฏิบัติตามแนวทางที่คล้ายคลึงกัน แต่การทำงานเสมือนจริงในห้องประชุมออนไลน์อาจนำเสนอความท้าทายเฉพาะตัว ต่อไปนี้คือคำแนะนำ 3 ข้อสำหรับการจัดประชุมเสมือนจริงที่ดีที่สุด
การดำเนินการนี้อาจใช้กับการประชุมโดยทั่วไป แต่การประชุมเสมือนจริงอาจเสี่ยงต่อการสูญเสียโฟกัสหรือประสิทธิภาพการทำงานมากกว่า หากสมาชิกในทีมแค่อ่านข้อความให้กันและกัน หรือกำลังได้ยินเกี่ยวกับเรื่องดังกล่าวเป็นครั้งแรก มอบหมายการบ้านเล็กน้อย และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการกระจายกำหนดการให้ดีก่อนเริ่มงาน เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถปรับความคิดและพัฒนาแรงกระตุ้นในการประชุมทางโทรศัพท์เสมือนจริง
การเตรียมตัวยังรวมถึงการรู้จักแง่มุมทางเทคนิคของห้องประชุมออนไลน์ด้วยตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมสามารถเริ่มต้นได้แม้จะมีปัญหาทางเทคนิค และมีความสามารถในการให้คำแนะนำแก่สมาชิกในทีมที่มีคำถามทางเทคนิค
มารยาทในการประชุมทีมมีความสำคัญมากกว่าในห้องประชุมเสมือนจริงมากกว่าการประชุมปกติ นี่คือกฎบางประการที่ต้องบังคับใช้: ห้ามทำงานหลายอย่างพร้อมกัน หากสมาชิกในทีมกำลังทำอย่างอื่นหรือมีการสนทนาข้างเคียงในขณะที่เริ่มการประชุม จะทำให้การประชุมทางโทรศัพท์ไร้ประโยชน์ สองวิธีในการแก้ไขปัญหานี้คือการเปิดและปิดวิดีโอ และปิดเสียงผู้โทรที่ไม่จำเป็น
ให้โอกาสสมาชิกในทีมแต่ละคนได้พูด การมุ่งเน้นเป็นเรื่องยากที่จะรักษาในการประชุมปกติ มารยาทในการประชุมทีมต้องมีส่วนร่วมเป็นพิเศษเมื่อเป็นงานเสมือนจริง มิฉะนั้นประสิทธิภาพการทำงานจะตกอยู่ในความเสี่ยง สร้างบรรยากาศที่ครอบคลุมซึ่งสมาชิกในทีมรู้สึกอิสระที่จะพูดออกมาโดยไม่ต้องกลัวว่าจะถูกวิจารณ์หรือถูกขัดจังหวะ
โดยปกติเมื่อการประชุมแบบตัวต่อตัวสิ้นสุดลง สมาชิกในทีมจะรวมตัวกันรอบๆ ตู้กดน้ำเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาชอบและไม่ชอบเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น สิ่งนี้สามารถทำได้ในแฮงเอาท์วิดีโอเนื่องจากผู้เข้าร่วมต้องห่างกัน แต่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทีมในการสร้างความไว้วางใจและเคมี
มี 2 วิธีในการดำเนินการนี้ วิธีแรกคือทำให้เป็นทางการ ให้ทุกคนแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการประชุมโดยไม่มีผลกระทบใดๆ เพื่อส่งเสริมความโปร่งใสภายในทีม อีกวิธีหนึ่งคือแนวทางที่ไม่เป็นทางการ เหมือนกับการพูดคุยเรื่องเครื่องทำน้ำเย็นส่วนใหญ่ ออกจากระบบในฐานะผู้ดูแลหลังการประชุมและให้สมาชิกในทีมพูดคุยกันเองอีก 10 นาที บทสนทนาและข้อเสนอแนะที่ไม่เกี่ยวข้องสามารถพัฒนาความสัมพันธ์ในการทำงานและปรับปรุงมารยาทในการประชุมทีมในอนาคต
สร้างบัญชี FreeConference.com ของคุณและเข้าถึงทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้ธุรกิจหรือองค์กรของคุณเริ่มต้นได้อย่างราบรื่น เช่นการแชร์วิดีโอและหน้าจอการกำหนดเวลาการโทรการเชิญทางอีเมลอัตโนมัติ การแจ้งเตือนและอื่นๆ อีกมากมาย
