Štyri dôležité roly stretnutia: Ktorý z nich ste vy?

V živote sú tri veci, ktoré sú nevyhnutné: smrť, dane a stretnutia ...

Dobre ... možno je to trocha prehnané, ale ak ste niekedy pracovali, je pravdepodobné, že ste boli na stretnutí. Aj keď sa percento produktívnych stretnutí môže pohybovať od 33 do 70%, všetci môžeme súhlasiť s tým, že by sme radšej boli in produktívne stretnutia než neproduktívne. Veľkým faktorom produktívnych stretnutí je Úlohy stretnutia, ktoré zameriavajú povinnosti stretávania sa s členmi na zabezpečenie efektívnej relácie – niečo ako pozície v športovom tíme alebo rôznych kuchárov v kuchyni. Tu sú 4 hlavné roly stretnutia, ktoré by mali byť priradené každému stretnutiu.

Úloha č. 1: Vodca

"Nielenže budem súčasťou schôdze, ale budem tam aj ja!"
Najdôležitejšia pozícia na schôdzi má 3 rôzne povinnosti: Pred konferenciou by plánovali a koordinovali program, miesto konania, vybavenie a účastníkov, riešili všetky nešťastia, rezervácie a neočakávané núdzové situácie.

Počas konferencie by mali viesť diskusie tak, aby nasledovali vopred distribuovaný a dohodnutý program. Je na vedúcom, aby stanovil úlohy schôdzí a zaistil rovnaké príležitosti na rozprávanie pre všetkých účastníkov, aby vytvoril prostredie, v ktorom sa budú všetci účastníci cítiť príjemne, keď budú prispievať na všetky workshopy, ako aj na brainstorming a diskusie. Vedúci má na starosti aj akékoľvek zariadenie, ako napríklad PowerPoints, Screen Zdieľanie, alebo iný vizuál.

Po stretnutí by mal vedúci efektívne informovať o záveroch a ďalších krokoch a priradiť zodpovednosť všetkým členom tímu, aby sa predišlo zmätkom a neefektívnosti.

Úloha č. 2: The Záznamer

Táto rola stretnutia zaznamenáva kľúčové body ktoré sa robia počas schôdze. Boli by obzvlášť účinné, keby vymyslieť program spolu s vedúcim, aby boli s agendou nielen oboznámení, ale mohli si ju v prípade potreby aj doplniť. Zapisovateľ taktiež distribuuje program pred konferenciou a poznámky a závery distribuuje potom.

Úloha č. 3: Strážca času

Táto rola schôdze pomáha vedúcemu s časom stráveným pri každom bode programu. Časomerač musí jasne rozumieť programu viesť konverzáciu na stretnutie subtílnym spôsobom sledovať pridelené časové intervaly. Tiež by všetkým účastníkom schôdze pripomenuli, že v aktuálnom bode programu zostáva 5-10 minút, aby mali účastníci lepší prehľad o riadení času.

Úloha č. 4: Účastník

Nikto nechce byť civilný, keď hrá mafiu, ale úloha účastníka zohráva veľkú úlohu v úspechu stretnutia. Hlavnou povinnosťou účastníkov je prispieť do diskusií, či už ide o body programu, brainstorming alebo plánovanie. Účastníci sú v mnohých ohľadoch rozšírením vodcu; mali by čo najviac prispievať k bodom programu, vytvárať pre ostatných príjemné prostredie na zdieľanie svojich myšlienok a sledovať vyhradený čas, aby sa schôdza mohla rýchlo skončiť. Ak vedúci po stretnutí prišiel s krátkym definovaním rolí pre účastníkov, požiadajte o objasnenie, aby ste predišli zmätkom.

Aby sa zvýšila efektivita pravidelných stretnutí, odporúčam striedanie rolí medzi rôznymi členmi tímu. Keď má každý účastník všeobecný zmysel a skúsenosti s každou z rolí, bude inšpirovať nové nápady na stretnutie, perspektívy a účasť!

Ešte nemáte svoj účet? Prihlásiť sa teraz!