Vedenie stretnutí konferenčného hovoru, ktoré zostanú na dobrej ceste
Pravidelné schôdze alebo konferenčné hovory sú dôležité pre budovanie vzťahov a dosiahnutie spoločných cieľov. To znamená, že nikto nemá rád, keď sa necháva vtiahnuť do stretnutí, ktoré sa vlečú a pokračujú, ale málo dosahujú. Organizovanie takýchto schôdzí môže nielen strácať čas a brzdiť produktivitu, ale príliš veľa z týchto typov hovorov môže spôsobiť, že pozvaní neberú vaše plánované schôdze vážne. V dnešnom blogu si rozoberieme niekoľko tipov, ako viesť konferenčné stretnutie, ktoré je produktívnejšie a menej časovo náročné.
Či už sa pokúšate skrátiť schôdze, alebo sa len chcete uistiť, že sa počas konferencie budú riešiť všetky vaše body programu, malá príprava spolu s bezplatným softvérom pre konferenčné hovory vám môže pomôcť udržať schôdze na tému a včas.
Prečo držať telefonické a videokonferenčné hovory?
Prečo namiesto schôdze neposlať hromadný e -mail alebo správu zo skupinového chatu?
E -maily, okamžité správy a textové správy sú samozrejme jednoduché - nevyžadujú žiadne plánovanie a ľudia na ne môžu pohodlne odpovedať. Niektoré situácie však vyžadujú väčšiu živú interakciu
(žiadna slovná hračka nie je určená). Telefón a videokonferenčné hovory nielenže pomáha vytvárať osobné kontakty medzi vzdialenými účastníkmi, ale môže byť aj účinnejší, pokiaľ ide o uľahčenie diskusií v reálnom čase. Ďalšia najlepšia vec na osobné stretnutie, dobre spravovaný telefón alebo videokonferencia, umožní povedať oveľa viac za oveľa kratší čas.
Koniec koncov, kto si chce prečítať vlákno e-mailov po celej stránke?
Ako začať konferenčný hovor
Kľúč k úspešnému konferenčnému hovoru začína prípravou - vedieť, ako správne začať konferenčný hovor, umožní oveľa jednoduchšie ovládanie a správu hneď, ako začne. Aj keď je usporiadanie konferenčného hovoru alebo videokonferencie veľmi jednoduché, je vždy dobré sa vopred zoznámiť so základmi, ako je definovanie jasného účelu konferencie, vedieť, ako získať číslo konferenčného hovoru a ako vytočiť telefónne číslo. konferenčný hovor.
Stanovenie realistického programu konferencie
Jednou z najdôležitejších činností prípravy na úspešný konferenčný hovor je naplánovanie programu. Aj keď jasný program nemusí nevyhnutne diktovať každú minútu diskusie počas vášho hovoru, mal by byť dostatočne podrobný, aby slúžil ako vodítko pre to, čo plánujete riešiť. Ak plánujete napríklad konferenčný hovor na hodinu, môžete si vyhradiť 15 minút na prediskutovanie štyroch rôznych tém. Čas na pridelenie každého bodu programu sa samozrejme bude líšiť v závislosti od počtu bodov na diskusiu a počtu očakávaných účastníkov. Použitie dostupného bezplatného konferenčného softvéru je úžasný spôsob, ako sledovať čas, pretože mnoho takýchto služieb ponúka online rozhrania s hodinami alebo časovačmi, ktoré sa spustia na začiatku hovoru.
Ako získať číslo konferenčného hovoru
Vďaka rôznym riešeniam bezplatných konferencií nikdy nebolo jednoduchšie získať vyhradenú konferenčnú linku. Po vytvorení bezplatného účtu vám väčšina služieb priradí telefónne číslo na konferenciu a jedinečný prístupový kód, pomocou ktorého je možné kedykoľvek zavolať na vašu konferenčnú linku. Mnohí tiež ponúkajú prémiové bezplatné aj medzinárodné telefónne čísla.
Ako vytočiť konferenčný hovor
Tu prichádza komplikovaná časť ... len žartujem! Ak sa chcete zapojiť do konferencie, účastníci jednoducho zavolajú na uvedené telefónne číslo a po výzve zadajú prístupový kód priradený ku konferenčnej linke. Pretože prístupový kód každej konferenčnej linky je jedinečný, prístupový kód, ktorý účastníci zadajú, určí, kto sa k vášmu hovoru dostane (alebo nedostane)!
Pripravte sa pomocou kontrolného zoznamu schôdzí
Zaistenie bezproblémového priebehu konferenčného hovoru je rovnako jednoduché ako zaškrtnutie políčok. The Kontrolný zoznam schôdze FreeConference je váš sprievodca plánovaním a organizovaním úspešných telefónnych konferencií a webových schôdzí.
Tipy na efektívne riadenie schôdzí
Či už organizujete osobné stretnutie, telefonicky alebo prostredníctvom videokonferencie, mnohé z nich sú rovnaké porady s manažmentom stále platí - napríklad stanovenie definovanej agendy, pozvanie všetkých vhodných ľudí a obmedzenie tangenciálnych rozhovorov na minimum. Jednou z výhod telefónnych a webových konferencií oproti osobným schôdzam je však úroveň kontroly, ktorú poskytuje moderátor konferencie. Vedieť efektívne viesť konferenčný hovor znamená vedieť používať tieto ovládacie prvky.
Ako efektívne viesť konferenčný hovor pomocou ovládacích prvkov moderátora
Ovládacie prvky moderátora konferencie umožňujú vedúcemu schôdze určiť, kto môže a nemôže byť počuť počas konferenčného hovoru. Okrem meniteľných nastavení konferencií umožňuje väčšina bezplatných softvérových služieb pre konferenčné hovory moderátorom ovládať svoje konferencie pomocou príkazov klávesnice telefónu a ovládacích prvkov palubnej dosky online. Vlastnosti online palubnej dosky, ako napr aktívny rečník, umožnite moderátorom počas hovoru sledovať, kto hovorí a zúčastňuje sa. Umožnením moderátorom umlčať (potenciálne) rušivých účastníkov je jednoduchšie udržiavať schôdze na dobrej ceste a obmedzovať tangenciálne konverzácie.
Pamätajte si: Zostaňte pokojní a konferenčný hovor!
Aj keď sa zdá, že usporiadanie konferencie je zastrašujúce, uskutočniť úspešný hovor je vzhľadom na správne nástroje a malé know-how veľmi jednoduché. Ak máte akékoľvek otázky alebo obavy, môžete kedykoľvek navštíviť Stránka podpory FreeConference spojiť sa s odborníkom na konferencie!
Zaregistrujte sa a dodržujte svoj program schôdzí!
Priekopníci bezplatnej technológie konferenčných hovorov, FreeConference.com a jej tím expertov, sú tu, aby vám pomohli zvládnuť umenie úspešného konferenčného hovoru. Len niekoľkými kliknutiami myši môžete byť na ceste k organizovaniu vlastných konferenčných hovorov a online schôdzí. Zaregistrujte sa ešte dnes!
