Există 3 lucruri în viață care sunt inevitabile: moartea, impozitele și întâlnirile ...
Bine ... poate un pic de exagerare acolo, dar dacă ai lucrat vreodată, este posibil să fi fost la o întâlnire. În timp ce procentul întâlnirilor productive poate varia între 33 și 70%, cu toții putem fi de acord că am prefera să fim în întâlniri productive decât cele neproductive. Un factor important al întâlnirilor productive este Roluri de întâlnire, care concentrează îndatoririle membrilor întâlnirii pentru a asigura o sesiune eficientă -- un fel de poziții asemănătoare într-o echipă de sport sau diferiți bucătari într-o bucătărie. Iată 4 roluri principale de întâlnire care ar trebui să fie atribuite fiecărei întâlniri.
Rolul # 1: Liderul
„Nu numai că voi face parte din ședință, ci voi fi acolo pentru a conduce ședința!”
Cea mai importantă poziție în cadrul întâlnirii are 3 obligații diferite: înainte de conferință, ei ar planifica și coordona agenda, locul de desfășurare, echipamentele și participanții, gestionând toate accidentele, rezervările și situațiile de urgență neașteptate.
În timpul conferinței, aceștia ar trebui să direcționeze discuțiile, astfel încât să urmeze agenda pre-distribuită și convenită. Este responsabilitatea liderului să stabilească roluri de întâlnire și să asigure oportunități de vorbire egale pentru toți participanții, să creeze un mediu în care toți participanții se simt confortabil contribuind la toate atelierele, precum și la toate brainstorming-urile și discuțiile. Liderul este, de asemenea, responsabil cu orice echipament, cum ar fi PowerPoints, Ecranul de partajare, sau alte imagini vizuale.
După ședință, liderul ar trebui să comunice în mod eficient care sunt concluziile și următorii pași și să atribuie responsabilități tuturor membrilor echipei pentru a evita confuzia și ineficiența.
Rolul # 2: The Recorder
Acest rol de întâlnire înregistrează puncte cheie care se fac în timpul întâlnirii. Ar fi deosebit de eficiente dacă ar fi concepe agenda împreună cu liderul, astfel încât aceștia să nu fie familiarizați doar cu agenda, să poată adăuga la ea și atunci când este necesar. Recorderul distribuie, de asemenea, agenda înainte de conferință și distribuie notele și concluziile ulterior.
Rolul # 3: The Time Keeper
Acest rol de întâlnire îl ajută pe lider cu timpul petrecut pe fiecare punct de pe ordinea de zi. Cronometrul trebuie să aibă o înțelegere clară a agendei pentru ghidați conversația pentru întâlnire să urmeze intervalele de timp alocate într-un mod subtil. De asemenea, le-ar reaminti tuturor participanților la ședință când mai rămân 5-10 minute pe tema actuală a agendei, astfel încât participanții să aibă un indicator mai bun în ceea ce privește gestionarea timpului.
Rolul # 4: Participantul
Nimeni nu vrea să fie civil atunci când joacă Mafia, dar rolul participant joacă un rol important în succesul întâlnirii. Principala datorie a participanților este de a contribui la discuții, fie că este vorba de puncte de pe agendă, de brainstorming sau de planificare. Participanții sunt extensiile liderului în multe feluri; aceștia ar trebui să contribuie cât mai mult la punctele de pe ordinea de zi, să creeze un mediu confortabil pentru ca ceilalți să își împărtășească ideile și să țină evidența timpului alocat, astfel încât întâlnirea să se poată încheia cu promptitudine. Dacă liderul a ajuns să definească rolurile pentru participanți după întâlnire, cereți clarificări pentru a evita confuzia.
Pentru a spori eficacitatea întâlnirilor regulate, recomand rotirea rolurilor între membrii echipei. Odată ce fiecare participant are un simț general și o experiență cu fiecare dintre roluri, acesta va inspira noi idei de întâlnire, perspective și participare!
