Desfășurarea de întâlniri de conferință care rămân pe drumul cel bun
Organizarea de întâlniri regulate sau conferințe este importantă pentru construirea de relații și atingerea obiectivelor comune. Acestea fiind spuse, nimănui nu îi place să intre în întâlniri care continuă și continuă, dar realizează puțin. Organizarea unor astfel de întâlniri nu numai că poate pierde timpul și poate împiedica productivitatea, dar prea multe dintre aceste tipuri de apeluri pot determina invitații să nu ia în serios întâlnirile programate. În blogul de astăzi, vom trece în revistă câteva sfaturi despre cum să desfășurați o întâlnire prin conferință care este mai productivă și consumă mai puțin timp.
Indiferent dacă încercați să faceți întâlnirile mai scurte sau pur și simplu doriți să vă asigurați că toate punctele de pe agenda dvs. sunt abordate în timpul conferinței, o mică pregătire împreună cu software-ul gratuit pentru apeluri de conferință vă pot ajuta să mențineți întâlnirile la subiect și la timp.
De ce să țineți apeluri telefonice și video conferință?
În loc să organizați o întâlnire, de ce să nu trimiteți un e-mail în masă sau un mesaj de chat de grup?
Sigur, e-mailurile, mesajele instant și mesajele text sunt ușoare – nu necesită programare, iar oamenii pot răspunde la ele după bunul plac. Unele situații, totuși, necesită mai multă interacțiune live
(fără joc de cuvinte). Telefon și convorbiri video nu numai că ajută la construirea de conexiuni personale între participanții la distanță, dar poate fi și mai eficient în ceea ce privește facilitarea discuțiilor în timp real. Următorul lucru cel mai bun după întâlnirea în persoană, o întâlnire telefonică sau video bine gestionată permite să se spună mult mai multe într-un timp mult mai puțin.
La urma urmei, cine vrea să citească un fir de e-mailuri de o pagină?
Cum să începeți un apel conferință
Cheia conducerii unui apel conferință de succes începe cu pregătirea — a ști cum să începeți corect un apel conferință va face mult mai ușor de controlat și gestionat odată ce acesta începe. Deși configurarea unui apel conferință sau a unei conferințe video este extrem de ușoară, este întotdeauna bine să vă familiarizați dinainte cu elementele de bază, cum ar fi definirea unui scop clar pentru conferința dvs., cunoașterea cum să obțineți un număr de apel conferință și cum să formați un apel de conferinta.
Stabilirea unei agende realiste a conferinței
Unul dintre cei mai importanți pași pentru pregătirea pentru un apel conferință de succes este conturarea unei agende. Deși o agendă clară nu trebuie neapărat să dicteze fiecare minut de discuție în timpul apelului dvs., ar trebui să fie suficient de detaliată pentru a servi drept ghid pentru ceea ce intenționați să abordați. Dacă intenționați să susțineți un apel conferință timp de o oră, de exemplu, este posibil să doriți să alocați 15 minute pentru a discuta patru subiecte diferite. Desigur, timpul de alocat fiecărui punct de pe ordinea de zi va varia în funcție de numărul de puncte de discutat și de numărul de participanți pe care îi anticipați. Utilizarea software-ului gratuit pentru conferințe este o modalitate excelentă de a ține evidența timpului, deoarece multe astfel de servicii au interfețe online cu ceasuri sau cronometre care încep să ruleze la începutul apelului.
Cum să obțineți un număr de apel conferință
Datorită diferitelor soluții de conferință gratuite, nu a fost niciodată mai ușor să obțineți o linie de conferință dedicată. După crearea unui cont gratuit, majoritatea serviciilor vă vor atribui un număr de apelare pentru conferință și un cod de acces unic care poate fi folosit pentru a apela oricând la linia dvs. de conferință. Mulți oferă, de asemenea taxă premium gratuită precum și numere internaționale de apelare.
Cum să formați un apel conferință
Aici vine partea complicată... glumesc! Pentru a apela la o conferință, participanții vor apela pur și simplu numărul de apelat furnizat și, când vi se solicită, vor introduce codul de acces atribuit liniei de conferință. Deoarece codul de acces al fiecărei linii de conferință este unic, codul de acces introdus de participanți va determina cine intră (sau nu) la apelul dvs.!
Pregătiți-vă cu o listă de verificare a întâlnirii
Asigurați-vă că apelul dvs. de conferință se desfășoară fără probleme este la fel de ușor ca să bifați casetele. The Lista de verificare a întâlnirii FreeConference este ghidul dumneavoastră pentru planificarea și organizarea de succes a conferințelor telefonice și a întâlnirilor web.
Sfaturi pentru un management eficient al întâlnirilor
Indiferent dacă găzduiești o întâlnire în persoană, prin telefon sau prin videoconferință, multe dintre ele îndeplinirea imperativelor de management se aplică în continuare — cum ar fi stabilirea unei agende definite, invitarea tuturor persoanelor adecvate și menținerea conversațiilor tangențiale la minimum. Cu toate acestea, un avantaj pe care îl au conferințele telefonice și web față de întâlnirile în persoană este nivelul de control oferit moderatorului conferinței. A ști cum să desfășori un apel conferință în mod eficient înseamnă a ști cum să folosești aceste controale.
Cum să desfășurați un apel conferință eficient utilizând comenzile moderatorului
Controalele moderatorului conferinței îi permit conducătorului întâlnirii să determine cine poate – sau nu – să fie auzit în timpul unui apel conferință. În plus față de setările de conferință modificabile, majoritatea serviciilor gratuite de software pentru apeluri de conferință le permit moderatorilor să-și controleze conferințele prin comenzile de la tastatura telefonică și comenzile online din tabloul de bord. Caracteristici ale tabloului de bord online, cum ar fi vorbitor activ, permite moderatorilor să urmărească cine vorbește și participă în timpul unui apel. Permițând moderatorilor să reducă la tăcere participanții (potențial) perturbatori, este mai ușor să mențineți întâlnirile pe drumul cel bun și să împiedicați conversațiile tangențiale.
Nu uitați: Rămâi calm și apelează la conferință!
În timp ce găzduirea unei conferințe poate părea intimidantă, desfășurarea unui apel de succes este foarte ușoară, având în vedere instrumentele potrivite și puțin know-how. Dacă aveți întrebări sau nelămuriri, puteți vizita oricând Pagina de asistență FreeConference pentru a lua legătura cu un expert în conferințe!
Înscrieți-vă și respectați agenda întâlnirii!
Pionierii tehnologiei de teleconferință gratuite, FreeConference.com și echipa sa de experți sunt aici pentru a vă ajuta să stăpâniți arta conferinței telefonice de succes. Cu doar câteva clicuri ale mouse-ului, puteți fi pe cale să vă găzduiți propriile teleconferințe și întâlniri online. Înscrieţi-vă astăzi!
