Połączenia konferencyjne są ważną częścią nowoczesnej komunikacji biznesowej, umożliwiając zespołom współpracę i pozostawanie w kontakcie, nawet gdy nie znajdują się w tym samym miejscu. Ale bądźmy szczerzy, telekonferencje mogą być również źródłem frustracji i zamieszania. Aby mieć pewność, że połączenia konferencyjne przebiegają płynnie i wydajnie, oto 7 najlepszych praktyk, których należy przestrzegać:

1. Rozpoczęcie połączenia konferencyjnego o czasie:

Ważne jest, aby szanować czas wszystkich, więc pamiętaj, aby rozpocząć rozmowę o uzgodnionej godzinie. Jeśli jesteś gospodarzem rozmowy, wyślij przypomnienie kilka minut wcześniej, aby wszyscy wiedzieli, że muszą się zalogować.

2. Utwórz plan połączenia konferencyjnego:

Przed rozmową utwórz agendę i rozdaj ją wszystkim uczestnikom. Pomoże to wszystkim być na bieżąco i wiedzieć, czego się spodziewać po rozmowie.

3. Przedstaw wszystkich uczestników połączenia konferencyjnego:

Na początku rozmowy poświęć kilka minut na przedstawienie wszystkich uczestników rozmowy. Pomoże to wszystkim dopasować imiona do twarzy i sprawi, że rozmowa będzie bardziej osobista i wciągająca.

4. Korzystaj z pomocy wizualnych podczas połączenia konferencyjnego:

Jeśli masz jakieś slajdy lub inne pomoce wizualne, udostępnij je podczas rozmowy. Pomoże to wszystkim zachować koncentrację i zaangażowanie oraz ułatwi zrozumienie informacji. Wielu dostawców połączeń konferencyjnych oferuje udostępnianie ekranu, udostępnianie dokumentówg i an tablica online w ich portalach internetowych lub możesz wysłać e-mailem slajdy lub pliki PDF przed rozmową.

5. Mów wyraźnie podczas połączeń konferencyjnych:

Podczas rozmowy mów wyraźnie i w stałym tempie. Pomoże to wszystkim zrozumieć, co mówisz i zapobiegnie nieporozumieniom.

6. Zezwalaj na pytania i dyskusję na temat połączeń konferencyjnych:

Zachęcaj do udziału w rozmowie, dając czas na pytania i dyskusję. Pomoże to wszystkim pozostać zaangażowanym i zagwarantuje, że ważne punkty nie zostaną pominięte.

7. Upewnij się, że połączenia konferencyjne kończą się na czas:

Tak jak ważne jest, aby rozpocząć rozmowę w odpowiednim czasie, tak samo ważne jest, aby zakończyć ją w odpowiednim czasie. Jeśli masz uzgodnioną godzinę zakończenia, pamiętaj o zakończeniu rozmowy o tej godzinie. W krajobrazie współczesnego biznesu, zdalnie spotkania hybrydowe i połączenia konferencyjne stały się niezbędnymi narzędziami współpracy. Pomimo sporadycznych problemów technicznych te wirtualne spotkania umożliwiają dynamiczne dyskusje i podejmowanie decyzji ponad barierami geograficznymi.

Postępując zgodnie z tymi 7 najlepszymi praktykami, możesz mieć pewność, że rozmowy konferencyjne będą produktywne, wydajne i przyjemne dla wszystkich zaangażowanych osób.

Jeśli szukasz niezawodnej i łatwej w użyciu platformy do bezpłatnych połączeń konferencyjnych, nie szukaj dalej niż www.FreeConference.com. Dzięki krystalicznie czystej jakości dźwięku, przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi i wielu wygodnym funkcjom, takim jak udostępnianie ekranu i nagrywanie rozmów, www.FreeConference.com jest idealnym rozwiązaniem dla wszystkich potrzeb związanych z połączeniami konferencyjnymi. Ponadto jest całkowicie darmowy, więc nie ma powodu, aby nie spróbować. Zarejestruj się już dziś i przekonaj się sam o wygodzie i prostocie www.FreeConference.com.

Wprowadzanie zmian w ostatniej chwili na spotkaniu to pestka dzięki FreeConference

Niezależnie od tego, czy potrzebujesz zmienić termin spotkania, zaprosić więcej uczestników, czy anulować zaplanowane połączenie konferencyjne, możesz to wszystko zrobić szybko i łatwo ze swojego konta FreeConference.

Przypomnienie: Twoja linia konferencyjna jest dostępna 24/7

Czy wiesz, że Ty i Twoi rozmówcy możecie korzystać z informacji dotyczących połączeń konferencyjnych, aby? przeprowadzić wideokonferencję kiedykolwiek? Planowanie połączenia konferencyjnego lub wysyłanie zaproszeń za pośrednictwem naszego systemu nie jest konieczne, ponieważ Twoja linia konferencyjna jest dostępna w każdej chwili. Po prostu podaj dzwoniącym numer dostępowy do konferencji, kod dostępu i godzinę, o której mają zadzwonić! Jeśli chcesz wysłać formalną konferencję zaproszenie na spotkanie lub edytuj szczegóły zaplanowanej konferencji, możesz to łatwo zrobić, korzystając z poniższych instrukcji:

Anuluj / przełóż spotkanie lub zaproś uczestników

Aby wprowadzić dowolne zmiany w nadchodzącym zaplanowanym spotkaniu:

1. Zaloguj się na swoje konto FreeConference pod adresem https://hello.freeconference.com/login
2. Kliknij kartę „Nadchodzące” po prawej stronie strony „Rozpocznij konferencję”.
3. Znajdź nadchodzącą konferencję, którą chcesz edytować i kliknij „edytuj”, aby zmienić szczegóły lub kliknij „anuluj”, aby anulować konferencję.
4. Postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami, aby dodać uczestników lub zmienić termin spotkania.

Zmień czas konferencji (przełóż spotkanie)

Po znalezieniu konferencji chciałbyś przełożyć ją w sekcji 'nadchodzące' i kliknąć 'edytuj':

1. Znajdź pola daty i godziny w pierwszym wyskakującym okienku, które się pojawi i wybierz nowy czas i datę, na którą chcesz przełożyć konferencję.
2. Jeśli nie zmieniasz żadnych innych szczegółów, klikaj przez kolejne pola przycisk „Dalej” w prawym dolnym rogu, aż dojdziesz do sekcji „Podsumowanie”.
3. Potwierdź szczegóły przełożonej konferencji i kliknij „Zaplanuj”
4. Pomyślnie przełożyłeś swoje spotkanie.

Wszyscy uczestnicy wymienieni na liście zaproszonych otrzymają powiadomienie e-mail z informacją o nowej godzinie konferencji.

Wyślij dodatkowe zaproszenia

Aby wysłać dodatkowe automatyczne zaproszenia za pośrednictwem FreeConference:

1. Znajdź nadchodzącą konferencję i kliknij przycisk „edytuj”, jak opisano powyżej.
2. Jeśli nie zmieniasz godziny konferencji, kliknij przycisk „Dalej” w prawym dolnym rogu początkowego wyskakującego pola, które się pojawi.
3. W drugim oknie w sekcji „Uczestnicy” znajdź adres e-mail uczestnika, którego chcesz dodać, jeśli jest już w Twojej książce adresowej, lub zacznij wpisywać adres e-mail w polu „Do:”.
4. Kliknij zielony przycisk „Dodaj”, aby dodać nowego uczestnika do listy zaproszeń.
5. Klikaj kolejne ekrany za pomocą przycisku „Dalej” w prawym dolnym rogu.
6. Na ekranie „Podsumowanie” kliknij „Zaplanuj”

Po kliknięciu przycisku „Zaplanuj” nowi uczestnicy otrzymają automatyczne zaproszenie e-mail na konferencję. Dotychczasowi uczestnicy nie otrzymają drugiego zaproszenia, chyba że zmienią się inne szczegóły, takie jak temat, data lub godzina.
.

Aby uzyskać więcej informacji na temat wprowadzania zmian w zaplanowanej konferencji, możesz również zapoznać się z naszym artykułem pomocy Jak edytować zaplanowane połączenie? 

To takie proste!

Zacznij już dziś z własną całodobową linią konferencyjną na żądanie!

Dzięki postępowi w technologii komunikacyjnej (głównie w Internecie) ludzie w różnych częściach świata mogą łatwiej niż kiedykolwiek łączyć się i robić interesy. W dzisiejszej globalnej gospodarce międzynarodowe telekonferencje są powszechne i bardzo proste w konfiguracji. Teraz, zanim udasz się, aby umówić się na kolejną międzynarodową konferencję, oto 5 wskazówek dotyczących międzynarodowej etykiety biznesowej, które pomogą zapewnić, że rozmowa przebiegnie gładko i pomyślnie.

1. Różnice stref czasowych są kluczowe przy planowaniu międzynarodowego połączenia konferencyjnego.

Dobrze jest mieć możliwość zaplanowania międzynarodowej telekonferencji w dowolnym momencie, ale to nie znaczy, że w każdej chwili jest dobrze zaplanować międzynarodową telekonferencję. Planując połączenie konferencyjne między stronami w różnych częściach świata, pamiętaj o różnicach stref czasowych, aby nikt nie musiał wstawać o 2 w nocy. Jeśli organizujesz spotkanie z płacącymi klientami, spróbuj dostosować się do ich harmonogramu — nawet jeśli oznacza to, że dzwonisz poza normalnymi godzinami pracy. Na szczęście mamy tutaj własne narzędzie do zarządzania strefami czasowymi FreeConference.com co ułatwia znalezienie odpowiedniego czasu na zaplanowanie połączeń konferencyjnych między osobami w różnych strefach czasowych!

2. Zapewnij dzwoniącym z zagranicy krajowy numer telefonu (jeśli to możliwe).

Chociaż twój dedykowane połączenie telefoniczne przydaje się w przypadku rozmów w ostatniej chwili dobrze byłoby udostępnić uczestnikom listę numerów, z którymi można się połączyć, aby mogli wybrać numer krajowy i uniknąć płacenia opłat za połączenia międzynarodowe u swojego operatora. To jedna z najważniejszych wskazówek etykiety biznesowej! Jako gość Twojej telekonferencji, chętnie zadzwonię, jeśli pójdziesz o krok dalej i pomożesz mi zaoszczędzić pieniądze.

FreeConference zapewnia darmowe i premium międzynarodowe numery dostępowe dla ponad 50 krajów, w tym Stanów Zjednoczonych, Kanady, Wielka Brytania, Niemcy, Australia, i więcej. Zobacz naszą pełną listę numerów telefonicznych i stawek tutaj.

3. Dowiedz się czegoś o kulturze swoich międzynarodowych uczestników konferencji.

Jak być może już wiesz, ludzie z różnych części świata mają tendencję do wyrażania siebie w różny sposób. Chociaż bycie bezpośrednim i szczerym jest normalne w niektórych kulturach, w innych nie. Poświęcenie czasu z wyprzedzeniem na zapoznanie się z niektórymi normami kulturowymi osób, z którymi będziesz rozmawiać, może pomóc uniknąć potencjalnych nieporozumień i przyczynić się do skuteczniejszego międzynarodowego połączenia konferencyjnego.

4. Zadzwoń punktualnie (z dowolnego miejsca).

A uniwersalna zasada jedną z porad dotyczących etykiety biznesowej jest to, że nigdy nie należy kazać innym czekać. Zalecamy być przygotowanym i gotowym do rozmowy co najmniej 5-10 minut przed planowanym czasem rozpoczęcia konferencji. Podczas gdy niektóre kultury cenią punktualność bardziej niż inne, „mój czas jest cenniejszy niż twój” nie przekłada się dobrze na żaden język.

Mogę ci powiedzieć z pierwszej ręki, jako osoba, która często prowadzi międzynarodowe telekonferencje, wymówka „jestem w innej strefie czasowej” nie działa.

5. Zapoznaj się wcześniej z ustawieniami i funkcjami połączeń konferencyjnych.

Platformy do połączeń konferencyjnych, takie jak FreeConference, są łatwe w obsłudze i intuicyjne, ale zawsze dobrze jest poświęcić kilka minut na zapoznanie się z różnymi cechy i kontrolki moderatora dostępny. Może to pomóc Ci wyglądać na lepiej przygotowanego podczas połączenia konferencyjnego i może uchronić Cię przed potencjalnym zawstydzeniem wyglądającym, jakbyś nie wiedział, co robisz. Gmeranie w kontrolkach na początku połączenia konferencyjnego może być rozpraszające (a czasem krępujące).

W razie wątpliwości FreeConference.com jest dedykowane Obsługa klienta zespół jest zawsze gotowy do pomocy i wystarczy zadzwonić lub wysłać e-mail.

Nie masz konta? Zapisz się teraz! Bez opłat. Brak pobierania. Nieskrępowany.

Wskazówki dotyczące połączeń konferencyjnych w biurze na planie otwartym

Chociaż mają one na celu ułatwienie komunikacji, otwarte biura koncepcyjne mogą czasami sprawiać wrażenie, jakby robiły cokolwiek innego niż dla osób, które prowadzą w nich połączenia konferencyjne. W dzisiejszym blogu przedstawimy kilka wskazówek dotyczących efektywniejszego prowadzenia rozmów konferencyjnych oraz poprawa produktywności w biurach, które mają otwarte plany pięter.

(jeszcze…)

Dlaczego technologia połączeń konferencyjnych jest dobrodziejstwem dla działań i komunikacji non-profit

Czy ich misją jest szerzenie świadomości problemów społecznych, pomoc pokrzywdzonym członkom ich społeczności lub zmiana polityki publicznej, organizacje non-profit są oddani ich sprawie. Aby być skutecznym, organizacje non-profit muszą polegać na swojej zdolności do komunikowania się z ludźmi zarówno w organizacji, jak i poza nią w różnych celach. Obejmują one zbiórki funduszy, działania społeczne, wydarzenia wolontariackie i wiele innych. Dzięki bezpłatna rozmowa konferencyjna usługi, media społecznościowe i inne platformy nigdy nie było łatwiejsze (ani mniej kosztowne) dla pracowników organizacji non-profit, aby dotrzeć ze swoim przesłaniem. Oto kilka sposobów, w jakie technologia połączeń konferencyjnych pomaga im to robić:

(jeszcze…)

My, jako populacja, podjęliśmy ostatnio wiele badań, próbując dowiedzieć się, dlaczego spotkania działają – lub nie.

Często nazywamy je nieefektywną tradycją; zwykle postrzegane jako strata czasu (chyba że ludzie rzeczywiście przybyli przygotowani) i można bezpiecznie założyć, że wszyscy przybyliśmy na co najmniej jedno spotkanie nieprzygotowani. Więc co daje? Dlaczego spotkania tak trudno się przejmować? Dlaczego tak trudno nimi zarządzać? Dlaczego ciągle je mamy?

(jeszcze…)

Rosnący rynek

Wiele firm wdrożyło elementy sztucznej inteligencji, zarówno po to, aby być na bieżąco z aktualnymi trendami, jak i aby ułatwić im codzienną działalność. Jeśli kiedykolwiek rozmawiałeś online z usługą automatycznej odpowiedzi, miałeś do czynienia ze sztuczną inteligencją. Zmiany te przyniosły niezliczone korzyści osobom, które z nich korzystają. Oto kilka możliwości, które mogłeś przeoczyć. 

(jeszcze…)

Etykieta telekonferencji: Podczas gdy niepisane zasady połączeń konferencyjnych z pewnością nie są trudne do naśladowania, istnieje kilka złych nawyków dotyczących połączeń konferencyjnych, o których należy pamiętać, które mogą doprowadzić innych rozmówców do szaleństwa (bez względu na to, czy ci powiedzą, czy nie). Chociaż niektóre z tych połączeń konferencyjnych „nie-nie” mogą wydawać się zdrowym rozsądkiem (jak dzwonienie spóźnione na konferencję), możesz być zaskoczony, jak często niektóre z tych złych nawyków mogą umniejszać ogólne wrażenia z połączenia konferencyjnego dla wszystkich zaangażowanych. Ponieważ nowy rok jest tuż za rogiem, pomyśleliśmy, że podzielimy się niektórymi z naszych najgorszych nawyków związanych z połączeniami konferencyjnymi. (jeszcze…)

Nikt już nie lubi spędzać czasu i pieniędzy na podróże na spotkania. Trzymaj się napiętego harmonogramu i oszczędzaj pieniądze, korzystając z bezpłatnych rozwiązań do połączeń konferencyjnych, aby szybko i skutecznie komunikować się ze współpracownikami.

1. Bezpłatne połączenia konferencyjne pozwalają wszystkim rozmawiać bezpośrednio ze sobą wyraźnie.

E-maile składające się z tekstu często nie oddają niuansów sytuacji i całkowicie tracą pożądany ton głosu rozmówcy. Istnieje ryzyko, że wiadomość e-mail nie dotrze do skrzynek odbiorców wiadomości e-mail, dlatego należy użyć Sprawdzanie rekordów SPF i podejmij inne kroki zabezpieczające pocztę e-mail.

Darmowe rozmowy konferencyjne często następują po zmianach, które wymagają szybkiej odpowiedzi, chociaż wysyłany e-mail zatytułowany „PILNE” już na pierwszy rzut oka wywołuje złość. Liderzy mogą przekazać dokładnie to, czego wymagają od każdej osoby i stworzyć nastrój dla reszty firmy.

2. Darmowe rozmowy konferencyjne przedstawiają wszystkich zaangażowanych graczy.

To długa droga w kierunku ustanowienia komunikacji bocznej i współpracy między oddzielnymi działami lub oddziałami w firmie, która w przeciwnym razie działałaby samodzielnie.

Każdy zna obowiązki oczekiwane od siebie i innych. Niechęć do pracy z innymi można już na początku stłumić w zarodku i ustalić jasne plany działania. Nikt nie musi grać w telefon z tuzinem innych osób, aby wykonać podstawowe rzeczy.

3. Nigdy więcej nie śledź e-maili z łańcucha.

E-maile łańcuchowe zajmują więcej czasu niż udział w bezpłatnej rozmowie konferencyjnej i są po prostu denerwujące. Ledwo zdążyłeś nadrobić zaległości, zanim nowa odpowiedź zmieniła grę lub ludzie odpowiadają w swoim własnym czasie, nie docierając do sedna sprawy. Bezpłatne połączenia konferencyjne umieść wszystkich na tej samej stronie w tym samym czasie.

4. Bezpłatne połączenia konferencyjne zapewniają szybkość i wygodę.

Nie musisz czekać w sali konferencyjnej przez pół godziny, aby poczekać na jednego lub dwóch spóźnionych, i nadal możesz wykonywać inne prace podczas czekania, jeśli naprawdę trzeba czekać na połączenie konferencyjne.

Możesz pracować nad swoimi projektami w zaciszu swojego biurka lub nawet w domu, dopóki wszyscy nie będą gotowi do pracy. Połączenia konferencyjne umożliwiają również uczestnictwo w bardzo krótkim czasie, zachowując odpowiednią równowagę między szybkością a formalnością.

Podobnie ludzie mogą dołączyć do połączenia konferencyjnego z dowolnego miejsca, robiąc prawie wszystko. Możesz uczestniczyć z domu, pracy, siłowni, na spacerze, a nawet podczas jazdy samochodem, jeśli masz zestaw słuchawkowy do samochodu. Połączenia konferencyjne nie wymagają przebywania w określonym miejscu o określonej godzinie. Każdy przez cały czas ma w pobliżu telefon komórkowy, tablet, komputer, a nawet staromodny dobry telefon.

5. Bezpłatne połączenia konferencyjne eliminują fizyczną odległość między głosami.

Wyeliminowanie opłat za przejazd jest oczywistą zaletą, tak, ale wszyscy uczestnicy są słyszalni podczas telekonferencji. Nikt w szczególności nie został zepchnięty na drugi koniec sali konferencyjnej i nikt nie musi podnosić głosu, aby zostać wysłuchanym. Połączenia konferencyjne umieszczają wszystkich w równej odległości od szczytu stołu.

6. Darmowe rozmowy konferencyjne nie zgubią się w losowym ruchu.

E-maile można ignorować, ale połączenia nie. Połączenia konferencyjne wymagają obecności głosowej i dźwiękowej uczestnika. Liderzy i pracownicy na każdym szczeblu mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności, a każdy może zostać zmuszony do uświadomienia sobie problemu. Odpowiedzialność za dostarczanie wyników liderowi biznesowemu i współpracownikom zwiększa poziom presji rówieśniczej, który stawia spóźnialskich ludzi w zgodzie z resztą grupy.

Masz to; rozwiązania do połączeń konferencyjnych rozwiązać wiele problemów za jednym pociągnięciem. Wezwania Nie zgub się w tasowaniu, oddają głos każdemu, są wygodne i eliminują zamieszanie. Oszczędzaj czas i pieniądze, korzystając z bezpłatnych połączeń konferencyjnych na następne spotkanie i wróć do swojego pracowitego dnia w wolnym czasie.