Wat zijn de 5 fasen van projectmanagement?

Een project van de grond krijgen vereist een systeem van processen en getalenteerde individuen om het werk gedaan te krijgen. In basistermen is het geen eenvoudige prestatie!

Vertrouwen op videoconferentie samenwerken met meerdere teams en individuen vereist organisatie en efficiënte implementatie van projectmanagement over verschillende kantoren, afdelingen en commandostructuur. Samenhang, communicatie en centralisatie zijn sleutelfactoren. Met wie u ook te maken heeft, of dat nu een belanghebbende, klant of medewerker is, er zijn veel bewegende delen waarmee u rekening moet houden, van concept tot oplevering.

Elk project vereist uitgebreide kennis over de levenscyclus van een project. Weten hoe elke fase functioneert, biedt waardevolle inzichten over hoe deze te benaderen. Maar hoe werkt videoconferentie om uw proces te versterken? Laten we het raamwerk van de 5 fasen van projectmanagement eens doornemen.

Het is de verantwoordelijkheid van de projectmanager om de 'lift-off' van het project te kennen, te plannen en op te bouwen door een grondig begrip te hebben van de vijf projectmanagementstappen. Dit werkt om een ​​duidelijke en beknopte blauwdruk te bieden voor hoe het idee van abstract naar concreet zal gaan. Ontwikkelde door het Project Management Institute (PMI), zijn de 5 fasen voor elk te realiseren project als volgt:

1. inwijding
De eerste van de levenscyclusfase, de initiatie vereist een kick-off meeting die de klant en investeerders in een lus brengt. Hier worden de doelen, doelstellingen, twijfels, zorgen en eventuele eerste gedachten en ideeën besproken. Wanneer besluitvormers zich niet op één plek bevinden, kunt u vertrouwen op het opzetten van een onlinevergadering voor een videochat of telefonische vergadering om de volgende gesprekspunten te bespreken:

• Wie zijn de investeerders en stakeholders?
• Wat is de bedrijfsvisie en missie?
• Wat is de geschatte tijdlijn?
• Wat zijn enkele van de risico's?
• Welk budget en middelen zijn beschikbaar?

2. Planning
Zodra de doelstellingen zijn vastgelegd en overeengekomen, kan een duidelijker beeld van het eindresultaat beter worden begrepen. Achteruit werken om een ​​reeks plannen te visualiseren en te formuleren die iedereen moet volgen, begeleidt het team van de initiatiefase naar voltooiing.

Online vergaderingen houden om:

• Stel teams samen
• Verzend essentiële details
• Stel projectdoelen en doelstellingen vast

De planningsfase is van cruciaal belang voor het uitdiepen van de volgende 5 componenten:

• Een projectstructuur ontwerpen
• Werkstroomdocumenten maken
• Budgetten schatten tussen afdelingen
• Middelen verzamelen, toewijzen en toewijzen
• Risicobeoordeling

3. Uitvoering
Teamleiders en projectmanagers worden in beweging gezet om deliverables te bouwen, de tussenpersoon te zijn voor klanten, taken uit te voeren, processen te implementeren en meer. Directe communicatie tussen alle onderdelen van het project is noodzakelijk en essentieel om het idee tot leven te brengen.

Essentieel voor de uitvoeringsfase:

• Frequente vergaderingen
  Door teams op de hoogte te houden met geplande online vergaderingen, blijft het project kort en op schema. Tijdige en kristalheldere communicatie via videoconferenties of telefonische vergaderingen zorgt voor minder blinde vlekken, beter teamwork en een snellere verplaatsing van items in de pijplijn.
• Transparantie
  Vermijd mogelijke blokkades als het gaat om gemakkelijk te voorkomen obstakels zoals plannen, aannemen, deelnemers uitnodigen voor vergaderingen en vaststellen wie verantwoordelijk is voor welke taak door andere digitale tools zoals Slack, Outlook en Google Agenda te integreren in uw videoconferentieplatform.
• conflictbeheersing
  Problemen zijn onvermijdelijk. Beperk incidenten door degenen in de "frontlinie"-teams uit te nodigen om hun mening te geven en zorgen, knelpunten of iets anders dat mogelijk een zwakte in de keten zou kunnen vormen, uit te spreken.
• voortgangsverslagen
  Regelmatige updates gedeeld tijdens een stand-up meeting, huddle-sessie of videochat werkt om voorop te blijven lopen en problemen te identificeren voordat ze zich voordoen.

4. Bewaking en controle
Als je het niet kunt meten, kun je het ook niet managen. In deze fase wordt gecontroleerd of alles klopt met wat eerder is afgesproken. Wat zijn de belangrijkste prestatie-indicatoren? Wat moet er geïmplementeerd worden om deadlines en financiële parameters te halen?

Houd online vergaderingen met belangrijke spelers voor routinecontroles, beoordelingen en prestatierapporten. U kunt op afstand uitvoeren: presentaties via videoconferenties met workflows, belangrijke documenten en bestandenen alles wat gedeeld en verspreid moet worden.

5. Sluiting
Het project afsluiten is net zo belangrijk als het starten. Ook wel de "vervolgfase" genoemd, het is rond deze tijd dat het voltooide project klaar is om live te gaan voor het publiek. De belangrijkste focus ligt hier op productrelease en levering.

Het is van cruciaal belang voor een projectmanager om de levensduur van het project van begin tot eind te beoordelen door:

1. Projectprestaties onderzoeken
   Heeft elk team zijn doelen en markers bereikt? Is het project binnen budget en tijdslijnen gerealiseerd? Heeft het project een probleem opgelost? Het beantwoorden van deze vragen en meer helpen om te beoordelen of het project al dan niet succesvol was.
2. Kijken naar teamprestaties
   De prestaties van teamleden kunnen individueel verder worden uitgediept om het succes binnen de groep te beoordelen. Kwaliteitscontroles, KPI's en online meetings zorgen voor een beter inzicht in de prestaties.
3. Projectafsluiting beoordelen en documenteren
   Een grondige presentatie met ondersteunende documenten die de groei van het project van concept tot oplevering laten zien, zorgt voor een goede afronding voor klanten en belanghebbenden.
4. Beoordelingen aanvragen
   Een eindevaluatie van het project geeft een beter zicht op de sterke en zwakke punten, van het begin tot het einde. Vind inzichten en leer lessen voor de volgende keer.
5. Budget overschrijden
   Door zowel budgetverlies als onaangeroerde middelen te kunnen lokaliseren, krijgt u een beter begrip van succes (of mislukking) en kunt u verspilling tegengaan.

Enkele gesprekspunten voor online ontmoetingen zijn:

• Wat waren de afhaalrestaurants van het project?
• Wat zijn de groeimogelijkheden? Verbetering
• Wat waren enkele van de sterke en zwakke punten die tijdens het proces naar voren kwamen?

Laat FreeConference.com uw bedrijf helder en effectief voorzien videoconferentieplatform voor projectbeheer noodzakelijk om samenhang en centralisatie te creëren voor alle aspecten van projectmanagement. Met een breed aanbod aan functies, eenvoudige integraties en hoogwaardige video- en audiomogelijkheden kunt u ervan uitgaan dat uw project grondig wordt gecommuniceerd en eraan wordt samengewerkt.