Als u ooit een eindeloze vergadering, had je waarschijnlijk de tijd gehad om manieren te bedenken waarop je het anders zou hebben gedaan. Vergaderingen, indien slecht gepland, zijn moeilijk te bemiddelen zonder beknopte agenda's; besluitvorming wordt vertroebeld door ongerichte discussie en gebrek aan geïnformeerde deelname. Het ontwerpen van een effectieve agenda is een van de manieren waarop je de kracht van een sterk team kunt benutten, omdat het zowel de nodige structuur als informatieve inhoud biedt om dingen goed voor elkaar te krijgen.
Of uw vergadering nu dagelijks, wekelijks of driemaandelijks is, de noodzaak van een sterke tijdlijn is essentieel om de efficiëntie te behouden, zowel in grote als kleine groepen. Hieronder vindt u enkele belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden bij het ontwerpen van de agenda voor uw vergaderingen. Stel je de volgende situatie voor:
Heb je een onderwerp gekozen dat betrekking heeft op het team dat je aanspreekt? De meeste mensen willen dingen bespreken die hen rechtstreeks aangaan. Discussies over kwesties waarbij verschillende afdelingen betrokken zijn, zijn goede dingen om aan de orde te stellen tijdens vergaderingen, waarvoor de middelen zijn toegewezen met als enig doel groepsdiscussies. Aangezien de meeste organisaties worden aangedreven door een
gevoel van wederzijdse afhankelijkheid op kantoor hebben interne afdelingen vaak tijd nodig om hun inspanningen te coördineren en te consolideren.
Als u rekening houdt met de betrokkenheid van het team bij wat er wordt besproken, kunt u uw agenda ook afstemmen op uw publiek en de deelname van het publiek maximaliseren.
Vraag jezelf bij het maken van je agenda af: heeft dit invloed op de mensen die ik aanspreek?
Het gebruik van buzzwords als opsommingstekens kan een kamer van professionals doen wankelen: als u de succesvolle lancering van een nieuw product op de agenda aankondigt onder "Good Stuff We Did Recent", bent u waarschijnlijk de enige op die pagina. Het is ongelooflijk moeilijk om een discussie te bemiddelen als mensen niet duidelijk zijn over het onderwerp, laat staan dat ze zich er effectief op kunnen voorbereiden.
Het gebruik van vraagstellingen om punten in een vergadering naar voren te brengen, is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat de discussie het probleem dat wordt gepresenteerd daadwerkelijk oplost. Neem als voorbeeld onze hypothetische succesvolle productlancering en overweeg dit: wat werkte goed voor die lancering? Welke markten hebben we geopend met dit succes? Waar nemen we het vanaf hier?
Vraag uzelf bij het maken van onderwerpregels voor vergaderingen af: Wat zijn de antwoorden die ik zoek? Welke vraag helpt ons daar het beste?
Mensen kunnen van streek raken als ze beseffen dat het vragen om hun inbreng geen garantie is dat ze iets te zeggen hebben in het uiteindelijke besluitvormingsproces. Het is belangrijk om elke discussie te categoriseren op basis van wat u zoekt van uw publiek. Geef voor de groep aan wat je van hun antwoorden verwacht. De op vragen gebaseerde benadering helpt u meer behulpzame reacties van uw team te krijgen, maar kan ook tot frustratie leiden als u op enigerlei wijze misleidt over waarvoor deze antwoorden worden gebruikt.
Als de vergadering wordt gehouden zodat u input kunt verzamelen voor een grotere beslissing, maak dat dan kenbaar. Als je behoefte hebt aan een klankbord voor een nieuw idee, vermeld dat dan in de agenda. Als je op zoek bent naar een consensus aan het einde van de vergadering, schrijf dat dan op en maak heel duidelijk dat het einddoel van de discussie is om ergens over te beslissen. Op deze manier voorkomt u dat u op een zijspoor wordt gebracht door twistpunten tussen leden van uw team die misschien noties van autoriteit hebben die in deze specifieke vergadering geen gewicht in de schaal leggen.
Vraag uzelf bij het opsommen van verwachtingen voor vergaderingen af: ben ik op zoek naar input, informatie of een definitieve beslissing?
Deze kwestie is een tweeledige onderneming, aangezien de tijdigheid van uw agenda bepalend kan zijn voor het voorbereidingsniveau van uw teamleden. Hoe sneller u de agenda bij hen krijgt, hoe sneller u kunt verwachten dat zij elementen van de discussiepunten in overweging nemen en zich klaarmaken om u hun input te geven, of informatie verzamelen om samen met u een weloverwogen beslissing te nemen. Het is belangrijk om uw team op de hoogte te stellen bij het nemen van belangrijke beslissingen of vergaderingen die voorbereiding met zich meebrengen, aangezien u de tijd met alle betrokken partijen wilt maximaliseren en mensen wilt informeren terwijl anderen die zich hebben voorbereid zitten en wachten een geweldige manier is om laat je team gefrustreerd en discongruent achter. 
Vraag uzelf bij het vrijgeven van de vergaderagenda aan het team af: Als ik deze agenda nu zou ontvangen, zou ik dan zelf op tijd klaar zijn voor die vergadering?
Het is moeilijk om een grote groep mensen bij het onderwerp te houden. Het is bijna onmogelijk om ze op schema te houden. Om deze reden is het essentieel om een timingcomponent op te nemen in het ontwerp van uw vergaderagenda. Elke sectie/vraag/onderwerpgedeelte moet duidelijk worden beschreven binnen een tijdsbestek. Dit tijdsbestek moet voldoende tijd bieden voor discussie, herziening en conclusie. Dit is belangrijk om vóór de vergadering te worden geschetst: vaak hoor je uiteindelijk dat bepaalde kwesties ofwel meer tijd op het bord nodig hebben, of aanzienlijk kunnen worden bezuinigd.
Vraag jezelf bij het maken van tijdvakken voor elk onderdeel van je vergaderagenda af: Hoe wordt onze tijd het best gebruikt? Zal hun feedback een dialoog openen die verdere discussie verdient? Hoe lang wil ik aan dit item besteden?
Het verwerken van uw agenda heeft meer te maken met de stappen die komen kijken bij het verwerken van alle agendapunten in de vergadering. Het geeft een opsomming van de discussieniveaus waarin u probeert de taak uit te voeren. Afspraken maken over de wijze waarop zaken worden afgehandeld, verhoogt de effectiviteit van uw vergadering. Als u niet opsomt hoe u wilt dat het team elk probleem aanpakt, kunnen sommige leden afgeleid raken bij het definiëren van het probleem, terwijl anderen de relevantie ervan voor hen bespreken: niemand concentreert zich uiteindelijk op het identificeren of evalueren van oplossingen .
Het proces voor het behandelen van een punt moet worden vermeld op de schriftelijke agenda die u verstrekt. Wanneer u dat punt bereikt tijdens de vergadering, legt u het proces uit dat nodig is om tot overeenstemming te komen en zoekt u naar die overeenstemming.
Wanneer u dit proces voor het eerst vastlegt in uw agenda, vraag uzelf dan af: Hoe wil ik deze discussie leiden? Wil ik horen van individuen of teams? Wil ik unaniem stemmen, polling-opties of een brainstormdiscussie? Hoe bepaal ik wanneer een probleem is opgelost? Hoe ziet de ideale meeting er voor mij uit?
Dit is misschien wel het meest cruciale onderdeel van het maken van een agenda - begrijpen dat ze altijd in een veranderingsproces verkeren. Geen enkele agenda is immuun voor de dwaasheid van tijd, onverwachte vertragingen, ziektedagen of tegenslagen. Om deze reden is het belangrijk om vatbaar te zijn voor verandering. De prioriteiten van de agenda zullen ongetwijfeld in belang veranderen naarmate de datum nadert en de zaken in realtime meer gestold worden. Naarmate de projecten vorderen, groeit het team mee, en dus ook de doelstellingen van de agenda. Het eerste punt op elke goede agenda is "de agenda van vandaag bewerken en opnieuw prioriteren". Dit planningsitem is de beste manier om ervoor te zorgen dat uw team in overeenstemming is met wat er wordt besproken, waarom, tot hoe ver en met welke verwachtingen op de dag van.
Vraag uzelf bij het maken van een agenda voor elke vergadering af: Is hier ruimte voor discussie? Hoe kan ik het beste omgaan met wat ik niet kan plannen? Hoe houd ik mijn discussie gecentreerd?
Dit is een belangrijk punt om op je agenda te zetten. Het spreekt boekdelen over uw leiderschap om de urgentie van een vergadering op te schorten om elementen van succes met uw team te bespreken. Het is essentieel dat iedereen het gevoel heeft dat zijn of haar werk wordt gewaardeerd, ondanks tijdsdruk, tegenslagen, problemen en uitdagingen. Een goed uitgevoerde taak moet worden aangepakt, en een paar momenten in uw vergadering gebruiken om uw team te feliciteren met wat goed heeft gewerkt, is een geweldige manier om het moreel hoog te houden en een ondersteunende werkomgeving te bevorderen.
Dit is een mindere, maar even belangrijke categorie. Het dient als een herinnering aan uw team dat er altijd ruimte is voor verbetering. Of je nu problemen hebt met tijdigheid, interne kantoordynamiek of gewoon een moeilijke week in de markt hebt gehad, zorg ervoor dat je team te allen tijde weet wat er van hen wordt verwacht. Uw koffiemok in de vaatwasser zetten is een klein maar belangrijk onderdeel van het zorgen voor een kantooromgeving, en hoe onbelangrijk het ook mag lijken, het vermelden ervan als onderdeel van uw vergadering versterkt het belang van consistentie.
Of je nu wel of niet hebt gehoord van het fenomeen Parking Lot, je hebt zeker de kernconcepten ervan gebruikt. Het fungeert in wezen als klankbord voor alle ideeën die in de huidige vergaderomgeving niet direct aan de orde kunnen komen. Alle nieuwe projecten, ideeën, vragen en vragen kunnen op de parkeerplaats worden "geparkeerd" en worden genoteerd als discussiepunten voor toekomstige vergaderingen. Het betekent ook dat je altijd een opslagruimte vol ideeën hebt om op terug te komen, mocht je aan het einde van een vergadering een paar minuten extra hebben. De parkeerplaats is een geweldige manier om bij de les te blijven, op het goede spoor te blijven en op de hoogte te blijven.
Over het algemeen is het belangrijkste om te onthouden bij het ontwerpen van een agenda dat je altijd samenwerkt aan een gemeenschappelijk doel. Je moet ernaar streven om je discussie samenhangend, inclusief, creatief en productief te maken. Het is moeilijk om alle punten te halen, maar als je er een plekje voor op de agenda hebt staan, ben je er misschien wel op tijd.
FreeConference.com de originele gratis aanbieder van conferentiegesprekken, die u de vrijheid geeft om te kiezen hoe u overal en altijd vrijblijvend verbinding kunt maken met uw vergadering.
Maak vandaag nog een gratis account aan en ervaar gratis teleconferenties, video zonder downloads, schermdeling, webconferenties en meer.
Maak uw FreeConference.com-account aan en krijg toegang tot alles wat u nodig heeft om uw bedrijf of organisatie van start te laten gaan, zoals video en Scherm delen, Oproepplanning, Geautomatiseerde e-mailuitnodigingen, herinneringenEn nog veel meer.
