Het is waar dat fysieke, face-to-face bestuursvergaderingen afnemen met de snelle groei van telecommunicatietechnologie. Nu het personeel steeds meer op afstand werkt, meer mensen ervoor kiezen om thuis te werken en de behoefte aan collega's van verschillende kantoren (en zelfs van over de hele wereld) om samen te werken, worden conference calls een gewoon ritueel.
Maar ondanks de voordelen van telefonisch vergaderen, zijn veel mensen bang om er deel van uit te maken. Als je er ooit eerder lid van bent geworden, of zelfs hebt gehost, weet je uit de eerste hand hoe rampzalig ze kunnen blijken te zijn. Hier zijn zes tips die u zullen helpen uw volgende vergadering te verbeteren:
Hoewel dit misschien voor de hand ligt, moet u uw telefonische vergadering altijd van tevoren organiseren. U moet ook een vastgesteld doel hebben, zodat de vergadering een richting heeft. Dit leidt tot een agenda (of subdoelen) waar jij en je team naartoe kunnen werken tijdens de vergadering, zodat iedereen bij het onderwerp blijft en niet afbakent voor andere discussies. In ons webplanningssysteem kunt u uw team het onderwerp en de agenda van de vergadering sturen terwijl u uw e-mailuitnodiging maakt. Vergeet niet om uitnodigingen relevant, kort en eenvoudig te houden. Uw team kan zeker niet een heel jaar aan plannen en projecten uitwerken op één telefonische vergadering van 1 uur.
Er zijn tal van afleidingen in de kantooromgeving die u ervan kunnen weerhouden om te werken. Dit Harvard Business Review artikel somt veel dingen op die mensen doen terwijl een conferentiegesprek plaatsvindt, inclusief snacken of ander werk doen. Sommige mensen verbreken zelfs de oproep en beweren dan in slaap te zijn gevallen. Puffin heeft al gepost een aantal tips over hoe u afleiding kunt verminderen, die u kunt vinden op FreeConference.com blog.
) Omarm de videovergaderingHoewel sommigen van ons nog steeds de voorkeur geven aan op audio gebaseerde conferenties, is de toevoeging van: videoconferentie begint acceptatie te zien op de werkvloer. Doordat deelnemers elkaar in de gaten houden, blijft iedereen betrokken bij het onderwerp. De Scherm delen functie voegt ook een andere visuele dimensie toe aan de vergadering en zorgt voor een meer diepgaande discussie.
Om ervoor te zorgen dat iedereen zich ervan bewust is dat de conference call is bedoeld om 'dingen voor elkaar te krijgen' en niet te kletsen over het weekend, moet iedereen de vergaderetiquette volgen. Iedereen heeft zijn werk opzij gezet en moeite gedaan om aan de oproep deel te nemen, dus het is belangrijk dat er geen tijd wordt verspild. Behandel uw telefonische vergadering als een persoonlijke ontmoeting!
Als uw vorige vergaderingen niet soepel zijn verlopen, kunt u overwegen om meer mensen een actieve rol daarin te laten spelen. Een vergadering moet een leider en een begeleider hebben; de leider is iemand die de vergadering organiseert en leidt, terwijl de facilitator ervoor zorgt dat de vergadering op schema ligt met de agenda. Wees niet bang om iemand te dempen als ze de microfoon volhouden; als iemand stil is, vraag hem dan om zijn of haar gedachten te delen, zodat de vergadering inclusief is voor alle deelnemers. Zorg ervoor dat u tijd overhoudt om ieders bijdrage te waarderen, zodat de vergadering goed eindigt.
Een goede organisatie is als een machine die goed geoliede tandwielen nodig heeft; radertjes die bestaan uit je collega's. Het hosten van telefonische vergaderingen is een manier om iedereen betrokken en up-to-page te houden.
Als u op zoek bent naar de beste conference calls, heeft het alleen maar zin om de beste service te gebruiken! FreeConference.com laat u al het bovenstaande doen, en nog veel meer. Als u meer informatie nodig heeft, a volledige lijst met functies is te vinden op onze van de.
Waarom probeert u niet een telefonische vergadering te houden met Vrije conferentie vandaag? Het is makkelijker dan je denkt, en beter dan welke waardeloze webconferentieservice je ook gebruikt...
Maak uw FreeConference.com-account aan en krijg toegang tot alles wat u nodig heeft om uw bedrijf of organisatie van start te laten gaan, zoals video en Scherm delen, Oproepplanning, Geautomatiseerde e-mailuitnodigingen, herinneringenEn nog veel meer.
