Er zijn 3 dingen in het leven die onvermijdelijk zijn: de dood, belastingen en vergaderingen...
Oké... misschien een beetje overdreven, maar als je ooit hebt gewerkt, is de kans groot dat je in een vergadering bent geweest. Hoewel het percentage productieve vergaderingen tussen de 33 en 70% kan liggen, zijn we het er allemaal over eens dat we liever in productieve vergaderingen dan onproductieve. Een grote factor van productieve vergaderingen is de Vergaderrollen, die de taken van vergaderleden concentreren om een effectieve sessie te garanderen - een beetje zoals posities in een sportteam of verschillende koks in een keuken. Hier zijn 4 belangrijke vergaderrollen die aan elke vergadering moeten worden toegewezen.
"Ik zal niet alleen deel uitmaken van de vergadering, ik zal er ook zijn om de vergadering te leiden!"
De belangrijkste positie in de vergadering heeft 3 verschillende verplichtingen: vóór de conferentie plannen en coördineren ze de agenda, locatie, uitrusting en aanwezigen, waarbij ze alle ongelukken, reserveringen en onverwachte noodsituaties afhandelen.
Tijdens de conferentie moeten ze de discussies zo leiden dat de vooraf verspreide en overeengekomen agenda volgt. Het is de verantwoordelijkheid van de leider om vergaderrollen vast te stellen en te zorgen voor gelijke spreekkansen voor alle aanwezigen, een omgeving te creëren waarin alle aanwezigen zich op hun gemak voelen bij te dragen aan alle workshops, evenals alle brainstorming en discussies. De leider is ook verantwoordelijk voor alle apparatuur zoals PowerPoints, Screen-sharing, of andere beelden.
Na de vergadering moet de leider effectief communiceren wat de conclusies en volgende stappen zijn, en verantwoordelijkheden toewijzen aan alle teamleden om verwarring en inefficiëntie te voorkomen.
Deze vergaderrol legt belangrijke punten vast die tijdens de vergadering worden gemaakt. Ze zouden vooral effectief zijn als ze bedenk de agenda samen met de leider zodat deze niet alleen bekend is met de agenda, maar deze ook kan aanvullen als dat nodig is. De Recorder verspreidt ook de agenda voorafgaand aan de conferentie en verspreidt de notities en conclusies daarna.
Deze vergaderrol helpt de leider met de tijd die aan elk agendapunt wordt besteed. De tijdwaarnemer moet een duidelijk begrip hebben van de agenda om: begeleiden van het gesprek voor de vergadering om de toegewezen tijdvakken op een subtiele manier te volgen. Ze zouden ook alle deelnemers aan de vergadering eraan herinneren wanneer er nog 5-10 minuten over zijn op het huidige agendapunt, zodat deelnemers een betere graadmeter hebben voor het tijdbeheer.
Niemand wil de burger zijn als ze maffia spelen, maar de rol van de deelnemer speelt een grote rol in het succes van de bijeenkomst. De belangrijkste taak van de deelnemers is om bij te dragen aan de discussies, of het nu gaat om agendapunten, brainstormen of plannen. Deelnemers zijn in veel opzichten het verlengstuk van de leider; ze moeten zoveel mogelijk bijdragen aan de agendapunten, een comfortabele omgeving creëren voor anderen om hun ideeën te delen, en de toegewezen tijd bijhouden zodat de vergadering snel kan eindigen. Als de leider na de vergadering te kort kwam met het definiëren van de rollen voor de aanwezigen, vraag dan om verduidelijking om verwarring te voorkomen.
Om de effectiviteit van regelmatige vergaderingen te vergroten, raad ik aan de rollen tussen verschillende teamleden te wisselen. Zodra elke deelnemer een algemeen gevoel en ervaring heeft met elk van de rollen, zal dit nieuwe ideeën, perspectieven en deelname aan vergaderingen inspireren!
Maak uw FreeConference.com-account aan en krijg toegang tot alles wat u nodig heeft om uw bedrijf of organisatie van start te laten gaan, zoals video en Scherm delen, Oproepplanning, Geautomatiseerde e-mailuitnodigingen, herinneringenEn nog veel meer.
