Regelmatige vergaderingen of telefonische vergaderingen houden is belangrijk voor het opbouwen van relaties en het bereiken van gedeelde doelstellingen. Dat gezegd hebbende, niemand vindt het leuk om meegesleept te worden in vergaderingen die maar doorgaan maar weinig opleveren. Het houden van dergelijke vergaderingen kan niet alleen tijd verspillen en de productiviteit belemmeren, te veel van dit soort gesprekken kunnen er ook voor zorgen dat genodigden uw geplande vergaderingen niet serieus nemen. In de blog van vandaag bespreken we enkele tips voor het houden van een telefonische vergadering die productiever en minder tijdrovend is.
Of u nu probeert vergaderingen korter te maken of gewoon ervoor wilt zorgen dat al uw agenda-items tijdens uw conferentie aan de orde komen, een beetje voorbereiding en gratis software voor telefonische vergaderingen kunnen u helpen om vergaderingen on-topic en op tijd te houden.
Waarom stuur je niet gewoon een massamail of een groepschatbericht in plaats van een vergadering te houden?
Natuurlijk, e-mails, chatberichten en sms-berichten zijn eenvoudig: ze vereisen geen planning en mensen kunnen er op hun gemak op reageren. Sommige situaties vragen echter om meer live interactie
(geen woordspeling bedoeld). Telefoon en videoconferentiegesprekken helpt niet alleen om persoonlijke verbindingen tussen deelnemers op afstand op te bouwen, maar kan ook effectiever zijn in termen van het faciliteren van realtime discussies. Het op één na beste ding om persoonlijk te ontmoeten, een goed beheerde telefoon- of videovergadering zorgt ervoor dat er veel meer kan worden gezegd in veel minder tijd.
Wie wil er tenslotte een paginalange reeks e-mails lezen?
De sleutel tot het leiden van een succesvolle telefonische vergadering begint bij de voorbereiding. Als u weet hoe u een telefonische vergadering op de juiste manier start, wordt het veel gemakkelijker om te controleren en te beheren als het eenmaal begint. Hoewel het opzetten van een telefonische vergadering of videoconferentie uiterst eenvoudig is, is het altijd goed om uzelf van tevoren vertrouwd te maken met de basisprincipes, zoals het definiëren van een duidelijk doel voor uw vergadering, weten hoe u een telefonisch vergadernummer kunt krijgen en hoe u een conferentiegesprek.
Een van de belangrijkste stappen ter voorbereiding van een succesvolle telefonische vergadering is het opstellen van een agenda. Hoewel een duidelijke agenda niet per se elke minuut van de discussie tijdens uw gesprek hoeft te dicteren, moet deze gedetailleerd genoeg zijn om als richtlijn te dienen voor wat u van plan bent aan te pakken. Als u bijvoorbeeld een telefonische vergadering van een uur wilt houden, wilt u misschien 15 minuten uittrekken om vier verschillende onderwerpen te bespreken. De tijd die aan elk agendapunt moet worden toegewezen, hangt natuurlijk af van het aantal te bespreken punten en het aantal deelnemers dat u verwacht. Het gebruik van beschikbare gratis conferentiesoftware is een geweldige manier om de tijd bij te houden, aangezien veel van dergelijke diensten een online interface hebben met klokken of timers die beginnen te lopen aan het begin van uw gesprek.
Dankzij de verschillende gratis vergaderoplossingen die er zijn, was het nog nooit zo eenvoudig om een speciale vergaderlijn te krijgen. Na het aanmaken van een gratis account, zullen de meeste diensten u een inbelnummer voor de conferentie toewijzen en een unieke toegangscode die kan worden gebruikt om op elk moment in te bellen op uw conferentielijn. Velen bieden ook premium gratis en ook internationale inbelnummers.
Hier komt het gecompliceerde deel... grapje! Om deel te nemen aan een conferentie, bellen deelnemers gewoon het opgegeven inbelnummer en voeren ze, wanneer daarom wordt gevraagd, de toegangscode in die aan de conferentielijn is toegewezen. Aangezien de toegangscode van elke conferentielijn uniek is, bepaalt de toegangscode die de deelnemers invoeren wie er wel of niet in uw gesprek komt!
Ervoor zorgen dat uw telefonische vergadering soepel verloopt, is net zo eenvoudig als het aanvinken van vakjes. De Checklist voor gratis conferentievergadering is uw gids voor het plannen en houden van succesvolle telefoonconferenties en webvergaderingen.
Of u nu persoonlijk, telefonisch of via videoconferentie een vergadering organiseert, veel van hetzelfde voldoen aan managementvereisten nog steeds van toepassing zijn, zoals het opstellen van een gedefinieerde agenda, het uitnodigen van alle juiste mensen en het tot een minimum beperken van tangentiële gesprekken. Een voordeel van telefonische en webconferenties ten opzichte van persoonlijke vergaderingen is echter de mate van controle die wordt geboden aan de moderator van de conferentie. Als u weet hoe u een telefonische vergadering effectief kunt voeren, betekent dit dat u weet hoe u deze bedieningselementen kunt gebruiken.
Bedieningselementen voor conferentiemoderators stellen de leider van de vergadering in staat te bepalen wie wel en niet kan worden gehoord tijdens een telefonische vergadering. Naast de aanpasbare conferentie-instellingen, stellen de meeste gratis softwarediensten voor conferentiegesprekken moderators in staat om hun conferenties te besturen via telefonische toetsenbordopdrachten en online dashboardbedieningen. Functies van het online dashboard, zoals: actieve spreker, laat moderators in de gaten houden wie er praat en deelneemt tijdens een gesprek. Door moderators in staat te stellen (potentieel) storende deelnemers het zwijgen op te leggen, is het gemakkelijker om vergaderingen op schema te houden en tangentiële gesprekken te beteugelen.
Hoewel het hosten van een conferentie misschien intimiderend lijkt, is het voeren van een succesvol gesprek heel eenvoudig met de juiste tools en een beetje knowhow. Als u vragen of opmerkingen heeft, kunt u altijd terecht op de FreeConference-ondersteuningspagina om in contact te komen met een conferentie-expert!
FreeConference.com, de pioniers op het gebied van gratis technologie voor telefonisch vergaderen, en zijn team van experts, zijn hier om u te helpen de kunst van een succesvolle telefonische vergadering onder de knie te krijgen. Met slechts een paar muisklikken bent u op weg om uw eigen telefonische vergaderingen en online vergaderingen te organiseren. Meld je vandaag nog aan!
Maak uw FreeConference.com-account aan en krijg toegang tot alles wat u nodig heeft om uw bedrijf of organisatie van start te laten gaan, zoals video en Scherm delen, Oproepplanning, Geautomatiseerde e-mailuitnodigingen, herinneringenEn nog veel meer.
