Che cos'è la gestione dei progetti online?

La gestione di un progetto online richiede una varietà di strumenti digitali per aiutare a sollevare il tuo progetto da terra. Che tu stia utilizzando un software di gestione dei progetti online, una piattaforma di videoconferenza o entrambi, puoi tenere traccia di tutto, dal concepimento alla consegna, utilizzando strumenti digitali che semplificano in termini di comunicazione.

Diamo un'occhiata a come una piattaforma di videoconferenza migliora la qualità della gestione dei progetti online.

Che cos'è?

La gestione del progetto online dipende da strumenti digitali che supportano tutte le fasi della linea di vita di un progetto: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura. I project manager guidano la pianificazione, l'allocazione delle risorse, il budget, la qualità e supervisionano la comunicazione, il che rende la videoconferenza una risorsa preziosa per l'avanzamento del progetto.

Software di gestione dei progetti on-line rende le attività, i progetti e il lavoro di squadra più visibili e tangibili, mentre la videoconferenza è lo strumento digitale che crea gli spazi collaborativi virtuali per spuntare quelle caselle.

Con una piattaforma di videoconferenza in atto, un project manager può rimanere in contatto e raggiungere per comunicare in modo efficace con individui e team. Quando la gestione dei progetti è efficace, i progetti possono crescere e svilupparsi a un ritmo più rapido. Di conseguenza, il lavoro viene accelerato poiché i team possono incontrarsi, condividere e collaborare facilmente senza attriti.

I miglioramenti sui progetti, la trasmissione più rapida delle informazioni e gli aggiornamenti critici sono tutti il ​​risultato di una maggiore comunicazione e di una migliore gestione dei progetti attraverso una piattaforma di videoconferenza.

Come è vantaggioso?

utilizzando software di videoconferenza per la gestione dei progetti come strumento per guidare il tuo progetto ti garantisce di rispettare i tempi, l'ambito e il budget.

• Puntuale: Allineati più rapidamente con decisori, fornitori, venditori, chiunque sia coinvolto nel progetto, quando puoi organizzare un incontro online con pochi clic.
• In ambito: Rimanere all'interno dell'ambito di lavoro predeterminato senza dover tornare sui propri passi o incontrare esuberi. Se si verificano modifiche al roll-out del progetto, è facile correggere la rotta e tenere informati gli attori chiave.
• Nei limiti del budget: Risparmia denaro quando puoi esternalizzare le attività e non viaggiare o spendere per l'alloggio. Mantieni informazioni dettagliate e organizza regolarmente riunioni online sullo stato per discutere di finanze, previsioni ed eventuali spese prevedibili.

Chi ne ha bisogno?

Incontro tra project manager molte sfide che possono rallentare il progresso e la crescita di un progetto. Non è raro imbattersi in uno dei seguenti singhiozzi:

• Tempo perso nell'acquisizione di informazioni, nell'aggiornamento delle pianificazioni, nella ricerca di file e documenti e nell'aggiornamento dei team
• Incapace di divulgare rapidamente le modifiche al progetto e alle informazioni
• Troppi project manager con uno stile e un approccio diverso
• Priorità sparse
• non abbastanza risorse
• Ambito di lavoro non definito
• Scadenze privilegiate rispetto alla qualità del lavoro
• Team incapace di centralizzare i canali di comunicazione e di lavoro

Ma quando si presentano una o più di queste sfide, come puoi lavorare per emendarle o impedire che si ripetano? Utilizzando la videoconferenza e le sue funzionalità di accompagnamento, i project manager possono allineare ciò che deve essere fatto con i modi per farlo.

Con la comunicazione online al centro della realizzazione di qualsiasi progetto, utilizza le seguenti funzionalità di videoconferenza per potenziare riunioni, briefing, aggiornamenti e altro ancora online:

• Inviti e promemoria
  Pianifica i tuoi incontri in anticipo (o sul posto!) e includi tutte le informazioni pertinenti. Fare clic per impostare promemoria e invitare chiunque dalla Rubrica.
• Notifiche SMS
  Ricorda ai partecipanti che si sta avvicinando un incontro importante contattandoli direttamente sul loro dispositivo mobile con i dettagli pertinenti.
• Inviti alla chiamata di gruppo
  Crea gruppi nella tua Rubrica che sono già designati in modo che tu possa semplicemente fare clic e far funzionare il gruppo.
• Pianificatore di fuso orario
  Incontra online senza problemi senza dover indovinare i fusi orari. Usa semplicemente la funzione per inserire l'ora e la data della tua città e trova l'orario perfetto per incontrarti.
• Condivisione documenti
  Invece di passare il tempo a cercare un file specifico o a consultare vecchi thread di posta elettronica, puoi condividere contenuti multimediali, collegamenti e video importanti sul posto. Tutti i documenti sono inclusi nelle e-mail di riepilogo delle chiamate.
• mobile App
  Anche se stai correndo tra l'ufficio e casa, puoi rimanere connesso e puntuale partecipando a una riunione da qualsiasi luogo. Usa l'app per Android o iOS dal tuo dispositivo per partecipare a una chiamata in corsa!

(alt-tag: tre persone che lavorano al tavolo, parlano e interagiscono su tablet mentre disegnano piani sul tavolo di lavoro in ufficio)

Videoconferenza per assistere nella gestione dei tuoi progetti offerte online:

1. L'opportunità di connettersi faccia a faccia
   Soprattutto se il tuo team si trova in diverse parti della città, del paese o del mondo, una conversazione e-mail può essere fraintesa e i dettagli possono essere trascurati in lunghi messaggi di testo e catene di e-mail. Una rapida video chat offre ai partecipanti un altro modo per rimanere in contatto, costruire rapporti e comunicare in modo più succinto, soprattutto quando linguaggio del corpo ed espressioni facciali sono visibili.
2. Connessioni in tempo reale
   Una chat video è l'occasione perfetta per dare e ricevere feedback istantanei o inviare e ricevere file sul posto. È possibile collaborare al lavoro in tempo reale utilizzando la lavagna online e la condivisione dello schermo. Il completamento dell'attività non deve essere svolto da soli o in un silo quando i partecipanti sono chiaramente a conoscenza delle scadenze elencate in uno strumento di gestione del progetto o vengono inviati dettagli su un prossimo incontro online tramite notifiche SMS.
3. Migliore utilizzo delle risorse
   I project manager tireranno un sospiro di sollievo sapendo di poter contare su una piattaforma di videoconferenza che collega non solo i lavoratori a tempo pieno, ma anche i liberi professionisti e i lavoratori a contratto. Rivolgiti a talenti specializzati per progetti una tantum o crea un team specializzato indipendentemente dall'area geografica. Un approccio più incentrato sul video alla tua strategia di comunicazione invita le persone in base al talento anziché alla vicinanza. Inoltre, il tuo progetto può far risparmiare tempo e risorse e mantenerti nel budget.
4. Un processo migliorato
   Con un focus sulla videoconferenza al centro della tua strategia di comunicazione, il tuo progetto ha i vantaggi aggiuntivi di creare connessioni dirette e rivolte al futuro per affrontare i problemi, vedere i colli di bottiglia e riunire le persone.

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