Come funziona un evento virtuale?

Per un successo, evento virtuale di grande impatto, dovrai dedicare del tempo alla pianificazione e all'organizzazione. In effetti, vorrai trattarlo allo stesso modo in cui tratteresti qualsiasi altro evento di persona. Ma non lasciare che questo ti appesantisca. Con le soluzioni di videoconferenza a portata di mano, oltre a tutte le funzionalità necessarie per coinvolgere, presentare e creare riunioni dinamiche, puoi organizzare un evento virtuale di successo senza problemi.

Un evento virtuale è un raduno che si svolge online. È dove un gruppo, una comunità o un pubblico si riunisce per comunicare e condividere un'esperienza. Potrebbe essere sociale o orientato al business. Forse è una conferenza, o forse è un misto di virtuale ora e di persona in un secondo momento. In ogni caso, un evento dovrebbe evocare un senso di networking e comunità. Dopotutto, attira persone che la pensano allo stesso modo per legare e chattare su argomenti simili.

Con un evento virtuale, puoi riunire il pubblico mentre promuovi il prodotto o il servizio della tua azienda. È una soluzione vantaggiosa per tutti!

Allora come funziona un evento virtuale? Lanciarne uno che posiziona con successo il tuo prodotto o servizio in buona luce, fa sentire il tuo pubblico il benvenuto e offre un'opportunità di networking o connessione, tutto inizia con strumenti digitali affidabili.

Requisiti hardware: È meglio usare un dispositivo con uno schermo abbastanza grande da tenere le schede aperte. Uno smartphone è appropriato se sei un partecipante, ma come host, è consigliabile utilizzare un laptop o un desktop. Assicurati di avere un microfono, una fotocamera e degli altoparlanti all'interno del tuo dispositivo o puoi aggiornarlo esternamente.

Requisiti software: Avrete bisogno di un videoconferenza strumento che è facile da usare, intuitivo e non richiede attrezzature o una configurazione complicata.

Dopo aver preparato i tuoi strumenti, a seconda del tipo di evento virtuale che stai ospitando, dovrai commercializzare e pubblicizzare per ottenere partecipanti. Puoi provare:

• Raggiungere i social media
• Invio di un'e-mail esplosiva ai tuoi contatti
• Ospitare eventi Facebook Live per generare consapevolezza
• Creazione di contenuti a pagamento

Ti aspetti un buon risultato? Allora non dimenticare il potere di un buon marketing. Se il tuo messaggio non è mirato e promosso, corri il rischio di una scarsa partecipazione. Una volta che sei in grado di raggiungere il tuo pubblico previsto, devi fornire contenuti entusiasmanti e coinvolgenti. Il contenuto è re, dopo tutto!

Cosa hai pianificato? Pensa ad alcune attività che vuoi includere nel layout del tuo evento come ospiti speciali, presentatori, discorsi motivazionali, meditazione, gamification, concorsi, video, ecc.

Poiché i partecipanti non occuperanno spazio fisico, sta a te formulare come desideri impostare il tuo spazio virtuale. Decidi quanta interazione è fattibile o quanto sarai rivolto al futuro. Ci sarà una sessione di domande e risposte o sondaggi? Che ne dici di presentazioni, oratori principali, chat room e gruppi di lavoro o altri modi per interagire? A seconda del tipo di evento virtuale che hai in mente, la tua struttura prenderà forma per supportare ciò che vuoi dire e come lo vuoi dire.

Ci sono 4 tipi principali di eventi virtuali che includono:

1. Webinars
   Utilizzato per mantenere l'attenzione per circa un'ora o due ore, un webinar offre l'opportunità ai partecipanti di tutto il mondo di partecipare e assorbire il contenuto dei presentatori. Gli eventi virtuali incentrati sui webinar sono educativi, tendono ad essere una tantum e di solito sono ben frequentati in quanto sono di nicchia e informativi. Possono essere preregistrati o dal vivo e sono perfetti per la formazione interna ed esterna.
2. Conferenze virtuali
   Con un focus sugli eventi dal vivo, una conferenza virtuale è più dinamica. È quello che sarebbe una normale conferenza se non fosse ospitata online. Includono contenuti multisessione (aule, sessioni, presentazioni e relatori che si svolgono tutti contemporaneamente) in cui il partecipante può costruire il proprio itinerario e guardare dal vivo ora o guardare i contenuti registrati in un secondo momento.
3. Eventi ibridi interni
   Questi eventi sono in parte di persona e in parte virtuali. Ad esempio, non è consigliabile inviare l'intero team al quartier generale, ma alcuni possono essere selezionati per andare, mentre gli altri si sintonizzano virtualmente. Questo tipo di evento virtuale funziona per le aziende che desiderano riunire dipendenti in diversi paesi, continenti e uffici. Perfetto per lanci di prodotti, social aziendali, sviluppo del business, miglioramento delle competenze, orientamento alle nuove reclute, ecc.
4. Eventi ibridi esterni
   Per coloro al di fuori dell'organizzazione, un evento ibrido esterno consente a coloro che non sono in grado di recarsi all'evento di partecipare comunque virtualmente. Questi eventi possono essere conferenze di utenti o di settore o "giorni di scoperta" per i franchising, ad esempio. Richiedono anche molta più pianificazione, produzione e rifinitura.

Se vuoi che il tuo evento virtuale sia organizzato per il successo, includi quanto segue componenti indispensabili:

• Sito web dell'evento con informazioni chiare e dettagliate
• Registrazione all'evento e email di conferma
• Contenuti della presentazione dal vivo (relatori, ospiti speciali, presentazione, ecc.)
• Audio video dal vivo unidirezionale
• Tempo di domande e risposte
• Interazione con la chat
• Contenuto registrato
• Sondaggi di feedback

Ecco alcune cose da fare e da non fare per ospitare un evento virtuale che ti fa ottenere un'alta partecipazione e fa sentire i partecipanti come se il loro tempo fosse ben speso:

Non perdere il tuo pubblico
Mantieni un flusso dinamico mantenendo il tuo pubblico coinvolto. Fai domande e ottieni risposte nella casella della chat. Attira le persone utilizzando brevi punti elenco sulle diapositive mentre parli durante la presentazione. Incorpora immagini accattivanti e usa le sale virtuali per incoraggiare il networking e collaborazione.

Non restringere il tuo impatto
Pubblico o privato, assicurati di prendere le misure necessarie per creare contenuti aggiuntivi dall'evento stesso. Potrebbe trattarsi di filmati dietro le quinte, clip di presentatori o un video in evidenza che vive sui social media.

Scegli di collaborare con la piattaforma giusta
Conoscere i tipi di funzionalità di videoconferenza che si desidera includere e qual è la tecnologia più facile da usare, intuitiva e indolore da utilizzare in modo da poter comunicare in modo chiaro ed efficace. Cercare condivisione dello schermo ed funzionalità di streaming live su YouTube, per esempio.

Lascia che FreeConference.com ti aiuti a progettare un evento virtuale che ti faccia notare. Fai conoscere il tuo marchio con una soluzione di videoconferenza gratuita per fornire al tuo prodotto l'esposizione che stai cercando. Utilizza l'ampia gamma di strumenti e funzionalità per migliorare la tua offerta presentando un messaggio dinamico.