Símafundir eru mikilvægur þáttur í nútíma viðskiptasamskiptum, sem gerir teymum kleift að vinna saman og halda sambandi jafnvel þegar þau eru ekki á sama stað. En við skulum vera heiðarleg, símafundir geta líka valdið gremju og rugli. Til að tryggja að símafundir gangi vel og skilvirkt eru hér 7 bestu starfsvenjur sem þú ættir að fylgja:
Það er mikilvægt að virða tíma hvers og eins, svo vertu viss um að hefja símtalið á umsömdum tíma. Ef þú ert sá sem hýsir símtalið skaltu senda út áminningu nokkrum mínútum áður svo að allir viti að skrá sig inn.
Fyrir símtalið skaltu búa til dagskrá og dreifa henni til allra þátttakenda. Þetta mun hjálpa öllum að halda sér á réttri braut og vita hvers má búast við af símtalinu.
Í upphafi símtalsins skaltu gefa þér nokkrar mínútur til að kynna alla sem eru í símtalinu. Þetta mun hjálpa öllum að setja nöfn á andlit og mun gera símtalið persónulegra og grípandi.
Ef þú átt einhverjar skyggnur eða önnur sjónræn hjálpartæki skaltu deila þeim meðan á símtalinu stendur. Þetta mun hjálpa öllum að halda einbeitingu og taka þátt og gera upplýsingarnar auðveldari að skilja. Margir símafundir bjóða upp á skjádeiling, skjal sharing, og an töflu á netinu í netgáttum þeirra eða þú getur sent glærur eða PDF-skjöl í tölvupósti áður en þú hringir.
Gakktu úr skugga um að tala skýrt og á jöfnum hraða meðan á símtalinu stendur. Þetta mun hjálpa öllum að skilja hvað þú ert að segja og kemur í veg fyrir misskilning.
Hvetjið til þátttöku meðan á símtalinu stendur með því að gefa tíma fyrir spurningar og umræður. Þetta mun hjálpa öllum að vera við efnið og tryggja að mikilvæg atriði fari ekki framhjá.
Rétt eins og það er mikilvægt að hefja símtalið á réttum tíma, er jafn mikilvægt að ljúka því á réttum tíma. Ef þú ert með umsaminn lokatíma, vertu viss um að ljúka símtalinu á þeim tíma. Í landslagi nútíma viðskipta, fjarlægur blendingsfundir og símafundir eru orðnir ómissandi verkfæri til samstarfs. Þrátt fyrir einstaka tæknilega hiksta gera þessar sýndarsamkomur öflugar umræður og ákvarðanatöku þvert á landfræðilegar hindranir.
Með því að fylgja þessum 7 bestu starfsvenjum geturðu tryggt að símafundir þínir séu gefandi, skilvirkir og skemmtilegir fyrir alla sem taka þátt.
Ef þú ert að leita að áreiðanlegum og auðveldum vettvangi fyrir ókeypis símafundi skaltu ekki leita lengra en www.FreeConference.com. Með kristaltærum hljóðgæðum, notendavænu viðmóti og ýmsum þægilegum eiginleikum eins og skjádeilingu og upptöku símtala, er www.FreeConference.com hin fullkomna lausn fyrir allar símafundiþarfir þínar. Auk þess er það algjörlega ókeypis í notkun, svo það er engin ástæða til að prófa það ekki. Skráðu þig í dag og upplifðu þægindin og einfaldleika www.FreeConference.com sjálfur.
Hvort sem þú þarft að endurskipuleggja fund, bjóða fleiri þátttakendum eða hætta við áætlaða símafund geturðu gert allt á fljótlegan og auðveldan hátt af FreeConference reikningnum þínum.
Vissir þú að þú og þeir sem hringja getið notað símafundarupplýsingarnar þínar til að halda myndfundarsímtali hvenær sem er? Skipuleggur símafundinn þinn eða að senda boð í gegnum kerfið okkar er ekki nauðsynlegt þar sem ráðstefnulínan þín er tiltæk hvenær sem er. Gefðu þeim sem hringdu einfaldlega innhringingarnúmerið þitt fyrir ráðstefnuna, aðgangskóðann og þann tíma sem þú vilt að þeir hringi! Ef þú vilt senda frá þér formlega ráðstefnu fundarboð eða breyttu áætluðu ráðstefnuupplýsingunum þínum, þú getur gert það auðveldlega með því að nota leiðbeiningarnar hér að neðan:
Til að gera hvers kyns breytingar á væntanlegum fundi:
Breyta ráðstefnutíma (endurskipuleggja fund)Eftir að hafa fundið ráðstefnuna viltu breyta tímasetningu í hlutanum „væntandi“ og smella á „breyta“:
Allir þátttakendur sem skráðir eru á boðslistanum munu fá tilkynningu í tölvupósti þar sem þeim er tilkynnt um nýja ráðstefnutímann.
Til að senda fleiri sjálfvirk boð í gegnum FreeConference:
Þegar þú hefur smellt á „Tímaáætlun“ mun nýi þátttakandinn/menn fá sjálfvirkt boð í tölvupósti fyrir ráðstefnuna þína. Núverandi þátttakendur munu ekki fá annað boð nema aðrar upplýsingar hafi breyst eins og efni, dagsetning eða tími.
.
Fyrir frekari upplýsingar um breytingar á áætlaðri ráðstefnu, geturðu líka vísað í stuðningsgrein okkar Hvernig breyti ég áætlunarsímtalinu mínu?
Það er svo auðvelt!
Þökk sé framförum í samskiptatækni (aðallega internetinu) er auðveldara en nokkru sinni fyrr fyrir fólk í mismunandi heimshlutum að tengjast og eiga viðskipti. Í alþjóðlegu hagkerfi nútímans eru alþjóðlegir símafundir algengir og mjög einfalt að setja upp. Nú, áður en þú ferð að skipuleggja næsta alþjóðlega símafund, eru hér 5 ráðleggingar um alþjóðleg viðskiptasiðferði til að tryggja að símtalið þitt gangi vel og farsællega.
Það er gott að geta skipulagt alþjóðlegan símafund hvenær sem er, en það þýðir ekki að hvenær sem er sé gott að skipuleggja alþjóðlegan símafund. Þegar þú skipuleggur símafund á milli aðila í mismunandi heimshlutum, vertu viss um að hafa muninn á tímabelti í huga svo enginn þurfi að vera vakandi klukkan 2 að morgni. Ef þú ert að setja upp fund með borgandi viðskiptavinum, reyndu þá að koma til móts við áætlun þeirra - jafnvel þótt það þýði að þú hringir utan venjulegs vinnutíma. Sem betur fer höfum við okkar eigið tímabeltisstjórnunartæki hér FreeConference.com sem gerir það auðvelt að finna hentugan tíma til að skipuleggja símafundi á milli fólks á mismunandi tímabeltum!
Þó að þinn hollur innhringing kemur sér vel fyrir símtöl á síðustu stundu, það væri gaman að gefa þátttakendum þínum lista yfir innhringinúmer svo þeir geti valið eitt sem er innanlandsnúmer fyrir þá svo að þeir geti sloppið við að greiða millilandagjöld frá símafyrirtækinu sínu. Þetta er eitt mikilvægasta siðareglur fyrirtækjanna! Sem gestur símafundar þinnar myndi ég gjarnan hringja í þig ef þú ferð þetta auka skref og hjálpar mér að spara peninga.
FreeConference veitir ókeypis og úrvals alþjóðleg innhringingarnúmer fyrir yfir 50 lönd, þar á meðal Bandaríkin, Kanada, Bretland, Þýskaland, Ástralía, og fleira. Sjáðu allan lista okkar yfir innhringingarnúmer og verð hér.
Eins og þú gætir þegar verið meðvitaður um, hefur fólk frá ýmsum heimshlutum tilhneigingu til að tjá sig á annan hátt. Þó að það sé eðlilegt í sumum menningarheimum að vera bein og áberandi, er það ekki svo í öðrum. Að taka sér tíma fyrirfram til að læra um sum menningarleg viðmið þeirra sem þú munt tala við getur hjálpað til við að koma í veg fyrir hugsanlegan misskilning og gæti skilað farsælli alþjóðlegri símafundi.
A algild regla ráðleggingar um siðareglur í viðskiptum er að þú ættir aldrei að láta aðra bíða. Við mælum með að vera tilbúinn og tilbúinn fyrir símtalið þitt að minnsta kosti 5-10 mínútum fyrir áætlaðan upphafstíma ráðstefnunnar. Þó að sumir menningarheimar meti stundvísi meira en aðrir, þá þýðist „tími minn dýrmætari en þinn“ ekki vel á neinu tungumáli.
Ég get sagt þér frá fyrstu hendi sem einstaklingur sem heldur oft alþjóðlega símafundi, að "ég er á öðru tímabelti" afsökunin gengur ekki upp.
Símafundarkerfi eins og FreeConference eru auðveld í notkun og leiðandi að hönnun, en það er alltaf gott að gefa sér nokkrar mínútur til að kynna sér hina ýmsu Lögun og stjórnandi stjórnanda laus. Þetta getur hjálpað þér að líta út fyrir að vera undirbúinn á símafundinum þínum og gæti bjargað þér frá hugsanlegri skömm að líta út fyrir að þú vitir ekki hvað þú ert að gera. Það gæti verið truflandi (og stundum vandræðalegt) þegar þú fílar í gegnum stjórntækin í upphafi símafundarins.
Þegar þú ert í vafa, FreeConference.com er hollur Þjónustudeild teymið er alltaf tilbúið að hjálpa og bara símtal eða tölvupóstur í burtu.
Þrátt fyrir að þeim sé ætlað að auðvelda samskipti, geta opnar hugtakaskrifstofur stundum fundist þeir gera allt annað en fólk sem heldur símafundir í þeim. Í blogginu í dag munum við bjóða upp á nokkrar ábendingar um hvernig hægt er að halda símafundir á skilvirkari hátt og bæta framleiðni á skrifstofum þar sem er opið gólfplan.
Hvort sem verkefni þeirra er að breiða út meðvitund um samfélagsmál, hjálpa bágstöddum meðlimum samfélaga sinna eða breyta opinberri stefnu, félagasamtök eru staðráðnir í málstað sínum. Til að skila árangri verða félagasamtök að treysta á getu sína til að eiga samskipti við fólk bæði innan og utan stofnunarinnar í margvíslegum tilgangi. Þetta felur í sér fjáröflun, opinbera útrás, sjálfboðaviðburði og margt fleira. Þökk sé ókeypis símafund þjónustu, samfélagsmiðlum og öðrum vettvangi hefur aldrei verið auðveldara (eða ódýrara) fyrir starfsfólk sem ekki er rekið í hagnaðarskyni að koma boðskap sínum á framfæri. Hér eru nokkrar af þeim leiðum sem símafundartækni hjálpar þeim að gera það:
Við sem íbúar höfum ráðist í margar rannsóknir undanfarið til að komast að því hvers vegna fundir virka - eða ekki.
Oft höfum við verið að merkja þá sem óhagkvæma hefð; venjulega litið á það sem sóun á tíma (nema fólk kom í raun undirbúið) og það er óhætt að gera ráð fyrir að við höfum öll mætt að minnsta kosti á einn fund óundirbúinn. Svo hvað gefur? Hvers vegna er svona erfitt að hugsa um fundi? Hvers vegna er þeim svona erfitt að stjórna? Hvers vegna höldum við þeim áfram?
Mörg fyrirtæki hafa tekið upp þætti gervigreindar, bæði til að fylgjast með núverandi þróun og til að auðvelda daglegan rekstur þeirra. Ef þú hefur einhvern tíma átt samtal við sjálfvirka svarþjónustu á netinu hefur þú átt samskipti við gervigreind. Þessi þróun hefur veitt þeim sem nota þær ótal ávinning. Hér eru nokkrar leiðir sem þú gætir hafa verið að horfa framhjá.
Siðareglur á símafundi: Á meðan óskrifaðar reglur um símafund eru vissulega ekki erfiðar að fylgja, það eru nokkrar slæmar símafundivenjur sem þú þarft að vera meðvitaður um sem geta gert aðra sem hringja í geðveiki (hvort sem þeir segja þér eða ekki). Þó að sumt af þessum símafundum, nei-nei, kann að virðast eins og skynsemi (eins og að hringja seint á ráðstefnu), gætirðu verið hissa á því hversu oft sumar af þessum slæmu venjum geta dregið úr heildarupplifuninni af símafundi fyrir alla sem taka þátt. Þegar nýja árið er handan við hornið, hugsuðum við að við myndum deila nokkrum af okkar bestu slæmu símavenjum okkar. (meira ...)
Engum finnst gaman að eyða tíma og peningum í að ferðast fyrir fundi lengur. Haltu þér við annasama dagskrá og sparaðu peninga með því að nota ókeypis símafundarlausnir til að eiga samskipti við samstarfsmenn þína á fljótlegan og áhrifaríkan hátt.
Tölvupóstur sem samanstendur af texta skilar oft ekki blæbrigðum aðstæðna og missir algjörlega þann raddblæ sem hátalarinn vill. Það er hætta á að tölvupósturinn nái ekki í pósthólf viðtakenda tölvupósts, svo þú þarft að nota SPF skráningarskoðari og taka önnur öryggisráðstafanir í tölvupósti.
Ókeypis símafundir fylgja oft þróun sem krefst skjótra viðbragða, þó að tölvupóstur sem ber titilinn „URGENT“ beri með sér ákveðinn reiði í fljótu bragði. Leiðtogar geta miðlað nákvæmlega því sem þeir krefjast frá hverjum einstaklingi og skapað stemningu fyrir restina af fyrirtækinu.
Þetta gengur langt í að koma á hliðarsamskiptum og samvinnu milli aðskildra deilda eða sviða í fyrirtæki sem annars myndi starfa eitt og sér.
Allir þekkja þá ábyrgð sem vænst er af sjálfum sér og öðrum. Óvilji til að vinna með öðrum er hægt að kæfa strax í upphafi og setja skýrar aðgerðaráætlanir. Enginn þarf að spila símaleik við tugi annarra til að fá grunnatriði í framkvæmd.
Keðjupóstur tekur lengri tíma að átta sig á því en að taka þátt í ókeypis símafundi og þeir eru einfaldlega pirrandi. Þú hefur varla haft nægan tíma til að ná þér áður en nýtt svar hefur breytt leiknum, eða fólk svarar á sínum tíma án þess að komast að kjarna málsins. Ókeypis símafundir setja alla á sömu síðu á sama tíma.
Þú þarft ekki að bíða í fundarherbergi í hálftíma til að bíða eftir einum eða tveimur seinkomum og þú getur samt unnið aðra vinnu á meðan þú bíður ef þú raunverulega þarf að bíða eftir símafundi.
Þú getur unnið að verkefnum þínum frá þægindum á skrifborðinu þínu eða jafnvel heimili þínu þar til allir eru tilbúnir að fara. Símafundir gera fólki einnig kleift að taka þátt með mjög stuttum fyrirvara og ná réttu jafnvægi milli hraða og formfestu.
Á sama hátt getur fólk hringt í símafund hvar sem er á meðan það gerir nánast hvað sem er. Þú getur tekið þátt að heiman, úr vinnunni, í ræktinni, á meðan þú ert í göngutúr eða jafnvel á meðan þú keyrir ef þú ert með heyrnartól fyrir bílinn þinn. Símafundir þurfa ekki að vera á tilteknum stað á ákveðnum tíma. Allir eru með farsíma, spjaldtölvu, tölvu eða jafnvel gamla góða síma í nágrenninu hverju sinni.
Að sleppa ferðafargjaldi telst augljós kostur, já, en allir þátttakendur geta heyrt í símafundi. Engum sérstakur hefur verið vísað neðarlega í fundarherberginu og enginn þarf að hækka rödd sína bara til að láta í sér heyra. Símafundir setja alla í jafnri fjarlægð frá oddvita.
Hægt er að hunsa tölvupóst en símtöl ekki. Símafundir krefjast þess að þátttakandinn sé radd- og hljóðrænn. Leiðtogar og starfsmenn á öllum stigum geta borið ábyrgð og allir geta neyðst til að viðurkenna vandamálið sem er til staðar. Ábyrgðin á að skila árangri til leiðtoga fyrirtækja og samstarfsmanna bætir við hópþrýstingi sem setur seint fólk í takt við restina af hópnum.
Þarna hefurðu það; símafundalausnir leysa mörg vandamál í einu höggi. Símtöl Ekki týnast í uppstokkuninni, þau gefa öllum rödd, þau eru þægileg og þau koma í veg fyrir rugling. Sparaðu tíma og peninga með ókeypis símafundum fyrir næsta fund þinn og komdu aftur í annasaman daginn með tíma til vara.
