Hvers vegna geta fundir verið árangurslausir - og hvernig á að laga þá

Við sem íbúar höfum ráðist í margar rannsóknir undanfarið til að komast að því hvers vegna fundir virka - eða ekki.

Oft höfum við verið að merkja þá sem óhagkvæma hefð; venjulega litið á það sem sóun á tíma (nema fólk kom í raun undirbúið) og það er óhætt að gera ráð fyrir að við höfum öll mætt að minnsta kosti á einn fund óundirbúinn. Svo hvað gefur? Hvers vegna er svona erfitt að hugsa um fundi? Hvers vegna er þeim svona erfitt að stjórna? Hvers vegna höldum við þeim áfram?

Hvað er vandamálið?

Að mestu leyti snýst málið um árangurslausa fundi um hugmyndir um þátttöku, undirbúningur, samskipti, ályktunog steypuþróun.

Það er erfitt að hvetja fólk sem er sama um það sem verið er að ræða.

Það er enn erfiðara að halda áfram þegar fólk hefur ekki nauðsynlegar upplýsingar.

Það verður krefjandi að halda uppbyggilegar umræður þegar fólk er ekki á sömu blaðsíðu.

Það er nánast ómögulegt að komast á undan þegar dagurinn er dálítill léttvægur, og svo er vissulega ekki auðvelt að ná markmiðum þegar ekki er hægt að ljúka verkefnum á réttum tíma.

Svo hvernig höldum við best áfram?

Að fá fólk til að taka þátt

Flestir vilja ræða hlutina sem hafa áhrif á þá beint. Góðir hlutir til að koma á framfæri á fundum eru umræður um málefni sem snerta mismunandi deildir, þar sem fjármagninu hefur verið úthlutað í þeim tilgangi sem er í hópumræðum.

Taktu þér tíma til að íhuga hvort þetta mál hafi áhrif á liðið sem þú munt ávarpa á fundinum. Þeir munu þakka löngun þína til að hafa þau með.

Kominn tilbúinn

Það er mikilvægt að gefa liðinu góða yfirsýn þegar kemur að mikilvægum ákvörðunum eða fundum sem fela í sér undirbúning, þar sem þú vilt hámarka tíma með öllum hlutaðeigandi aðilum. Að reyna að upplýsa fólk á meðan aðrir, sem hafa undirbúið sig, sitja og bíða, er frábær leið til að láta liðið þitt vera svekkt og ósamræmi.

Taktu þér tíma til að íhuga eftirfarandi: Ef þú færð boð um að taka þátt í þessum fundi, myndir þú hafa nauðsynlegar upplýsingar til að taka þátt á virkan, upplýstan og uppbyggilegan hátt?

Að skilja punktinn

Fólk getur ekki verið hjálplegt ef það veit ekki hvað þú ert að leita að. Skilgreindu fyrir hópinn það sem þú ert að búast við af svörum þeirra. Spurningamiðuð nálgun hjálpar þér að fá hjálplegri svör frá liðinu þínu, en aðeins ef þeir vita fyrir hvað svör þeirra eru notuð.

Láttu vita ef þú heldur fundinn svo þú getir safnað inntaki fyrir stærri ákvörðun. Ef þú þarft hljóðborð fyrir nýja hugmynd, tilgreindu það í dagskránni. Ef þú ert að leita samstöðu í lok fundarins, skrifaðu það niður og gerðu það mjög skýrt að lokamarkmið umræðunnar er að ákveða eitthvað.

Gefðu þér tíma til að skrá væntingar þínar í upphafi fundar, svo allir viti hvers vegna þú hefur safnað þeim saman.

Tími Stjórnun

Að halda stórum hópi fólks við efnið er áskorun á meðan það er nánast ómögulegt að halda því á áætlun. Af þessum sökum er mikilvægt að stjórna tíma þínum á áhrifaríkan hátt á hverjum fundi. Þetta er hægt að gera með því að nota a vel gerð dagskrá.

Gerðu grein fyrir hverjum hluta/spurningu/efnishluta innan tímaramma. Þessi tímarammi ætti að úthluta adeqtími til umræðu, endurskoðunar og niðurstöðu. Þetta er mikilvægt að gera grein fyrir fundinum: oft á tíðum muntu heyra aftur á móti að ákveðin mál þurfi annaðhvort lengri tíma í stjórninni eða gæti verið skorið verulega niður.

Gefðu þér tíma til að íhuga hvernig þú eyðir tíma þínum best á þessum fundi. Hversu langan tíma myndir þú vilja eyða í hvert umræðuefni? Mun þessi umræða taka meiri tíma en hún er þess virði?

Að ná markmiðum

Án þátttöku, undirbúnings, samskipta og tímastjórnunar eru litlar líkur á því að fyrirtæki þitt blómstri. Fundir þínir munu reika; þú munt pirra starfsmenn þína; verkefnin þín falla og verða áfram á bílastæðinu.

Það er mikilvægt að setja sér markmið og vera stöðugt að leitast við að ná þeim. Öll ástæðan fyrir því að fólk hefur fundi er að treysta viðleitni sína um tiltekið efni með það að markmiði að afreka eitthvað. Ekki láta sögu um dauða fundi vera ástæðuna fyrir því að þú kemst ekki þangað sem þú vilt vera.

Gefðu þér tíma til að setja þér markmið og skoðaðu þau oft.

Hvernig laga við fundi?

Hér á Freeconference, þegar einhver getur ekki haldið fund, þá er það neyðarástand. Við erum á markaði fyrir afkastamikla fundi og við viljum að þú hámarkar tíma þinn í samvinnu, hvort sem er lítillega í gegnum sýndarfundir, eða í eigin persónu við borðstofuborðið.

Hvort sem síðasti fundur þinn var árangursríkur eða ekki, hvað á að gera eftir að honum lýkur ákvarðar hversu árangursríkur næsti fundur getur verið. Ráð okkar eru að:

Gerðu trausta fundardagskrá.

Virkja fólk.

Undirbúðu starfsfólk þitt.

Miðlaðu áhugamálum þínum.

Settu þér markmið og gerðu þau sameiginleg.

Virðum tíma þeirra.

Og ekki gleyma, smá þakklæti nær langt. Þakka þeim fyrir trúlofun sína; þakka þeim fyrir tímann; þakka þeim fyrir hugmyndir sínar.

Við værum hvergi ef ekki væri fyrir samvinnu. Ekki láta fundargerðir þínar fara til spillis. Farðu aftur til Making Meetings Matter.

FreeConference.com upprunalega ókeypis símafyrirtækið, sem gefur þér frelsi til að velja hvernig þú vilt tengjast fundinum þínum hvar sem er, hvenær sem er án skuldbindinga.

Búðu til ókeypis reikning í dag og upplifðu ókeypis símafundir, vídeó án niðurhals, samnýtingu skjáa, vefráðstefnur og fleira.

[Ninja_form id = 7]