Lykillinn að myndbandsfundi ríkisstjórnarinnar er að tveir eða fleiri þátttakendur ættu að geta séð hver annan í rauntíma, sem mun venjulega krefjast fullnægjandi netbandbreiddar.
Það eru margar mismunandi aðferðir hvernig hægt er að framkvæma ókeypis myndbandsfundi fyrir stjórnvöld, en venjulega felur það í sér þrjá lykilþætti:
- Myndavél: geta verið vefmyndavélar innbyggðar í fartölvur, spjaldtölvur eða jafnvel snjallsíma.
- Hljóðgjafi: hljóðnemar (þ.e. snjallsímahljóðnemi, innbyggði hljóðneminn í myndbandsupptökuvél)
- hugbúnaður: hugbúnaðarbyggður vettvangur er notaður til að senda tvíhliða gagnasendingar yfir netsamskiptareglur
Síðast en ekki síst er háhraða, áreiðanlegur netaðgangur nauðsynlegur til að auðvelda samskipti.
Embættismenn geta einnig tekið þátt í eða hýst ókeypis myndráðstefnur fyrir stjórnvöld í sérstöku ráðstefnuherbergi, sem er búið hágæða búnaði til að fanga hágæða hljóð og mynd frá mörgum þátttakendum í herberginu. Uppsetning myndfundarherbergis getur falið í sér:
- Hágæða skjár (þ.e. skjár eða sjónvarp)
- Hágæða myndavélar
- Alhliða átt hljóðnemar
- Fylgjast með hátölurum