Mi, mint lakosság az utóbbi időben számos tanulmányt végeztünk annak érdekében, hogy kiderítsük, miért működnek a találkozók – vagy miért nem.

Gyakran nem hatékony hagyománynak bélyegeztük őket; általában időpocsékolásnak tekintik (kivéve, ha az emberek valóban felkészülten jöttek), és nyugodtan feltételezhetjük, hogy mindannyian felkészületlenül jöttünk legalább egy találkozóra. Szóval mit ad? Miért olyan nehéz törődni a találkozókkal? Miért olyan nehéz kezelni őket? Miért tartjuk őket folyamatosan?

(több…)

A FreeConference szoftver használata azt jelenti, hogy úgy döntött, hogy teljes mértékben kihasználja a világ néhány vezető virtuális konferencia-technológiáját, és ezt megtette nincs további üzleti költség. A Freemium szolgáltatás kiválasztásakor azonban azt is tudja, hogy egyes vállalatok sok kívánnivalót hagynak maguk után.

Szerencsére az Ön számára a FreeConference szoftverfrissítések megfizethető természete azt jelenti, hogy nem kell feláldoznia élete megtakarításait a minőségi, prémium szolgáltatások vagy hasznos frissítések elérése érdekében.

Nemrég néhány izgalmas frissítést vezettünk be FreeConference-tervünkhöz. Ezt a funkciót mindössze havi 9.99-ért érheti el. Ezt hívják Intelligens keresés.

(több…)

Tudjuk, hogy valószínűleg már ki akar lépni a találkozókból. Nem mindig okosan vezetik őket. De gondoltál arra, hogy többet akarsz kihozni belőlük?

Könnyű elfáradni, amikor bizonyos tanulmányok idézze fel, hogy az értekezletek az idő körülbelül egyharmadát veszik el, de egyes találkozók fontosak – ezért tartjuk őket folyamatosan.

Adatvezérelt interakciók

Mivel a közösség elengedhetetlen az együttműködéshez, és egyetlen üzlet sem épül fel egyedül, a FreeConference lenyűgöző funkciókat fejlesztett ki, amelyek célja, hogy javítsák a kollégáinkkal és az adatainkkal való interakciót. A fő aggályok, amelyekkel foglalkozni akartunk, az idő, az egyértelműség, a folytonosság és az elszámoltathatóság kérdései.

(több…)

Ha valaha át kellett ülnie egy végeláthatatlan találkozó, valószínűleg volt ideje arra, hogy olyan módszereket találjon ki, amelyeket másként tett volna. A rosszul megtervezett értekezleteket nehéz közvetíteni tömör napirendek nélkül; a döntéshozatalt összezavarja a töretlen vita és a tájékozott részvétel hiánya. A hatékony napirend megtervezése az egyik módja annak, hogy kihasználhassuk egy erős csapat erejét, mivel ez biztosítja mind a szükséges struktúrát, mind az informatív tartalmat a dolgok megfelelő végrehajtásához.

Függetlenül attól, hogy az értekezlet naponta, hetente vagy negyedévente kerül megrendezésre, az erős ütemterv szükségessége elengedhetetlen a hatékonyság fenntartásához, kicsik és nagyok számára egyaránt. Az alábbiakban felsorolunk néhány fontos tényezőt, amelyeket szem előtt kell tartani az ülések napirendjének kialakításakor. Tekintsük a következő:

Csapatának elkötelezettsége a napirenddel

Olyan témát választott, amely magában foglalja az Ön által megszólított csapatot? A legtöbb ember meg akarja beszélni azokat a dolgokat, amelyek közvetlenül érintik őket. A különböző osztályokat érintő kérdésekről szóló vita jó dolog az ülések során, amelyekhez az erőforrásokat kizárólag csoportos megbeszélések. Mivel a szervezetek többsége a A hivatali kölcsönös függőség érzése miatt a belső osztályoknak gyakran szükségük van az ülésekre, hogy összehangolják és megszilárdítsák erőfeszítéseiket.

Figyelembe véve a csapat elkötelezettségét a tárgyalt témák mellett, lehetővé teszi, hogy a napirendjét a közönségéhez szabja, és maximalizálja a közönség részvételét.

A napirend összeállításakor kérdezd meg magadtól: érinti ez az embereket, akikhez szólok?

A napirend világossága

Ha a divatszavakat golyópont -téma mondatként használja, a szakemberek terepét elhagyhatja: ha a sikeres új termék bevezetését a „Jó dolgok, amiket nemrégiben tettük” menüpont alatt jelentette be a napirenden, akkor valószínűleg Ön lesz az egyetlen az oldalon. Hihetetlenül nehéz közvetíteni egy vitát, ha az emberek nem világosak a témában, nemhogy képesek legyenek hatékonyan felkészülni rá.

A kérdésmegnyilatkozások használata a megbeszéléseken a pontok felvetésére nagyszerű módja annak, hogy megbeszéljük, hogy a vita valóban megoldja -e a bemutatott kérdést. Példaként a hipotetikus sikeres termékbemutatónkat használva fontolja meg ezt: Mi működött jól az elindításhoz? Milyen piacokat nyitottunk meg ezzel a sikerrel? Honnan szedjük innen?

Amikor tárgyakat készít az értekezletekhez, kérdezze meg magától: Milyen válaszokat keresek? Melyik kérdés segít legjobban eljutni oda?

A menetrend célja

Az emberek idegesek lehetnek, amikor rájönnek, hogy a véleményük kérése nem garantálja, hogy beleszólhatnak a végső döntéshozatali folyamatba. Fontos, hogy minden beszélgetést az alapján kategorizáljon, hogy mit keres a közönségtől. Határozza meg a csoport számára, hogy mit vár a válaszoktól. A kérdésalapú megközelítés segít hasznosabb válaszokat kiváltani a csapatból, de frusztrációhoz is vezethet, ha bármilyen módon félrevezeti, hogy mire használják ezeket a válaszokat.

Ha az értekezletet úgy tartják meg, hogy összegyűjtse az információkat egy nagyobb döntéshez, akkor tegye ezt közzé. Ha hangtáblára van szüksége egy új ötlethez, akkor ezt írja be a napirendbe. Ha az értekezlet végére konszenzusra törekszik, írja le ezt, és világossá kell tennie, hogy a vita végső célja az, hogy döntsön valamiről. Ily módon elkerülheti, hogy félrevonuljanak a csapata tagjai közötti vitás pontok, amelyek esetleg olyan tekintélytudattal rendelkeznek, amelyeknek nincs súlya ezen a találkozón.

Amikor felsorolja a találkozókra vonatkozó elvárásokat, tegye fel magának a kérdést: inputot, információt vagy végső döntést keresek? 

Napirendjének időszerűsége

Ez a kérdés kétbites törekvés, mivel a napirend időszerűsége meghatározhatja a csapattagok felkészültségét. Minél hamarabb megkapja a napirendet, annál hamarabb számíthat arra, hogy figyelembe veszik diszkurzív pontjainak elemeit, és felkészülnek arra, hogy elmondják véleményüket, vagy információkat gyűjtsenek, hogy megalapozott döntést hozzanak veled. Fontos, hogy fejben tartsa a csapatát, amikor fontos döntéseket vagy megbeszéléseket hoz, amelyek előkészítéssel járnak, mivel maximalizálni szeretné az időt az összes érintett féllel, és megpróbálja tájékoztatni az embereket, míg mások, akik felkészültek, ülnek és várnak, nagyszerű módja annak, hogy hagyja el a csapatát csalódottan és összeegyeztethetetlenül. 

Amikor közzéteszi a találkozó napirendjét a csapatnak, tegye fel magának a kérdést: Ha most megkapnám ezt a napirendet, magam is készen állnék -e arra az ülésre időben?

Időgazdálkodás a napirendjében

Nehéz nagy csoportot tartani a témában. Az ütemterv betartása szinte lehetetlen. Emiatt létfontosságú, hogy az ülés napirendjének kialakításába belefoglaljon egy időzítő elemet. Minden szakaszt/kérdést/témakört egyértelműen körvonalazni kell egy időkereten belül. Ennek az időkeretnek elegendő időt kell szánnia a vitára, felülvizsgálatra és következtetésre. Ezt fontos az ülés előtt felvázolni: gyakran előfordul, hogy a végén azt fogja hallani, hogy bizonyos kérdéseknek vagy több időre van szükségük a fórumon, vagy jelentősen le lehet csökkenteni őket.

Amikor időpontokat készít az értekezlet napirendjének minden szakaszához, kérdezze meg magától: Hogyan használjuk ki legjobban az időnket? A visszajelzéseik párbeszédet nyitnak, amely további vitát érdemel? Mennyi időt szeretnék költeni erre a tételre?

A menetrend céljainak feldolgozása

A napirend feldolgozása inkább a találkozó összes pontjának folyamatához kapcsolódó lépésekhez kapcsolódik. Felsorolja a megbeszélések azon szintjeit, amelyek során megpróbálja elvégezni a feladatot. Ha megegyezik a kérdések feldolgozásának módjaiban, az növeli az értekezlet hatékonyságát. Ha nem sorolja fel, hogyan szeretné, hogy a csapat foglalkozzon az egyes problémákkal, akkor egyes tagok elvonhatják figyelmüket a probléma meghatározásakor, míg néhányan megvitathatják annak relevanciáját számukra: végül senki sem a megoldások azonosítására vagy értékelésére összpontosít. .

A tárgy kezelésének folyamatának meg kell jelennie az írásbeli napirenden. Amikor a találkozó során eléri ezt a pontot, magyarázza el a megállapodáshoz szükséges folyamatot, és törekedjen az említett megállapodásra.

Amikor először meghatározza ezt a folyamatot a napirendjében, tegye fel magának a kérdést: Hogyan akarom vezetni ezt a vitát? Szeretnék hallani egyénektől vagy csapatoktól? Egyhangú szavazást, szavazási lehetőségeket vagy eszmefuttatást akarok? Hogyan állapíthatom meg, hogy egy probléma megoldódott -e? Hogy néz ki számomra az ideális találkozó?

A napirend szerkesztése

Ez lehet a legfontosabb része annak, hogy minden napirendet megértsünk- megértjük, hogy mindig változási folyamatban vannak. Egyetlen napirend sem mentes az idő ostobaságától, váratlan késedelmektől, betegnapoktól vagy kudarcoktól. Ezért fontos, hogy alkalmazkodjunk a változáshoz. A napirend prioritásai kétségkívül megváltoznak a dátum közeledtével, és a dolgok valós időben megszilárdulnak. A projektek előrehaladtával a csapat és így a napirend céljai is. Minden jó napirend első pontja „a mai napirend szerkesztése és újbóli rangsorolása”. Ez az ütemezési tétel a legjobb módja annak, hogy megbizonyosodjon arról, hogy csapata megfelel a megbeszélteknek, miért, milyen hosszúságú és milyen elvárásokkal.

Minden napirend összeállításakor kérdezze meg magától: Van itt vita helye? Hogyan tudom a legjobban kezelni azt, amit nem tudok tervezni? Hogyan tarthatom középpontban a vitámat?

További napirendi javaslatok

Mi működik jól

Ez egy fontos napirendi pont. Sokat beszél a vezetéséről, ha felfüggesztheti a találkozó sürgősségét, hogy megbeszélje a siker elemeit a csapatával. Létfontosságú, hogy mindenki érezze, hogy munkáját értékelik, az időbeli korlátok, kudarcok, buktatók és kihívások ellenére. A jól végzett munkával foglalkozni kell, és a találkozó néhány pillanatának felhasználásával gratulálhat a csapatának a jól működő munkához, ez nagyszerű módja annak, hogy fenntartsák a morált és elősegítsék a támogató munkakörnyezetet.

Javítandó dolgok

Ez egy kisebb, de ugyanolyan fontos kategória. Ez egy kis emlékeztető a csapat számára, hogy mindig van hova fejlődni. Akár az időszerűséggel, a belső irodai dinamikával kapcsolatos problémákkal találkozott, vagy egyszerűen csak nehéz hete volt a piacon, győződjön meg arról, hogy csapata mindig tisztában van azzal, hogy mit várnak el tőlük. A kávékorsó mosogatógépbe helyezése kicsi, de fontos része az irodai környezet gondozásának, és bármennyire is lényegtelennek tűnik, a találkozó részeként való megemlítése megerősíti a következetesség fontosságát.

Parkoló ötletek

Függetlenül attól, hogy hallott -e a parkoló jelenségről, vagy sem, határozottan használta annak alapfogalmait. Lényegében hangotáblaként szolgál minden olyan ötlethez, amelyekkel a jelenlegi találkozókörnyezetben nem lehet azonnal foglalkozni. Minden új projektet, ötletet, lekérdezést és kérdést a parkban lehet „parkolni”, és a jövőbeni megbeszélések vitapontjaiként megjegyezni. Ez azt is jelenti, hogy mindig van egy tárolóegysége, tele ötletekkel, amelyekre visszatérhet, ha van néhány perce a találkozó végén. A parkoló nagyszerű módja annak, hogy feladatban, pályán és nyilvántartásban maradjon.

Összességében a legfontosabb dolog, amire emlékezni kell a napirend kialakításakor, hogy mindig együtt dolgozunk egy közös cél érdekében. Arra kell törekednie, hogy a megbeszélése koherens, befogadó, kreatív és produktív legyen. Nehéz elérni az összes jelet, de ha van egy rés a napirenden, akkor lehet, hogy csak időben ér oda.

FreeConference.com az eredeti ingyenes konferenciahívó szolgáltató, amely szabadon dönthet arról, hogy bárhol, bármikor kötelesség nélkül csatlakozhat a találkozóhoz.

Hozzon létre ingyenes fiókot még ma és élvezze az ingyenes telekonferenciát, a letöltés nélküli videót, a képernyőmegosztást, a webkonferenciát és így tovább.

Vasárnap délután van, és egy baráti társaság bejelentkezik rutinszerűen tervezett online webes találkozójára. Hetente egyszer találkoznak, hogy beszélgetjenek az életről; néha a munkáról; beszédessé válnak, amikor ritkán látott ismerős arcokkal csevegnek.

Ezek a barátok külön utakon jártak - az egyik a pénzügyekhez, a másik a programozáshoz, néhányan pedig a VC -hez mentek, remélve, hogy megtalálják a következő nagy dolgot. Vasárnap délután volt; rutin volt online webes találkozó; de ezúttal valami más volt. (több…)