6 tipp a következő konferenciahívás javításához

Igaz, hogy a távközlési technológia gyors növekedésével a fizikai, személyes üléstermi ülések száma visszaszorulóban van. Mivel a munkaerő egyre távolabbi, egyre többen választják az otthoni munkát, és a különböző irodákból (és akár a világ minden tájáról) dolgozó kollégákra is szükség van az együttműködésre, a konferenciahívások általános rituálévá válnak.

A konferenciahívások előnyei ellenére azonban sokan félnek, hogy részesei lehetnek. Ha valaha is csatlakozott valamelyikhez, vagy akár vendégül látta őket, első kézből tudja, milyen katasztrofálisak lehetnek. Íme hat tipp, amelyek segítenek javítani a következő találkozón:

1) Készítse elő a találkozót előre

Bár ez nyilvánvaló lehet, mindig érdemes előre megszerveznie a konferenciahívást. Legyen egy meghatározott cél is, hogy a találkozónak legyen iránya. Ez egy napirendhez (vagy részcélokhoz) vezet, amelyek megvalósításán Ön és csapata dolgozhat a megbeszélés során, hogy mindenki a témánál maradjon, és ne más megbeszélésekhez kapcsolódjon be. Webes ütemező rendszerünkben elküldheti csapatának a megbeszélés tárgyát és napirendjét, miközben létrehozza az e-mailes meghívót. Ne feledje, hogy a meghívók relevánsak, rövidek és egyszerűek. Csapata biztosan nem dolgozhat ki egy egész éves terveket és projekteket egyetlen 1 órás konferenciahíváson. 

2) Tartsa minimálisra a figyelemelvonást

Rengeteg olyan zavaró tényező van az irodai környezetben, amelyek elriaszthatják a munkától. Ez Harvard Business Review cikk felsorol sok olyan dolgot, amit az emberek konferenciahívás közben csinálnak, beleértve a nassolást vagy más munka elvégzését. Vannak, akik még a hívást is feladják, és azt állítják, hogy elaludtak. Puffin már posztolt néhány tipp arról, hogyan csökkentheti a zavaró tényezőket, amely megtalálható a FreeConference.com webhelyen blog. 

3) Fogadja el a videotalálkozót

Bár néhányan még mindig előnyben részesítik az audioalapú konferenciákat, a hozzáadott videókonferenciázás kezd elfogadni a munkahelyen. Mivel a résztvevők egymásra figyelnek, mindenki továbbra is foglalkozik az aktuális témával. Az  Képernyő megosztása A funkció egy újabb vizuális dimenziót ad az értekezlethez, és mélyebb megbeszélést hoz létre.

4) Mindenki tartsa be a „Találkozási etikettet”

Annak érdekében, hogy mindenki tisztában legyen azzal, hogy a konferenciahívás célja a „dolgok elintézése”, és nem a hétvégéről való csevegés, mindenkinek be kell tartania a találkozó etikettjét. Mindenki félretette a munkáját, és igyekezett csatlakozni a felhíváshoz, ezért fontos, hogy ne veszítse el az időt. Kezelje konferenciahívását személyes találkozóként!

5) Szerepek kiosztása és mindenki bevonása

Ha korábbi találkozói nem mentek zökkenőmentesen, érdemes megfontolni, hogy minél többen vegyenek aktív szerepet rajtuk. A találkozónak legyen egy vezetője és egy facilitátora; a vezető az, aki megszervezi és lebonyolítja a találkozót, míg a facilitátor gondoskodik arról, hogy a találkozó a napirend szerint haladjon. Ne féljen elnémítani valakit, ha hallgatja a mikrofont; ha valaki csendben van, kérje meg, hogy osszák meg gondolataikat, hogy a találkozón minden résztvevő részt vegyen. Hagyjon időt mindenki hozzájárulásának megbecsülésére, hogy a találkozó jó hangulatban érjen véget.

A jó szervezet olyan, mint egy gép, amelyhez jól olajozott fogaskerekek kellenek; fogaskerekek, amelyek a kollégáiból állnak. A konferenciahívások lebonyolítása az egyik módja annak, hogy mindenki elkötelezett és naprakész legyen.

6) Használja a FreeConference.com webhelyet

Ha a legjobb konferenciahívásokat szeretné elérni, csak a legjobb szolgáltatást érdemes igénybe vennie! FreeConference.com lehetővé teszi a fentiek mindegyikét, és még sok mást. Ha további információra van szüksége, a funkciók teljes listája megtalálható a .

Miért ne próbálna meg konferenciahívást szervezni vele Freeconference Ma? Könnyebb, mint gondolná, és jobb, mint bármilyen vacak webkonferencia szolgáltatás, amit használ…