Kojih je 5 faza upravljanja projektima?

Za pokretanje projekta potreban je sustav procesa i talentirani pojedinci za obavljanje posla. U osnovnom smislu, to nije jednostavan poduhvat!

Oslanjanje na videokonferencije za suradnju s više timova i pojedinaca zahtijeva organizaciju i učinkovitu implementaciju upravljanja projektima u raznim uredima, odjelima i lancima zapovijedanja. Kohezija, komunikacija i centralizacija ključni su čimbenici. S kim god imate posla, bilo da se radi o dioniku, klijentu ili zaposleniku, postoji mnogo pokretnih dijelova koje treba uzeti u obzir od koncepcije do isporuke.

Svaki projekt zahtijeva opsežno znanje o životnom ciklusu projekta. Poznavanje funkcioniranja svake faze pruža vrijedne uvide o tome kako joj pristupiti. No, kako video konferencije rade na osnaživanju vašeg procesa? Pogledajmo kroz 5 faza upravljanja projektima.

Odgovornost je voditelja projekta znati, planirati i izgraditi „pokretanje“ projekta temeljitim razumijevanjem pet koraka upravljanja projektima. To služi za pružanje jasnog i konciznog nacrta o tome kako će ideja prijeći iz apstraktne u konkretnu. Razvijeno od strane Instituta za upravljanje projektima (PMI), 5 faza za realizaciju bilo kojeg projekta su sljedeće:

1. iniciranje
Prva faza životnog ciklusa, pokretanje zahtijeva početni sastanak koji petlja u klijentu i investitorima. Ovdje se raspravlja o ciljevima, zadacima, sumnjama, brigama i svim početnim mislima i idejama. Kada se donositelji odluka ne nalaze na samo jednom mjestu, možete se osloniti na postavljanje mrežnog sastanka za videochat ili konferencijski poziv kako biste razgovarali o sljedećim temama za razgovor:

• Tko su investitori i dionici?
• Koja je poslovna vizija i misija?
• Koja je predviđena vremenska linija?
• Koji su rizici uključeni?
• Koji proračun i sredstva su na raspolaganju?

2. Planiranje
Nakon što su ciljevi postavljeni i dogovoreni, jasnija predodžba o konačnom rezultatu može se bolje razumjeti. Radeći unatrag na vizualizaciji i formuliranju niza planova za sve koje će slijediti, vodi tim od početne faze do završetka.

Održavajte internetske sastanke kako biste:

• Okupite timove
• Prenesite bitne detalje
• Odredite ciljeve projekta

Faza planiranja ključna je za bušenje sljedećih 5 komponenti:

• Dizajniranje strukture projekta
• Stvaranje dokumenti tijeka rada
• Procjena proračuna po odjelima
• Prikupljanje, raspodjela i određivanje resursa
• Procjena rizika

3. Izvršenje
Voditelji timova i voditelji projekata pokreću se kako bi izradili rezultate, bili posrednici za klijente, izvršili zadatke, implementirali procese i više. Izravna komunikacija u svim dijelovima projekta neophodna je i ključna za uspjeh oživljavanja ideje. Inkorporiranje alati za suradnju može olakšati ovu komunikaciju, osiguravajući besprijekornu koordinaciju i razmjenu informacija među članovima tima.

Bitno za fazu izvođenja:

• Česti sastanci
  Biti na vrhu timova s ​​zakazanim mrežnim sastancima pomaže da projekt bude kratak i na pravom putu. Pravovremena i kristalno jasna komunikacija putem video konferencija ili konferencijskih poziva osigurava manje slijepih mjesta, bolji timski rad i ubrzano kretanje stavki u pripremi.
• Prozirnost
  Izbjegnite potencijalne blokade kada se radi o preprekama koje se lako mogu spriječiti, poput zakazivanja, zapošljavanja, pozivanja sudionika na sastanke i utvrđivanja tko je odgovoran za koji zadatak integriranjem drugih digitalnih alata poput Slacka, Outlooka i Google kalendara u svoju platformu za video konferencije.
• Upravljanje konfliktima
  Problemi će se sigurno pojaviti. Ublažite događaje tako što ćete pozvati članove timova "prve linije" da se izjasne i iznesu zabrinutosti, uska grla ili bilo što što bi moglo predstavljati slabost u lancu.
• Izvješća o napretku
  Redovita ažuriranja podijeljena tijekom standup sastanak, druženje ili videochat radi kako bi ostali ispred krivulje i identificirali probleme prije nego što se dogode.

4. Nadzor i kontrola
Ako ga ne možete mjeriti, ne možete njime upravljati. Ova faza zahtijeva provjeru je li sve usklađeno s prethodno dogovorenim. Koji su ključni pokazatelji uspješnosti? Što je potrebno provesti kako bi se ispunili rokovi i financijski parametri?

Održavajte online sastanke s ključnim igračima za rutinske kontrolne točke, preglede i izvješća o učinku. Možete održavati udaljene prezentacije putem video konferencija koje uključuju tijekove rada, važne dokumente i datoteke te sve što treba dijeliti i distribuirati. Tamo gdje trebate dobiti više uvida u svakodnevne aktivnosti tima, a posebno kada ne rade u uredu - tu vam je možda potreban softver za praćenje zaposlenika koji rade od kuće . Ne samo zbog produktivnosti, već i zato što analitika može pomoći u prepoznavanju uskih grla u procesima ili korištenja zastarjelih aplikacija od strane tima.

5. Zatvaranje
Zatvaranje projekta jednako je važno kao i početak. Također se naziva i "follow-up" faza, otprilike u to vrijeme je završen projekt spreman za objavljivanje. Ovdje je glavni fokus na puštanju i isporuci proizvoda.

Od ključnog je značaja za voditelja projekta da procijeni životni vijek projekta od početka do kraja prema:

1. Ispitivanje uspješnosti projekta
   Je li svaka momčad postigla svoje ciljeve i oznake? Je li projekt ostvaren u okviru proračuna i vremenskih rokova? Je li projekt riješio problem? Rješavanje ovih pitanja i više pomoći u procjeni je li projekt bio uspješan.
2. Gledajući performanse tima
   Učinak članova tima može se dodatno analizirati pojedinačno kako bi se procijenio uspjeh unutar grupe. Provjere kvalitete, KPI -ji i mrežni sastanci omogućuju jasniji uvid u izvedbu.
3. Procjena i dokumentiranje zatvaranja projekta
   Temeljna prezentacija koja sastavlja popratne dokumente koji prikazuju rast projekta od ideje do isporuke osigurava odgovarajući završetak za klijente i dionike.
4. Traženje recenzija
   Konačna ocjena projekta pruža bliži pogled na prednosti i slabosti, od početka do kraja. Pronađite uvide i naučite lekcije za sljedeći put.
5. Prekoračenje proračuna
   Mogućnost uočavanja proračunskih gubitaka, kao i netaknutih resursa, omogućuje bolje razumijevanje uspjeha (ili neuspjeha) i pomaže u upravljanju rasipanjem.

Neke točke za razgovor na mreži uključuju:

• Što su projekt nosili sa sobom?
• Koje su mogućnosti za rast? Poboljšanje
• Koje su neke dobre i loše strane izložene u procesu?

Neka FreeConference.com vašoj tvrtki pruži jasnu i učinkovitu platformu za video konferencije za upravljanje projektima, potrebnu za stvaranje kohezije i centralizacije za sve aspekte upravljanja projektima. Uz široku ponudu značajki, jednostavne integracije i visokokvalitetne video i audio mogućnosti, možete očekivati ​​da će se o vašem projektu temeljito komunicirati i surađivati.