Održavanje redovitih sastanaka ili konferencijskih poziva važno je za izgradnju odnosa i postizanje zajedničkih ciljeva. No, nitko ne voli biti uvučen u sastanke koji se odugovlače, ali postižu malo. Ne samo da održavanje ovakvih sastanaka može izgubiti vrijeme i omesti produktivnost, previše ovih vrsta poziva može uzrokovati da pozvani ne shvate zakazane sastanke ozbiljno. U današnjem ćemo blogu pregledati neke savjete o tome kako voditi konferencijski poziv koji je produktivniji i oduzima manje vremena.
Bez obzira pokušavate li skratiti sastanke ili jednostavno želite osigurati da se tijekom konferencije riješe sve vaše stavke dnevnog reda, mala priprema zajedno s besplatnim softverom za konferencijske pozive može vam pomoći da sastanci budu na temi i na vrijeme.
Umjesto održavanja sastanka, zašto jednostavno ne pošaljete masovnu e-poštu ili poruku za grupni chat?
Naravno, e-poruke, IM-ovi i tekstualne poruke su laki - ne zahtijevaju zakazivanje i ljudi mogu odgovoriti na njih kada im odgovara. Neke situacije, međutim, zahtijevaju više interakcije uživo
(bez igre riječi). Telefon i video konferencijski pozivi ne samo da pomažu u izgradnji osobnih veza između udaljenih sudionika, već mogu biti učinkovitije u smislu olakšavanja rasprava u stvarnom vremenu. Sljedeća najbolja stvar za osobni sastanak, dobro vođen telefonski ili video sastanak, omogućuje puno više da se kaže za puno manje vremena.
Uostalom, tko želi čitati niz e-poruka dugu stranicu?
Ključ za vođenje uspješnog konferencijskog poziva počinje s pripremom — poznavanje pravilnog pokretanja konferencijskog poziva znatno će olakšati kontrolu i upravljanje nakon što započne. Iako je postavljanje konferencijskog poziva ili video konferencije iznimno jednostavno, uvijek je dobro unaprijed se upoznati s osnovama, kao što je definiranje jasne svrhe vaše konferencije, znanje kako dobiti broj konferencijskog poziva i kako birati konferencijski poziv.
Jedan od najvažnijih koraka za pripremu za uspješan konferencijski poziv je sastavljanje dnevnog reda. Iako jasan dnevni red ne mora nužno diktirati svaku minutu rasprave tijekom vašeg poziva, trebao bi biti dovoljno detaljan da posluži kao smjernica za ono što namjeravate riješiti. Ako namjeravate, na primjer, održati konferencijski poziv sat vremena, možda biste željeli odvojiti 15 minuta za raspravu o četiri različite teme. Naravno, vrijeme za svaku točku dnevnog reda varirat će ovisno o broju točaka o kojima ćete raspravljati i broju sudionika koje očekujete. Korištenje dostupnog besplatnog softvera za konferencije izvrstan je način za praćenje vremena jer mnoge takve usluge imaju mrežna sučelja sa satovima ili mjeračima vremena koji počinju raditi na početku vašeg poziva.
Zahvaljujući raznim besplatnim rješenjima za konferencije, nikada nije bilo lakše dobiti namjensku konferencijsku liniju. Nakon što kreirate besplatni račun, većina usluga dodijelit će vam broj za uključivanje u konferenciju i jedinstveni pristupni kod koji možete koristiti za pozivanje vaše konferencijske linije u bilo koje vrijeme. Mnogi također nude i premium besplatne i međunarodne brojeve za uključivanje.
Evo kompliciranog dijela... šalim se! Za poziv u konferenciju, sudionici će jednostavno nazvati navedeni broj za biranje i, kada se to od vas zatraži, unijeti pristupni kod dodijeljen konferencijskoj liniji. Budući da je pristupni kod svake konferencijske linije jedinstven, pristupni kod koji sudionici unesu će odrediti tko ulazi (ili ne ulazi) u vaš poziv!
Osigurati da vaša konferencijska konferencija prođe glatko jednostavno je kao označiti kućice. Kontrolna lista za sastanke FreeConference vaš je vodič za planiranje i održavanje uspješnih telefonskih konferencija i web sastanaka.
Bez obzira jeste li domaćin sastanka osobno, telefonom ili putem videokonferencije, mnogi od istih imperativa upravljanja sastancima i dalje vrijede - poput postavljanja definiranog dnevnog reda, pozivanja svih odgovarajućih osoba i svođenja nebitnih razgovora na minimum. Jedna prednost telefonskih i web konferencija u odnosu na sastanke uživo jest razina kontrole koja se pruža moderatoru konferencije. Znati kako učinkovito voditi konferencijski poziv znači znati kako koristiti te kontrole.
Kontrole moderatora konferencije omogućuju voditelju sastanka da odredi tko se može, a tko ne može čuti tijekom konferencijskog poziva. Osim promjenjivih postavki konferencije, većina besplatnih softverskih usluga za konferencijske pozive omogućuje moderatorima kontrolu konferencija putem naredbi na telefonskoj tipkovnici i kontrola na mrežnoj nadzornoj ploči. Značajke mrežne nadzorne ploče, kao što je aktivni govornik , omogućuju moderatorima da prate tko govori i sudjeluje tijekom poziva. Omogućavanjem moderatorima da utišaju (potencijalno) ometajuće sudionike, lakše je održavati sastanke na pravom putu i obuzdati nebitne razgovore.
Iako bi se organiziranje konferencije moglo činiti zastrašujućim, uspješan poziv vrlo je jednostavan s obzirom na prave alate i malo znanja. Ako imate bilo kakvih pitanja ili nedoumica, uvijek možete posjetiti Stranica za podršku FreeConference da stupite u kontakt sa stručnjakom za konferencije!
Pioniri tehnologije besplatnih konferencijskih poziva, FreeConference.com i njihov tim stručnjaka ovdje su kako bi vam pomogli da savladate umjetnost uspješnog konferencijskog poziva. Samo nekoliko klikova mišem možete biti na putu da organizirate vlastite konferencijske pozive i online sastanke. Prijavite se već danas!
Izradite svoj FreeConference.com račun i ostvarite pristup svemu što vam je potrebno za brz početak rada vašeg poslovanja ili organizacije, kao što su dijeljenje videa i zaslona , zakazivanje poziva , automatizirane pozivnice putem e-pošte, podsjetnici i još mnogo toga.
