Mi kao populacija poduzeli smo mnoga istraživanja u posljednje vrijeme, u nastojanju da otkrijemo zašto sastanci funkcioniraju - ili ne.
Često smo ih etiketirali kao neučinkovitu tradiciju; obično se smatra gubljenjem vremena (osim ako su ljudi zapravo došli pripremljeni) i sigurno je pretpostaviti da smo svi na barem jedan sastanak došli nepripremljeni. Pa što daje? Zašto je tako teško brinuti o sastancima? Zašto je njima tako teško upravljati? Zašto ih stalno imamo?
Korištenje softvera FreeConference znači da ste odabrali u potpunosti iskoristiti neke od vodećih svjetskih tehnologija virtualnih konferencija i da ste to učinili na nema dodatnih troškova poslovanja. Međutim, pri odabiru usluge Freemium također znate da neke tvrtke ostavljaju mnogo da se požele.
Na vašu sreću, pristupačna priroda nadogradnje softvera FreeConference znači da ne morate žrtvovati svoju životnu ušteđevinu da biste pristupili kvaliteti, vrhunskim značajkama ili korisnim nadogradnjama.
Znamo da vjerojatno već želite izaći sa svojih sastanaka. Oni se ne vode uvijek na pametan način. Ali jeste li razmišljali da od njih pokušate dobiti više?
Lako se umoriti kad određene studije navedite da vam sastanci oduzimaju otprilike trećinu vremena, ali neki sastanci su važni - zato ih održavamo.
Budući da je zajedništvo ključno za suradnju, a nijedan se posao ne gradi sam, FreeConference razvija neke impresivne značajke koje žele poboljšati način na koji komuniciramo s našim kolegama i našim podacima. Glavni problemi kojima se bavimo su pitanja vremena, jasnoće, kontinuiteta i odgovornosti.
Ako ste ikada morali sjediti kroz beskonačni sastanak, vjerojatno ste imali vremena smisliti načine na koje biste to učinili drugačije. Sastanke, ako su loše planirani, teško je posredovati bez konciznih planova; donošenje odluka postaje zamućeno usredsređenom raspravom i nedostatkom informiranog sudjelovanja. Osmišljavanje učinkovite agende jedan je od načina na koji se može iskoristiti moć snažnog tima, jer pruža i potrebnu strukturu i informativan sadržaj kako bi se stvari pravilno izvršile.
Bez obzira na to je li vaš sastanak dnevni, tjedni ili tromjesečni, nužnost jakog vremenskog okvira ključna je za održavanje učinkovitosti, u velikim i malim skupinama. Dolje su navedeni neki važni čimbenici koje treba imati na umu pri izradi dnevnog reda za vaše sastanke. Uzmite u obzir sljedeće:
Jeste li odabrali temu koja uključuje tim kojem se obraćate? Većina ljudi želi razgovarati o stvarima koje ih izravno pogađaju. Rasprava o pitanjima koja uključuju različite odjele dobra je stvar za iznijeti na sastancima za koje su sredstva dodijeljena isključivo grupne rasprave. Budući da se većina organizacija napaja putem a
osjećaj međuovisnosti ureda, internim odjelima često je potrebno vrijeme za sastanke kako bi koordinirali i konsolidirali svoje napore.
S obzirom na angažman tima u onome o čemu se raspravlja, također vam omogućuje da svoj dnevni red prilagodite svojoj publici i povećate sudjelovanje publike.
Kad sastavljate dnevni red, zapitajte se: utječe li to na ljude kojima se obraćam?
Korištenje buzzwords -a kao ključnih tema može ostaviti prostor profesionalcima u nedoumici: najavite li uspješno predstavljanje novog proizvoda na dnevnom redu pod “Good Stuff We Did Nedavno”, vjerojatno ćete biti jedini na toj stranici. Nevjerojatno je teško posredovati u raspravi ako ljudi nisu jasni po pitanju teme, a kamoli da se za nju mogu učinkovito pripremiti.
Korištenje izjava pitanja za iznošenje točaka na sastanku izvrstan je način da se uvjerite da rasprava zapravo rješava problem koji se predstavlja. Koristeći kao primjer naše hipotetičko uspješno lansiranje proizvoda, razmislite o ovome: Što je dobro funkcioniralo za to lansiranje? Koja smo tržišta otvorili ovim uspjehom? Odakle ćemo to uzeti odavde?
Kad sastavljate teme za sastanke, zapitajte se, Koje odgovore tražim? Koje nam pitanje najbolje pomaže da dođemo do toga?
Ljudi se mogu uznemiriti kad shvate da traženje njihovog doprinosa ne jamči da će oni imati bilo kakvu riječ u konačnom procesu donošenja odluka. Važno je kategorizirati svaku raspravu na temelju onoga što tražite od svoje publike. Grupi razjasnite što očekujete od njihovih odgovora. Pristup temeljen na pitanjima pomaže vam da izvučete korisnije odgovore od svog tima, ali također može dovesti do frustracije ako na bilo koji način zavaravate o tome za što se ti odgovori koriste.
Ako se sastanak održava kako biste mogli prikupiti podatke za donošenje veće odluke, to obavijestite. Ako vam treba zvučna ploča za novu ideju, navedite to u dnevnom redu. Ako tražite konsenzus do kraja sastanka, zapišite to i jasno dajte do znanja da je krajnji cilj rasprave odlučiti o nečemu. Na ovaj način izbjegavate da vas zastrane spora među članovima vašeg tima koji mogu imati predodžbe o autoritetu koji nemaju težinu na ovom sastanku.
Kad navodite očekivanja za sastanke, zapitajte se, Tražim li ulaz, informacije ili konačnu odluku?
Ovo je pitanje dvoličan poduhvat jer pravovremenost vašeg dnevnog reda može odrediti razinu pripreme koju članovi vašeg tima postižu. Što im prije dostavite dnevni red, prije možete očekivati da će razmotriti elemente njegovih diskurzivnih točaka i spremiti se dati vam svoj doprinos ili prikupiti informacije kako bi s vama donijeli informiranu odluku. Važno je unaprijediti svoj tim pri donošenju važnih odluka ili sastanaka koji uključuju pripremu, jer želite maksimalno povećati vrijeme sa svim uključenim stranama, a pokušaj informiranja ljudi dok drugi koji su se pripremili sjajan je način da ostavite svoj tim frustriranim i neskladnim. 
Kad timu objavite dnevni red sastanka, zapitajte se, Da sam upravo dobio ovaj dnevni red, bih li i sam bio spreman za taj sastanak na vrijeme?
Teško je držati veliku grupu ljudi na temi. Gotovo je nemoguće držati ih prema rasporedu. Iz tog razloga, važno je uključiti vremensku komponentu u dizajn dnevnog reda sastanka. Svaki dio/pitanje/dio teme trebao bi biti jasno ocrtan u vremenskom okviru. Ovaj vremenski okvir trebao bi dodijeliti odgovarajuću količinu vremena za raspravu, reviziju i zaključivanje. Ovo je važno istaknuti prije sastanka: često ćete na kraju čuti da je za određena pitanja potrebno više vremena na odboru ili bi se mogli značajno smanjiti.
Prilikom određivanja vremenskih intervala za svaki dio dnevnog reda sastanka, zapitajte se, Kako se naše vrijeme najbolje koristi? Hoće li njihove povratne informacije otvoriti dijalog koji zaslužuje daljnju raspravu? Koliko dugo želim potrošiti na ovu stavku?
Obrada vašeg dnevnog reda ima više veze sa koracima koji su uključeni u proces svih stavki na sastanku. Nabraja razine rasprave tijekom kojih pokušavate dovršiti zadatak. Dogovaranje o načinima na koji će se pitanja obrađivati povećava učinkovitost vašeg sastanka. Ako ne navedete način na koji želite da tim riješi svaki problem, neki članovi mogu biti omesti definirajući problem, dok neki možda raspravljaju o njegovoj važnosti za njih: nitko se na kraju ne usredotočuje na identificiranje ili procjenu bilo kakvih rješenja .
Postupak rješavanja stavke trebao bi se pojaviti na pisanom dnevnom redu koji ćete dostaviti. Kad dođete do te stavke tijekom sastanka, objasnite postupak potreban za postizanje dogovora i tražite navedeni sporazum.
Prilikom prvog određivanja ovog procesa u svom dnevnom redu, zapitajte se, Kako želim voditi ovu raspravu? Želim li čuti pojedince ili timove? Želim li jednoglasno glasovanje, opcije glasovanja ili raspravu? Kako mogu utvrditi je li problem riješen? Kako meni izgleda idealan sastanak?
Ovo može biti najvažniji dio stvaranja bilo kojeg dnevnog reda- razumijevanje da su oni uvijek u procesu promjena. Nijedan plan nije imun na ludost vremena, neočekivana kašnjenja, dane bolovanja ili nazadovanje. Iz tog razloga važno je biti podložan promjenama. Prioriteti dnevnog reda nesumnjivo će se promijeniti kako se datum približava i stvari postaju sve jače u stvarnom vremenu. Kako projekti napreduju, tim napreduje, a time i ciljevi programa. Prva točka svakog dobrog dnevnog reda je „urediti i promijeniti prioritete današnjeg dnevnog reda“. Ova stavka rasporeda najbolji je način da se uvjerite da je vaš tim u skladu sa onim o čemu se raspravlja, zašto, koliko dugo i s kojim očekivanjima na dan.
Prilikom stvaranja dnevnog reda za bilo koji sastanak, zapitajte se, Ima li ovdje prostora za raspravu? Kako mogu najbolje upravljati onim što ne mogu planirati? Kako držati svoju raspravu u središtu?
Ovo je važna stavka koju ćete uključiti u svoj dnevni red. To dovoljno govori o vašem vodstvu kako biste mogli obustaviti hitnost sastanka kako biste sa svojim timom razgovarali o elementima uspjeha. Od vitalnog je značaja da svi osjete da je njihov rad cijenjen, unatoč vremenskim ograničenjima, zastojima, preprekama i izazovima. Trebalo bi se pozabaviti dobro obavljenim poslom, a iskoristiti nekoliko trenutaka na sastanku da čestitate svom timu na onome što je dobro funkcioniralo odličan je način za održavanje morala i njegovanje poticajnog radnog okruženja.
Ovo je manja, ali jednako važna kategorija. To služi kao podsjetnik vašem timu da uvijek postoji prostor za poboljšanja. Bilo da ste imali problema s pravovremenošću, dinamikom unutarnjeg ureda ili ste jednostavno imali težak tjedan na tržištu, pobrinite se da vaš tim u svakom trenutku bude svjestan onoga što se od njih očekuje. Stavljanje šalice kave u perilicu posuđa mali je, ali važan dio brige o uredskom okruženju, i koliko god se činilo beznačajnim, spominjanje toga kao dijela vašeg sastanka pojačava važnost dosljednosti.
Bez obzira jeste li čuli za fenomen parkirališta ili ne, definitivno ste koristili njegove osnovne koncepte. U biti djeluje kao zvučna ploča za sve ideje koje se ne mogu odmah riješiti u trenutnom okruženju za sastanke. Svi novi projekti, ideje, upiti i pitanja mogu se "parkirati" u parceli i označiti kao točke rasprave za buduće sastanke. To također znači da uvijek imate skladišnu jedinicu punu ideja na koje se možete vratiti, ako imate dodatnih nekoliko minuta na kraju sastanka. Parkiralište je izvrstan način da ostanete na zadatku, na pravom putu i evidentirani.
Općenito, najvažnija stvar koju treba zapamtiti pri izradi dnevnog reda je da uvijek radite zajedno na postizanju zajedničkog cilja. Trebali biste nastojati svoju raspravu učiniti kohezivnom, uključivom, kreativnom i produktivnom. Teško je postići sve ocjene, ali ako imate mjesto za to na dnevnom redu, možda ćete stići na vrijeme.
FreeConference.com izvorni besplatni pružatelj usluga konferencijskih poziva koji vam daje slobodu izbora načina povezivanja sa sastankom bilo gdje, bilo kada i bez obveze.
Otvorite besplatni račun već danas i doživite besplatne telekonferencije, video zapise bez preuzimanja, dijeljenje zaslona, web konferencije i još mnogo toga.
Nedjelja je poslijepodne, a grupa prijatelja prijavljuje se na svoj rutinski zakazani online web sastanak. Sastaju se jednom tjedno kako bi razgovarali o životu; ponekad o poslu; postaju pričljivi kada razgovaraju s poznatim licima koja se rijetko viđaju.
Ovi prijatelji su otišli svojim putem - jedan je otišao u financije, drugi u programiranje, a nekolicina je otišla u VC, nadajući se da će pronaći sljedeću veliku stvar. Bila je nedjelja poslijepodne; to je bila rutina online web sastanak; ali ovaj put se nešto osjećalo drugačije. (više…)
