Mi kao populacija poduzeli smo mnoga istraživanja u posljednje vrijeme, u nastojanju da otkrijemo zašto sastanci funkcioniraju - ili ne.
Često smo ih etiketirali kao neučinkovitu tradiciju; obično se smatra gubljenjem vremena (osim ako su ljudi zapravo došli pripremljeni) i sigurno je pretpostaviti da smo svi na barem jedan sastanak došli nepripremljeni. Pa što daje? Zašto je tako teško brinuti o sastancima? Zašto je njima tako teško upravljati? Zašto ih stalno imamo?
Većinom se pitanje neučinkovitih sastanaka vrti oko pojmova o angažman, priprema, komunikacija, konciznosti konkretan razvoj.
Teško je motivirati ljude kojima nije stalo do onoga o čemu se raspravlja.
Još je teže ići naprijed kada ljudi nemaju potrebne informacije.
Postaje izazovno voditi konstruktivne rasprave kada ljudi nisu na istoj stranici.
Gotovo je nemoguće napredovati kada ste zaglibljeni u svakodnevnim trivijalnostima, i jest sigurno nije lako postići ciljeve kada se projekti ne mogu završiti na vrijeme.
Dakle, kako najbolje ići naprijed?
Većina ljudi želi razgovarati o stvarima koje ih izravno utječu. Dobre stvari koje treba iznijeti tijekom sastanaka su rasprave o pitanjima koja uključuju različite odjele, budući da su resursi dodijeljeni isključivo u svrhu grupnih rasprava.
Odvojite vrijeme da razmislite utječe li ovo pitanje na tim kojem ćete se obratiti na sastanku. Bit će zahvalni na vašoj želji da ih uključite.
Važno je da svom timu date malo pozornosti pri donošenju važnih odluka ili sastanaka koji uključuju pripremu, jer želite maksimalno iskoristiti vrijeme sa svim uključenim stranama. Pokušaj informiranja ljudi dok drugi, koji su se pripremili, sjede i čekaju, odličan je način da ostavite svoj tim frustriranim i neskladnim.
Uzmite si vremena i razmislite o sljedećem: Ako ste primili poziv za sudjelovanje na ovom sastanku, biste li imali potrebne informacije za aktivno, informirano i konstruktivno sudjelovanje?
Ljudi ne mogu biti od pomoći ako ne znaju što tražite. Označite grupi što očekujete od njihovih odgovora. Pristup koji se temelji na pitanjima pomaže vam da od svog tima dobijete korisnije odgovore, ali samo ako znaju za što se njihovi odgovori koriste.
Dajte do znanja ako održavate sastanak kako biste mogli prikupiti doprinos za veću odluku. Ako vam je potrebna zvučna ploča za novu ideju, navedite to u dnevnom redu. Ako tražite konsenzus do kraja sastanka, zapišite to i jasno dajte do znanja da je krajnji cilj rasprave odlučivanje o nečemu.
Odvojite vrijeme da na početku sastanka navedete svoja očekivanja, kako bi svi znali zašto ste ih okupili.
Održavanje velike grupe ljudi na temi je izazov, dok je držati ih na rasporedu gotovo nemoguće. Iz tog razloga, važno je učinkovito upravljati svojim vremenom na svakom sastanku. To se može učiniti korištenjem a dobro napravljen dnevni red.
Navedite svaki dio/pitanje/temu unutar vremenskog okvira. Ovaj vremenski okvir trebao bi dodijeliti adeq
potrebno je vrijeme za raspravu, reviziju i zaključak. Ovo je važno naglasiti prije sastanka: često ćete na kraju ponovno čuti da je za određena pitanja potrebno više vremena na odboru ili bi se moglo značajno smanjiti.
Odvojite vrijeme i razmislite kako najbolje provesti vrijeme na ovom sastanku. Koliko vremena želite potrošiti na svaku temu rasprave? Hoće li ova rasprava oduzeti više vremena nego što je vrijedna?
Bez angažmana, pripreme, komunikacije i upravljanja vremenom male su šanse za procvat vašeg poslovanja. Vaši će sastanci lutati; frustrirat ćete svoje zaposlenike; vaši projekti će pasti i ostati na parkiralištu.
Važno je postaviti ciljeve i dosljedno ih težiti. Cijeli razlog zbog kojeg ljudi imaju sastanke je konsolidacija svojih napora na određenoj temi s ciljem da nešto postignu. Ne dopustite da povijest tmurnih sastanaka bude razlog zašto ne stignete tamo gdje biste željeli biti.
Odvojite si vremena za postavljanje ciljeva i često ih provjeravajte.
Ovdje na Freeconference, kada netko ne može održati sastanak, to je hitno. Nalazimo se na tržištu produktivnih sastanaka i želimo da maksimalno iskoristite vrijeme provedeno u suradnji, bilo na daljinu putem virtualne konferencije, ili osobno za stolom u dvorani za sastanke.
Bez obzira na to je li vaš posljednji sastanak bio učinkovit ili ne, ono što učiniti nakon njegovog završetka određuje koliko učinkovit može biti sljedeći sastanak. Naš savjet je da:
Napravite čvrst dnevni red sastanka.
Angažirajte ljude.
Pripremite svoje osoblje.
Prenesite svoje interese.
Postavite ciljeve i učinite ih zajedničkim.
Poštujte njihovo vrijeme.
I ne zaboravite, malo zahvalnosti ide daleko. Hvala im na angažmanu; zahvalite im na izdvojenom vremenu; hvala im na idejama.
Ne bismo bili nigdje da nije bilo suradnje. Nemojte dopustiti da vam zapisnici sastanka propadnu. Vratite se na stvaranje važnih sastanaka.
FreeConference.com izvorni besplatni pružatelj usluga konferencijskih poziva koji vam daje slobodu izbora načina povezivanja sa sastankom bilo gdje, bilo kada i bez obveze.
Otvorite besplatni račun već danas i doživite besplatne telekonferencije, video zapise bez preuzimanja, dijeljenje zaslona, web konferencije i još mnogo toga.
[Ninja_form id = 7]
Izradite svoj račun FreeConference.com i ostvarite pristup svemu što vam je potrebno za poslovanje ili organizaciju, poput videozapisa i Dijeljenje zaslona, Zakazivanje poziva, Automatske pozivnice e -poštom, podsjetnici, I više.
