Umjetnici, izvođači, obrtnici: slobodni ljudi poslovnog svijeta. Kako se do njih može doći?
U poslovnom svijetu prilagođenom velikim poduzećima može biti teško izdvojiti prostor u eteru za male tvrtke, poduzetnike i slobodnjake. Na sreću, World Wide Web postao je profesionalno središte za lončare, umjetnike na slikama, umjetnike na tekstilu, crtače lica, slikare lica, kipare, umjetnike performansa, plesače, pjevače i neograničene slobodne usluge, poput šetnje pasa ili košnje travnjaka. Problem je u tome što ti pojedinci i kolektivi nemaju uvijek gumb Kontaktirajte nas. (više…)
Mi kao populacija poduzeli smo mnoga istraživanja u posljednje vrijeme, u nastojanju da otkrijemo zašto sastanci funkcioniraju - ili ne.
Često smo ih etiketirali kao neučinkovitu tradiciju; obično se smatra gubljenjem vremena (osim ako su ljudi zapravo došli pripremljeni) i sigurno je pretpostaviti da smo svi na barem jedan sastanak došli nepripremljeni. Pa što daje? Zašto je tako teško brinuti o sastancima? Zašto je njima tako teško upravljati? Zašto ih stalno imamo?
Mnoga poduzeća ugradila su elemente umjetne inteligencije, kako da ostanu u tijeku s trenutnim trendovima, tako i da olakšaju svoje svakodnevne operacije. Ako ste ikada razgovarali s uslugom za automatizirane odgovore na mreži, imali ste interakciju s umjetnom inteligencijom. Ovi su razvoji pružili bezbroj prednosti onima koji ih koriste. Evo nekoliko avenija koje ste možda previđali.
Ako ste ikada morali sjediti kroz beskonačni sastanak, vjerojatno ste imali vremena smisliti načine na koje biste to učinili drugačije. Sastanke, ako su loše planirani, teško je posredovati bez konciznih planova; donošenje odluka postaje zamućeno usredsređenom raspravom i nedostatkom informiranog sudjelovanja. Osmišljavanje učinkovite agende jedan je od načina na koji se može iskoristiti moć snažnog tima, jer pruža i potrebnu strukturu i informativan sadržaj kako bi se stvari pravilno izvršile.
Bez obzira na to je li vaš sastanak dnevni, tjedni ili tromjesečni, nužnost jakog vremenskog okvira ključna je za održavanje učinkovitosti, u velikim i malim skupinama. Dolje su navedeni neki važni čimbenici koje treba imati na umu pri izradi dnevnog reda za vaše sastanke. Uzmite u obzir sljedeće:
Jeste li odabrali temu koja uključuje tim kojem se obraćate? Većina ljudi želi razgovarati o stvarima koje ih izravno pogađaju. Rasprava o pitanjima koja uključuju različite odjele dobra je stvar za iznijeti na sastancima za koje su sredstva dodijeljena isključivo grupne rasprave. Budući da se većina organizacija napaja putem a
osjećaj međuovisnosti ureda, internim odjelima često je potrebno vrijeme za sastanke kako bi koordinirali i konsolidirali svoje napore.
S obzirom na angažman tima u onome o čemu se raspravlja, također vam omogućuje da svoj dnevni red prilagodite svojoj publici i povećate sudjelovanje publike.
Kad sastavljate dnevni red, zapitajte se: utječe li to na ljude kojima se obraćam?
Korištenje buzzwords -a kao ključnih tema može ostaviti prostor profesionalcima u nedoumici: najavite li uspješno predstavljanje novog proizvoda na dnevnom redu pod “Good Stuff We Did Nedavno”, vjerojatno ćete biti jedini na toj stranici. Nevjerojatno je teško posredovati u raspravi ako ljudi nisu jasni po pitanju teme, a kamoli da se za nju mogu učinkovito pripremiti.
Korištenje izjava pitanja za iznošenje točaka na sastanku izvrstan je način da se uvjerite da rasprava zapravo rješava problem koji se predstavlja. Koristeći kao primjer naše hipotetičko uspješno lansiranje proizvoda, razmislite o ovome: Što je dobro funkcioniralo za to lansiranje? Koja smo tržišta otvorili ovim uspjehom? Odakle ćemo to uzeti odavde?
Kad sastavljate teme za sastanke, zapitajte se, Koje odgovore tražim? Koje nam pitanje najbolje pomaže da dođemo do toga?
Ljudi se mogu uznemiriti kad shvate da traženje njihovog doprinosa ne jamči da će oni imati bilo kakvu riječ u konačnom procesu donošenja odluka. Važno je kategorizirati svaku raspravu na temelju onoga što tražite od svoje publike. Grupi razjasnite što očekujete od njihovih odgovora. Pristup temeljen na pitanjima pomaže vam da izvučete korisnije odgovore od svog tima, ali također može dovesti do frustracije ako na bilo koji način zavaravate o tome za što se ti odgovori koriste.
Ako se sastanak održava kako biste mogli prikupiti podatke za donošenje veće odluke, to obavijestite. Ako vam treba zvučna ploča za novu ideju, navedite to u dnevnom redu. Ako tražite konsenzus do kraja sastanka, zapišite to i jasno dajte do znanja da je krajnji cilj rasprave odlučiti o nečemu. Na ovaj način izbjegavate da vas zastrane spora među članovima vašeg tima koji mogu imati predodžbe o autoritetu koji nemaju težinu na ovom sastanku.
Kad navodite očekivanja za sastanke, zapitajte se, Tražim li ulaz, informacije ili konačnu odluku?
Ovo je pitanje dvoličan poduhvat jer pravovremenost vašeg dnevnog reda može odrediti razinu pripreme koju članovi vašeg tima postižu. Što im prije dostavite dnevni red, prije možete očekivati da će razmotriti elemente njegovih diskurzivnih točaka i spremiti se dati vam svoj doprinos ili prikupiti informacije kako bi s vama donijeli informiranu odluku. Važno je unaprijediti svoj tim pri donošenju važnih odluka ili sastanaka koji uključuju pripremu, jer želite maksimalno povećati vrijeme sa svim uključenim stranama, a pokušaj informiranja ljudi dok drugi koji su se pripremili sjajan je način da ostavite svoj tim frustriranim i neskladnim. 
Kad timu objavite dnevni red sastanka, zapitajte se, Da sam upravo dobio ovaj dnevni red, bih li i sam bio spreman za taj sastanak na vrijeme?
Teško je držati veliku grupu ljudi na temi. Gotovo je nemoguće držati ih prema rasporedu. Iz tog razloga, važno je uključiti vremensku komponentu u dizajn dnevnog reda sastanka. Svaki dio/pitanje/dio teme trebao bi biti jasno ocrtan u vremenskom okviru. Ovaj vremenski okvir trebao bi dodijeliti odgovarajuću količinu vremena za raspravu, reviziju i zaključivanje. Ovo je važno istaknuti prije sastanka: često ćete na kraju čuti da je za određena pitanja potrebno više vremena na odboru ili bi se mogli značajno smanjiti.
Prilikom određivanja vremenskih intervala za svaki dio dnevnog reda sastanka, zapitajte se, Kako se naše vrijeme najbolje koristi? Hoće li njihove povratne informacije otvoriti dijalog koji zaslužuje daljnju raspravu? Koliko dugo želim potrošiti na ovu stavku?
Obrada vašeg dnevnog reda ima više veze sa koracima koji su uključeni u proces svih stavki na sastanku. Nabraja razine rasprave tijekom kojih pokušavate dovršiti zadatak. Dogovaranje o načinima na koji će se pitanja obrađivati povećava učinkovitost vašeg sastanka. Ako ne navedete način na koji želite da tim riješi svaki problem, neki članovi mogu biti omesti definirajući problem, dok neki možda raspravljaju o njegovoj važnosti za njih: nitko se na kraju ne usredotočuje na identificiranje ili procjenu bilo kakvih rješenja .
Postupak rješavanja stavke trebao bi se pojaviti na pisanom dnevnom redu koji ćete dostaviti. Kad dođete do te stavke tijekom sastanka, objasnite postupak potreban za postizanje dogovora i tražite navedeni sporazum.
Prilikom prvog određivanja ovog procesa u svom dnevnom redu, zapitajte se, Kako želim voditi ovu raspravu? Želim li čuti pojedince ili timove? Želim li jednoglasno glasovanje, opcije glasovanja ili raspravu? Kako mogu utvrditi je li problem riješen? Kako meni izgleda idealan sastanak?
Ovo može biti najvažniji dio stvaranja bilo kojeg dnevnog reda- razumijevanje da su oni uvijek u procesu promjena. Nijedan plan nije imun na ludost vremena, neočekivana kašnjenja, dane bolovanja ili nazadovanje. Iz tog razloga važno je biti podložan promjenama. Prioriteti dnevnog reda nesumnjivo će se promijeniti kako se datum približava i stvari postaju sve jače u stvarnom vremenu. Kako projekti napreduju, tim napreduje, a time i ciljevi programa. Prva točka svakog dobrog dnevnog reda je „urediti i promijeniti prioritete današnjeg dnevnog reda“. Ova stavka rasporeda najbolji je način da se uvjerite da je vaš tim u skladu sa onim o čemu se raspravlja, zašto, koliko dugo i s kojim očekivanjima na dan.
Prilikom stvaranja dnevnog reda za bilo koji sastanak, zapitajte se, Ima li ovdje prostora za raspravu? Kako mogu najbolje upravljati onim što ne mogu planirati? Kako držati svoju raspravu u središtu?
Ovo je važna stavka koju ćete uključiti u svoj dnevni red. To dovoljno govori o vašem vodstvu kako biste mogli obustaviti hitnost sastanka kako biste sa svojim timom razgovarali o elementima uspjeha. Od vitalnog je značaja da svi osjete da je njihov rad cijenjen, unatoč vremenskim ograničenjima, zastojima, preprekama i izazovima. Trebalo bi se pozabaviti dobro obavljenim poslom, a iskoristiti nekoliko trenutaka na sastanku da čestitate svom timu na onome što je dobro funkcioniralo odličan je način za održavanje morala i njegovanje poticajnog radnog okruženja.
Ovo je manja, ali jednako važna kategorija. To služi kao podsjetnik vašem timu da uvijek postoji prostor za poboljšanja. Bilo da ste imali problema s pravovremenošću, dinamikom unutarnjeg ureda ili ste jednostavno imali težak tjedan na tržištu, pobrinite se da vaš tim u svakom trenutku bude svjestan onoga što se od njih očekuje. Stavljanje šalice kave u perilicu posuđa mali je, ali važan dio brige o uredskom okruženju, i koliko god se činilo beznačajnim, spominjanje toga kao dijela vašeg sastanka pojačava važnost dosljednosti.
Bez obzira jeste li čuli za fenomen parkirališta ili ne, definitivno ste koristili njegove osnovne koncepte. U biti djeluje kao zvučna ploča za sve ideje koje se ne mogu odmah riješiti u trenutnom okruženju za sastanke. Svi novi projekti, ideje, upiti i pitanja mogu se "parkirati" u parceli i označiti kao točke rasprave za buduće sastanke. To također znači da uvijek imate skladišnu jedinicu punu ideja na koje se možete vratiti, ako imate dodatnih nekoliko minuta na kraju sastanka. Parkiralište je izvrstan način da ostanete na zadatku, na pravom putu i evidentirani.
Općenito, najvažnija stvar koju treba zapamtiti pri izradi dnevnog reda je da uvijek radite zajedno na postizanju zajedničkog cilja. Trebali biste nastojati svoju raspravu učiniti kohezivnom, uključivom, kreativnom i produktivnom. Teško je postići sve ocjene, ali ako imate mjesto za to na dnevnom redu, možda ćete stići na vrijeme.
FreeConference.com izvorni besplatni pružatelj usluga konferencijskih poziva koji vam daje slobodu izbora načina povezivanja sa sastankom bilo gdje, bilo kada i bez obveze.
Otvorite besplatni račun već danas i doživite besplatne telekonferencije, video zapise bez preuzimanja, dijeljenje zaslona, web konferencije i još mnogo toga.
Nedjelja je poslijepodne, a grupa prijatelja prijavljuje se na svoj rutinski zakazani online web sastanak. Sastaju se jednom tjedno kako bi razgovarali o životu; ponekad o poslu; postaju pričljivi kada razgovaraju s poznatim licima koja se rijetko viđaju.
Ovi prijatelji su otišli svojim putem - jedan je otišao u financije, drugi u programiranje, a nekolicina je otišla u VC, nadajući se da će pronaći sljedeću veliku stvar. Bila je nedjelja poslijepodne; to je bila rutina online web sastanak; ali ovaj put se nešto osjećalo drugačije. (više…)
Izgradnja osjećaja pripadnosti među globalno raspršenim timovima ključna je za suradnju u stvarnom vremenu.
Michael Tomasello, autor knjige "Zašto surađujemo", kroz niz je testova otkrio da djeca od najranije dobi pokušavaju pomoći drugima na način na koji mlade šimpanze to rijetko čine. Sva postignuća čovječanstva ovise o ovom biološkom porivu za suradnjom. No, iako nas vodi urođena potreba za suradnjom, možemo biti vrlo izbirljivi u pogledu toga s kim surađujemo.
Osjećaj pripadnosti od vitalnog je značaja za proces suradnje. Pojavom World Wide Weba i porastom zemljopisno raštrkanih timova nikada nije bilo teže izgraditi timsko okruženje. No, na sreću, nužnost je majka izuma, pa sada na tržištu postoji mnogo aplikacija osmišljenih da pomognu menadžerima da svakom od svojih zaposlenika daju osjećaj pripadnosti, čak i ako se zateknu u Timbuktuu.
Dopuštajući svakom članu vašeg tima priliku da doda svoja dva centa na popis obveza tvrtke zadržat će ih na mjestu vozača svoje sudbine. Izrada glavne liste zadataka također će izazvati interes za namjere drugih podružnica tvrtke, a zauzvrat će se izgraditi međusobno poštivanje pojedinačnih uloga koje svaki član organizacije ima. Dajte aplikaciji lajk Trello pokušaj.
Kako se sve više tvrtki seli na internet, lozinke postaju bitne koliko ih ima i u izobilju. Sasvim je vjerojatno da bi vaš ured u New Yorku mogao zahtijevati istu lozinku koju treba vašem timu u Hong Kongu. Kako biste svojim zaposlenicima uštedjeli beskonačnu (i manje sigurnu) zamjenu lozinki, isprobajte aplikaciju poput 1Password. 1Password upravitelj je lozinki koji vodi popis relevantnih lozinki koje se lako mogu podijeliti s onima kojima su potrebne, bez obzira na fizičku udaljenost.
TED Talk višegodišnji Dan Pink tvrdi da su tri stvari bitne za motivaciju: autonomija, majstorstvo i osjećaj svrhe. Aplikacija poput meneUčinjenoOvo rješava sve tri ove potrebe za timove koji ne dijele nužno isti prostor. iDoneThis automatski šalje svakom članu tima na kraju svog dana i pita: "Što ste danas učinili?". Svaki član tima odgovara i aplikacija stvara sažetak svakog postignuća. Time se rješava potreba za autonomijom slaveći napore pojedinca. Također omogućuje timu da zacrta svoje poboljšanje ili majstorstvo, te potvrđuje osjećaj svrhe tima dok gledaju sebe sve bliže svom krajnjem cilju. Ovo je bitno za one frustrirajuće dane kada se čini da se kraj velikom projektu ne nazire.
Mnogi menadžeri griješe i prijavljuju se timu samo kad nešto pođe po zlu. Bitno je da se javite s dobrim vijestima ili samo za prijateljski pozdrav. Uvijek držite otvorenu liniju komunikacije. Iskoristite svaku priliku za slavlje, bez obzira koliko naizgled beznačajno postignuće. Odaberite prikladno vrijeme (pomoću aplikacije Every Time Zone) u kojem će svaka podružnica vašeg tima uživati. Dostavite pizze ili kolače u svaki ured i postavite video prijenos uživo putem nove FreeConference.com - uskoro, tako da se svi možete zabavljati u stvarnom vremenu. Vizualna komunikacija, improvizirano druženje licem u lice i slavlje bitno su za izgradnju blisko povezanog tima.
Stvaranje emocionalnih veza među suradnicima ne samo da potiče suradnju, već vam pomaže i zadržati vrhunske talente. Vjerovali ili ne, novac nam nije primarni motivator. Ako se članovi vašeg osoblja vole, veća je vjerojatnost da će ostati na mjestu. Osjećaj pripadnosti uvijek će biti važniji od povišice. Aplikacije poput Hipchat ne samo da vašem timu omogućuju besprijekornu suradnju u stvarnom vremenu, već i pružaju mjesto na kojem članovi tima mogu zbijati šale i dijeliti mačke. Nikada ne podcjenjujte moć izgradnje tima dobre unutarnje šale.
