Kako funkcionira virtualni događaj?

Za uspješan, virtualni događaj velikog utjecaja, morat ćete uložiti malo vremena na planiranje i organizaciju. Zapravo, htjet ćete ga tretirati na isti način kao i bilo koji drugi događaj uživo. Ali nemojte dopustiti da vas to opterećuje. Uz rješenja za video konferencije na dohvat ruke, plus sve značajke koje su vam potrebne za sudjelovanje, prezentaciju i stvaranje dinamičnih sastanaka, možete bezbolno izvesti uspješan virtualni događaj.

Virtualni događaj je okupljanje koje se odvija online. To je mjesto gdje se okuplja grupa, zajednica ili publika kako bi komunicirali i podijelili iskustvo. Može biti društveno ili poslovno orijentirano. Možda je to konferencija, ili je možda mješavina virtualnog sada i osobnog kasnije. U svakom slučaju, događaj bi trebao izazvati osjećaj umrežavanja i zajednice. Uostalom, privlači istomišljenike da se povežu i razgovaraju o sličnim temama.

Pomoću virtualnog događaja možete okupiti publiku dok promovirate proizvod ili uslugu svoje tvrtke. To je win-win rješenje!

Dakle, kako funkcionira virtualni događaj? Pokretanje one koja uspješno pozicionira vaš proizvod ili uslugu u dobrom svjetlu, čini da se vaša publika osjeća dobrodošlo i pruža priliku za umrežavanje ili povezivanje, sve počinje s pouzdanim digitalnim alatima.

Hardverski zahtjevi: Najbolje je koristiti uređaj koji ima dovoljno velik zaslon da kartice ostaju otvorene. Pametni telefon je prikladan ako ste sudionik, ali kao domaćin, preporučljivo je koristiti prijenosno ili stolno računalo. Provjerite imate li mikrofon, kameru i zvučnike interno na svom uređaju ili ga možete nadograditi izvana.

Zahtjevi softvera: Trebat će vam video konferencija alat koji je jednostavan za korištenje, intuitivan i ne zahtijeva opremu ili komplicirano postavljanje.

Nakon što pripremite svoje alate, ovisno o vrsti virtualnog događaja koji organizirate, morat ćete se plasirati na tržište i oglašavati kako biste privukli sudionike. Možete isprobati:

• Dobijanje putem društvenih mreža
• Slanje e-pošte vašim kontaktima
• Hosting Facebook Live događaja za podizanje svijesti
• Izrada plaćenog sadržaja

Očekujete dobar rezultat? Onda ne zaboravite na moć dobrog marketinga. Ako vaša poruka nije ciljana i promovirana, riskirate lošu posjećenost. Kada uspijete doći do ciljane publike, morate pružiti uzbudljiv i privlačan sadržaj. Sadržaj je ipak kralj!

Što ste planirali? Razmislite o nekim aktivnostima koje želite uključiti u izgled vašeg događaja kao što su posebni gosti, voditelji, motivacijski govori, meditacija, gamifikacija, natjecanja, videi itd.

Budući da sudionici neće zauzimati fizički prostor, na vama je da formulirate kako želite postaviti svoj virtualni prostor. Odlučite koliko je interakcija izvediva ili koliko ćete biti okrenuti naprijed. Hoće li biti sesija pitanja i odgovora ili anketa? Što mislite o prezentacijama, glavnim govornicima, sobama za razgovor i odvojenim sobama ili drugim načinima interakcije? Ovisno o vrsti virtualnog događaja koji imate na umu, vaša struktura će se oblikovati kako bi podržala ono što želite reći i kako to želite reći.

Postoje 4 glavne vrste virtualnih događaja koji uključuju:

1. Webinari
   Koristi se za zadržavanje pažnje otprilike sat do dva sata, a webinar pruža priliku sudionicima iz cijelog svijeta da se pridruže i upijaju sadržaj izlagača. Virtualni događaji usmjereni na webinar su edukativni, obično su jednokratni i obično su dobro posjećeni jer su niša i informativni. Mogu biti unaprijed snimljeni ili uživo, a savršeni su za interni i vanjski trening.
2. Virtualne konferencije
   S fokusom na događaje uživo, virtualna konferencija je dinamičnija. To je ono što bi bila normalna konferencija osim što se održava na internetu. Uključuju sadržaj za više sesija (prostorije za odmor, sesije, prezentacije i govornici koji se odvijaju istovremeno) gdje polaznik može izgraditi vlastiti plan puta i gledati uživo sada ili gledati snimljeni sadržaj kasnije.
3. Interni hibridni događaji
   Ti su događaji dijelom osobni, a dijelom virtualni. Na primjer, nije preporučljivo slati cijeli tim u stožer, ali nekoliko se može odabrati za odlazak, dok se ostali uklope virtualno. Ova vrsta virtualnog događaja radi za tvrtke koje žele okupiti zaposlenike u različitim zemljama, kontinentima i uredima. Savršeno za lansiranje proizvoda, druženje u tvrtki, razvoj poslovanja, usavršavanje, orijentaciju na nova zapošljavanja itd.
4. Vanjski hibridni događaji
   Za one izvan organizacije, vanjski hibridni događaj omogućuje onima koji nisu u mogućnosti otputovati na događaj da i dalje virtualno prisustvuju. Ti događaji mogu biti, na primjer, korisničke ili industrijske konferencije ili „dani otkrića“ za franšize. Oni također zahtijevaju mnogo više planiranja, proizvodnje i finoće.

Ako želite da vaš virtualni događaj bude postavljen za uspjeh, uključite sljedeće komponente koje morate imati:

• Web stranica događaja s jasnim i detaljnim informacijama
• E-poruke za registraciju događaja i potvrdu
• Prezentacijski sadržaj uživo (govornici, posebni gosti, prezentacije itd.)
• Uživo, jednosmjerni audio video
• Vrijeme za pitanja i odgovore
• Interakcija s chatboxom
• Snimljeni sadržaj
• Ankete za povratne informacije

Evo nekoliko stvari koje trebate i ne treba učiniti za organiziranje virtualnog događaja koji vam donosi veliku posjećenost i čini da se sudionici osjećaju kao da je njihovo vrijeme dobro potrošeno:

Nemojte izgubiti publiku
Održavajte dinamičan tijek tako da vaša publika bude angažirana. Postavljajte pitanja i dobivajte odgovore u okviru za razgovor. Privucite ljude koristeći kratke oznake na slajdovima dok govorite kroz svoju prezentaciju. Uključite privlačne vizuale i koristite virtualne salone za poticanje umrežavanja i kolaboracija.

Nemojte sužavati svoj utjecaj
Javno ili privatno, osigurajte da poduzmete potrebne korake za stvaranje dodatnog sadržaja iz samog događaja. To može biti snimka iza kulisa, isječci voditelja ili highlight reel koji živi na društvenim mrežama.

Odaberite partnerstvo s pravom platformom
Upoznajte se s vrstama značajki videokonferencija koje želite uključiti i koja je najprikladnija, intuitivna i bezbolna tehnologija za korištenje kako biste mogli jasno i učinkovito komunicirati. Tražiti dijeljenje zaslona i prijenos uživo na YouTube mogućnosti, Na primjer.

Neka vam FreeConference.com pomogne osmisliti virtualni događaj koji će vas primijetiti. Istaknite svoju robnu marku uz besplatno rješenje za video konferencije kako biste svom proizvodu pružili izloženost koju tražite. Koristite širok raspon alata i značajki kako biste poboljšali svoju ponudu uz predstavljanje dinamične poruke.