Virtualni sastanak vjerojatno neće u potpunosti zamijeniti sastanke uživo, ali s brzim širenjem i razvojem tehnologija, tvrtke smanjuju troškove održavanja virtualnih sastanaka dok su članovi tima geografski udaljeni. Iako učinkoviti sastanci uglavnom slijede slične smjernice, virtualni rad u online sobi za sastanke može predstavljati jedinstven skup izazova -- evo 3 savjeta za održavanje najboljih virtualnih sastanaka.
To se može odnositi na sastanke općenito, ali virtualni sastanak može biti podložniji gubitku fokusa ili produktivnosti ako članovi tima samo čitaju tekst jedni drugima ili prvi put čuju o nekoj temi. Zadajte malo domaće zadaće i pobrinite se da se raspored rasporedi puno prije početka kako bi članovi tima prilagodili svoje mišljenje i razvili neki zamah ulazeći u virtualni konferencijski poziv.
Priprema također uključuje poznavanje tehničkih aspekata online sobe za sastanke . Pobrinite se da sastanak može započeti unatoč tehničkim poteškoćama i budite dovoljno snalažljivi da date savjet članovima tima koji imaju tehnička pitanja.
Bonton timskog sastanka važniji je u virtualnoj sobi za sastanke od normalnog sastanka. Evo nekih pravila koja se moraju primijeniti: zabraniti obavljanje više zadataka, ako članovi tima rade nešto drugo ili imaju sporedni razgovor dok sastanak počinje, čini konferencijski poziv beskorisnim. Dva načina pristupa ovom problemu su uključivanje i isključivanje videa te isključivanje zvuka nepotrebnih pozivatelja.
Dopustite svakom članu tima priliku da govori, fokusiranje je već teško održati na redovitom sastanku, bonton sastanka tima mora biti dodatno angažiran kada je riječ o virtualnom poslu ili je produktivnost ugrožena. Stvorite inkluzivno ozračje u kojem članovi tima slobodno govore bez straha od kritike ili prekida.
Obično, kad se osobni sastanak završi, članovi tima okupljaju se oko hladnjaka za vodu kako bi razgovarali o tome što im se sviđa, a što ne sviđa u vezi onoga što se dogodilo. To može biti nedostižno u videopozivima jer su sudionici fizički razdvojeni, ali važno je za tim da izgradi povjerenje i kemiju.
Postoje 2 načina da se tome pristupi: jedan je formalizirati ga; neka svi daju svoje povratne informacije o sastanku bez posljedica radi promicanja transparentnosti unutar tima. Drugi je neformalni pristup, jer većina priča o hladnijim vodama. Odjavite se kao moderator nakon sastanka i dopustite članovima tima da međusobno razgovaraju još 10 minuta. Nepovezani dijalog i povratne informacije mogu razviti radne odnose i poboljšati etiketu budućih sastanaka tima.
Izradite svoj FreeConference.com račun i ostvarite pristup svemu što vam je potrebno za brz početak rada vašeg poslovanja ili organizacije, kao što su dijeljenje videa i zaslona , zakazivanje poziva , automatizirane pozivnice putem e-pošte, podsjetnici i još mnogo toga.
