Hai 3 cousas na vida que son inevitables: a morte, os impostos e as reunións ...
Está ben ... quizais un pouco esaxerado alí, pero se algunha vez traballaches, é probable que estiveses nunha reunión. Aínda que a porcentaxe de reunións produtivas pode oscilar entre o 33 e o 70%, todos podemos coincidir en que preferiríamos estar reunións produtivas que os improdutivos. Un gran factor das reunións produtivas é o Funcións de encontro, que centran os deberes dos membros das reunións para garantir unha sesión eficaz, como postos similares a un equipo deportivo ou diferentes cociñeiros nunha cociña. Aquí tes 4 funcións principais de reunión que deberían asignarse a cada reunión.
"Non só formarei parte da reunión, senón que estarei alí dirixindo a reunión."
A posición máis importante na reunión ten 3 obrigacións diferentes: antes da conferencia, planificarían e coordinarían a axenda, o lugar, o equipo e os asistentes, xestionando todos os contratempos, reservas e emerxencias inesperadas.
Durante a conferencia, deberían dirixir as discusións para que sigan a axenda previamente distribuída e acordada. É responsabilidade do líder establecer roles de reunión e garantir a igualdade de oportunidades para todos os asistentes, crear un ambiente no que todos os asistentes se sintan cómodos contribuíndo a todos os talleres, así como a todos os intercambios de ideas e discusións. O líder tamén se encarga de calquera equipo como PowerPoints, Compartir pantalla, ou outros visuais.
Despois da reunión, o líder debe comunicar efectivamente cales son as conclusións e os seguintes pasos e asignar responsabilidades a todos os membros do equipo para evitar confusións e ineficacia.
Este papel de encontro rexistra os puntos clave que se fan durante a reunión. Serían especialmente efectivos se o fixesen idear a axenda xunto co líder para que non só estean familiarizados coa axenda, senón que tamén poden engadir a ela cando sexa necesario. A gravadora tamén distribúe a axenda previa á conferencia e distribúe as notas e conclusións despois.
Esta función de reunión axuda ao líder co tempo dedicado a cada tema da axenda. O cronometrador debe ter unha clara comprensión da axenda para guía a conversa para a reunión para seguir as franxas horarias asignadas dun xeito sutil. Lembrarían tamén a todos os participantes da reunión cando faltan 5-10 minutos no punto da orde do día actual para que os asistentes teñan un mellor indicador da xestión do tempo.
Ninguén quere ser o civil cando interpreta a mafia, pero o papel de participante xoga un papel importante no éxito da reunión. O deber principal dos participantes é contribuír ás discusións, xa sexan temas da axenda, de tormenta de ideas ou de planificación. Os participantes son as extensións do líder de moitos xeitos; deberían contribuír na medida do posible aos temas da axenda, crear un ambiente cómodo para que os demais poidan compartir as súas ideas e facer un seguimento do tempo asignado para que a reunión poida rematar axiña. Se o líder quedou curto na definición dos roles para os asistentes despois da reunión, pida que o aclare para evitar confusións.
Para mellorar a eficacia das reunións regulares, recomendo rotar os roles entre os diferentes membros do equipo. Unha vez que cada participante teña un sentido xeral e unha experiencia con cada un dos papeis, inspirará novas ideas de reunión, perspectivas e participación.
Crea a túa conta de FreeConference.com e obtén acceso a todo o que necesitas para que a túa empresa ou organización estea en marcha, como vídeo e Compartir en pantalla, Programación de chamadas, Invitacións de correo electrónico automáticas, recordatoriosE moito máis.
