Manter reunións regulares ou conferencias telefónicas é importante para construír relacións e acadar obxectivos compartidos. Dito isto, a ninguén lle gusta atraerse a reunións que se prolongan e seguen pero logran pouco. Non só as reunións deste tipo poden perder tempo e dificultar a produtividade, tamén moitos destes tipos de chamadas poden facer que os invitados non tomen en serio as súas reunións programadas. No blog de hoxe repasaremos algúns consellos sobre como levar a cabo unha reunión de conferencia que sexa máis produtiva e consiga menos tempo.
Tanto se estás a intentar que as reunións sexan máis curtas como si simplemente queres asegurarte de que todos os teus temas da axenda sexan abordados durante a túa conferencia, unha pequena preparación xunto cun software gratuíto de conferencia poden axudarche a manter as reunións puntuais e puntuais.
En vez de celebrar unha reunión, por que non só envías un correo electrónico masivo ou unha mensaxe de chat en grupo?
Por suposto, os correos electrónicos, mensaxes instantáneas e mensaxes de texto son sinxelos; non requiren ningunha programación e a xente pode responder a eles segundo a súa conveniencia. Non obstante, algunhas situacións requiren máis interacción en directo
(sen xogos de palabras). Teléfono e videoconferencias non só axuda a construír conexións persoais entre participantes remotos, senón que tamén pode ser máis eficaz en canto a facilitar as discusións en tempo real. A seguinte mellor cousa en reunirse en persoa, un teléfono ou videoconferencia ben xestionado permite dicir moito máis en moito menos tempo.
Ao final, quen quere ler a través dun fío de correos electrónicos de toda a páxina?
A clave para dirixir unha conferencia exitosa comeza coa preparación; saber como iniciar unha conferencia correctamente facilitará o seu control e xestión unha vez que comece. Aínda que configurar unha conferencia ou videoconferencia é moi sinxelo, sempre é bo familiarizarse con antelación cos conceptos básicos, como definir un propósito claro para a súa conferencia, saber como obter un número de conferencia e como marcar un teléfono. conferencia telefónica.
Un dos pasos máis importantes para prepararse para unha conferencia exitosa é esbozar unha axenda. Aínda que unha axenda clara non precisa necesariamente dictar cada minuto de discusión durante a súa chamada, debe ser o suficientemente detallada como para servir de guía para o que planea abordar. Se planea realizar unha conferencia por unha hora, por exemplo, pode asignar 15 minutos para discutir catro temas diferentes. Por suposto, o tempo para asignar a cada tema da axenda variará en función do número de temas a tratar e do número de participantes que prevé. Usar o software de conferencia gratuíto dispoñible é unha boa forma de controlar o tempo xa que moitos destes servizos contan con interfaces en liña con reloxos ou temporizadores que comezan a funcionar ao comezar a súa chamada.
Grazas ás distintas solucións de conferencia gratuítas, nunca foi máis fácil obter unha liña de conferencia dedicada. Despois de crear unha conta gratuíta, a maioría dos servizos asignaranlle un número de chamada de conferencia e un código de acceso único que se pode usar para chamar á súa liña de conferencia en calquera momento. Moitos tamén ofrecen gratuíto premium e números de marcación internacional tamén.
Aí vén a parte complicada ... só de broma! Para chamar a unha conferencia, os participantes simplemente chamarán ao número de marcación proporcionado e, cando se lle solicite, ingresarán o código de acceso asignado á liña de conferencia. Dado que o código de acceso de cada liña de conferencia é único, o código de acceso que ingresarán os participantes determinará quen accede (ou non) á súa chamada.
Asegurarse de que a súa conferencia funciona correctamente é tan sinxelo coma as caixas de verificación. O Lista de verificación da reunión FreeConference é a túa guía para planificar e celebrar con éxito conferencias telefónicas e reunións web.
Se está organizando unha reunión en persoa, por teléfono ou a través de videoconferencia, moitos dos mesmos cumprir os imperativos da xestión aínda se aplica, como establecer unha axenda definida, convidar a todas as persoas apropiadas e manter as conversas tanxenciais ao mínimo. Unha das vantaxes que teñen as conferencias telefónicas e web sobre as reunións presenciais é o nivel de control que ofrece o moderador da conferencia. Saber realizar unha conferencia de xeito eficaz significa saber utilizar estes controis.
Os controis do moderador de conferencia permiten ao líder da reunión determinar quen pode ou non ser escoitado durante unha conferencia. Ademais de axustes de conferencia modificables, a maioría dos servizos de software gratuítos para conferencias permiten aos moderadores controlar as súas conferencias mediante comandos do teclado telefónico e controis do panel de control en liña. Características do panel de control en liña, como altofalante activo, permita aos moderadores estar atentos a quen fala e participa durante unha chamada. Ao permitir aos moderadores silenciar aos participantes (potencialmente) perturbadores, é máis doado manter as reunións no camiño e frear as conversas tanxenciais.
Mentres organizar unha conferencia pode parecer intimidante, realizar unha chamada con éxito é moi sinxelo dadas as ferramentas axeitadas e un pouco de coñecemento. Se tes algunha dúbida ou dúbida, sempre podes visitar o Páxina de asistencia de FreeConference para poñerse en contacto cun experto en conferencias.
Os pioneiros da tecnoloxía de chamadas de conferencia gratuítas, FreeConference.com e o seu equipo de expertos están aquí para axudarche a dominar a arte da conferencia de éxito. Con só uns poucos clics de rato, podes estar no camiño de aloxar as túas propias conferencias e reunións en liña. Inscríbete hoxe!
Crea a túa conta de FreeConference.com e obtén acceso a todo o que necesitas para que a túa empresa ou organización estea en marcha, como vídeo e Compartir en pantalla, Programación de chamadas, Invitacións de correo electrónico automáticas, recordatoriosE moito máis.
