Les conférences téléphoniques sont une partie importante de la communication d'entreprise moderne, permettant aux équipes de collaborer et de rester connectées même lorsqu'elles ne sont pas au même endroit. Mais, soyons honnêtes, les conférences téléphoniques peuvent aussi être une source de frustration et de confusion. Pour vous assurer que vos conférences téléphoniques se déroulent sans heurts et efficacement, voici les 7 meilleures pratiques à suivre :

1. La conférence téléphonique commence à l'heure :

Il est important de respecter le temps de chacun, alors assurez-vous de commencer l'appel à l'heure convenue. Si c'est vous qui hébergez l'appel, envoyez un rappel quelques minutes à l'avance pour que tout le monde sache se connecter.

2. Créez un ordre du jour pour votre conférence téléphonique :

Avant l'appel, créez un ordre du jour et distribuez-le à tous les participants. Cela aidera tout le monde à rester sur la bonne voie et à savoir à quoi s'attendre de l'appel.

3. Présentez tout le monde à votre conférence téléphonique :

Au début de l'appel, prenez quelques minutes pour présenter tout le monde à l'appel. Cela aidera tout le monde à mettre des noms sur des visages et rendra l'appel plus personnel et engageant.

4. Utilisez des aides visuelles dans votre conférence téléphonique :

Si vous avez des diapositives ou d'autres aides visuelles, partagez-les pendant l'appel. Cela aidera tout le monde à rester concentré et engagé et rendra les informations plus faciles à comprendre. De nombreux fournisseurs de conférence téléphonique offrent partage d'écran, partage de documentsg, et un tableau blanc en ligne dans leurs portails en ligne ou vous pouvez envoyer des diapositives ou des PDF par e-mail avant votre appel.

5. Parlez clairement lors de vos conférences téléphoniques :

Assurez-vous de parler clairement et à un rythme constant pendant l'appel. Cela aidera tout le monde à comprendre ce que vous dites et évitera les malentendus.

6. Autorisez les questions et les discussions lors de vos conférences téléphoniques :

Encouragez la participation pendant l'appel en laissant du temps pour les questions et la discussion. Cela aidera tout le monde à rester engagé et garantira que des points importants ne soient pas manqués.

7. Assurez-vous que vos conférences téléphoniques se terminent à l'heure :

Tout comme il est important de démarrer l’appel à temps, il est tout aussi important de le terminer à temps. Si vous avez convenu d'une heure de fin, assurez-vous de terminer l'appel à ce moment-là. Dans le paysage des entreprises modernes, à distance réunions hybrides et les conférences téléphoniques sont devenues des outils de collaboration indispensables. Malgré des contretemps techniques occasionnels, ces rassemblements virtuels permettent des discussions et une prise de décision dynamiques au-delà des barrières géographiques.

En suivant ces 7 meilleures pratiques, vous pouvez vous assurer que vos conférences téléphoniques sont productives, efficaces et agréables pour toutes les personnes impliquées.

Si vous recherchez une plate-forme fiable et facile à utiliser pour vos conférences téléphoniques gratuites, ne cherchez pas plus loin que www.FreeConference.com. Avec une qualité audio cristalline, une interface conviviale et une variété de fonctionnalités pratiques telles que le partage d'écran et l'enregistrement des appels, www.FreeConference.com est la solution parfaite pour tous vos besoins de conférence téléphonique. De plus, son utilisation est entièrement gratuite, il n'y a donc aucune raison de ne pas l'essayer. Inscrivez-vous aujourd'hui et découvrez par vous-même la commodité et la simplicité de www.FreeConference.com.

Apporter des modifications de dernière minute à votre réunion est un jeu d'enfant avec FreeConference

Que vous ayez besoin de reprogrammer une réunion, d'inviter plus de participants ou d'annuler une conférence téléphonique programmée, vous pouvez tout faire rapidement et facilement depuis votre compte FreeConference.

Rappel : votre ligne de conférence est disponible 24h/7 et XNUMXj/XNUMX

Saviez-vous que vous et vos appelants pouvez utiliser vos informations de connexion à la conférence pour tenir un appel en visioconférence à toute heure? Planification de votre conférence téléphonique ou envoyer des invitations via notre système n'est pas nécessaire car votre ligne de conférence est disponible à tout moment. Fournissez simplement aux appelants votre numéro de conférence, votre code d'accès et l'heure à laquelle vous souhaitez qu'ils appellent ! Si vous souhaitez envoyer une conférence formelle Invitation de réunion ou modifier les détails de votre conférence programmée, vous pouvez le faire facilement en suivant les instructions ci-dessous :

Annuler / Reprogrammer une réunion ou inviter des participants

Pour apporter tout type de modifications à une réunion planifiée à venir :

1. Connectez-vous à votre compte FreeConference sur https://hello.freeconference.com/login
2. Cliquez sur l'onglet « À venir » sur le côté droit de la page « Démarrer une conférence ».
3. Recherchez la conférence à venir que vous souhaitez modifier et cliquez sur « Modifier » pour modifier les détails ou cliquez sur « Annuler » pour annuler votre conférence.
4. Suivez les instructions ci-dessous pour ajouter des participants ou reprogrammer une réunion.

Modifier l'heure de la conférence (reprogrammer une réunion)

Après avoir trouvé la conférence que vous souhaitez reprogrammer dans la section « à venir » et en cliquant sur « modifier » :

1. Recherchez les champs de date et d'heure dans la première fenêtre contextuelle qui apparaît et sélectionnez la nouvelle heure et la nouvelle date pour lesquelles vous souhaitez reprogrammer votre conférence.
2. Si vous ne modifiez aucun autre détail, cliquez dans les champs suivants sur le bouton « Suivant » dans le coin inférieur droit jusqu'à ce que vous atteigniez la section « Résumé ».
3. Confirmez les détails de votre conférence reprogrammée et cliquez sur « Planifier »
4. Vous avez reprogrammé votre réunion avec succès.

Tous les participants figurant sur la liste d'invitation recevront une notification par e-mail les informant de la nouvelle heure de la conférence.

Envoyer Supplémentaire Invitations

Pour envoyer des invitations automatisées supplémentaires via FreeConference :

1. Recherchez la conférence à venir et cliquez sur le bouton « Modifier » comme décrit ci-dessus.
2. Si vous ne modifiez pas l'heure de la conférence, cliquez sur le bouton « suivant » dans le coin inférieur droit du champ contextuel initial qui apparaît.
3. Dans la deuxième fenêtre sous « Participants », recherchez l'adresse e-mail du participant que vous souhaitez ajouter s'il est déjà répertorié dans votre carnet d'adresses ou commencez à saisir l'adresse e-mail dans le champ « À : ».
4. Cliquez sur le bouton vert « Ajouter » pour ajouter un nouveau participant à la liste d'invitation.
5. Cliquez sur les écrans suivants à l'aide du bouton « Suivant » en bas à droite.
6. Sur l'écran « Résumé », cliquez sur « Planifier »

Une fois que vous avez cliqué sur « Planifier », le(s) nouveau(x) participant(s) recevront une invitation automatique par e-mail pour votre conférence. Les participants existants ne recevront pas de deuxième invitation, sauf si d'autres détails ont changé, tels que le sujet, la date ou l'heure.
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Pour plus d'informations sur la modification d'une conférence programmée, vous pouvez également consulter notre article d'assistance Comment modifier mon appel programmé ? 

C'est si facile!

Commencez dès aujourd'hui avec votre propre ligne de conférence à la demande 24h/7 et XNUMXj/XNUMX !

Grâce aux progrès de la technologie des communications (principalement Internet), il est plus facile que jamais pour les personnes de différentes parties du monde de se connecter et de faire des affaires. Dans l'économie mondiale d'aujourd'hui, les conférences téléphoniques internationales sont courantes et très simples à mettre en place. Maintenant, avant de partir pour organiser votre prochaine conférence téléphonique internationale, voici 5 conseils sur l'étiquette des affaires internationales pour vous aider à vous assurer que votre appel se déroule sans heurts et avec succès.

1. Les différences de fuseau horaire sont essentielles lors de la planification d'une conférence téléphonique internationale.

Il est bon de pouvoir programmer une conférence téléphonique internationale à tout moment, mais cela ne veut pas dire qu'il est bon de programmer une conférence téléphonique internationale à tout moment. Lorsque vous planifiez une conférence téléphonique entre des parties dans différentes parties du monde, veillez à garder à l'esprit les différences de fuseau horaire afin que personne ne doive se lever à 2 heures du matin. Si vous organisez une réunion avec des clients payants, essayez de vous adapter à leur emploi du temps, même si cela signifie que vous finissez par appeler en dehors de vos heures de travail normales. Heureusement, nous avons notre propre outil de gestion des fuseaux horaires ici dans FreeConference.com cela permet de trouver facilement un moment approprié pour planifier des conférences téléphoniques entre des personnes dans des fuseaux horaires différents !

2. Fournissez aux appelants internationaux un numéro d'appel national (si possible).

Bien que votre connexion dédiée est pratique pour les appels de dernière minute, il serait bon de fournir à vos participants une liste de numéros d'appel afin qu'ils puissent en choisir un qui soit un numéro national pour eux afin qu'ils puissent éviter de payer des frais d'appels internationaux de leur opérateur. C'est l'un des conseils les plus importants sur l'étiquette des affaires ! En tant qu'invité de votre conférence téléphonique, je serais ravi d'appeler si vous franchissez cette étape supplémentaire et m'aidez à économiser de l'argent.

FreeConference fournit gratuitement et premium numéros d'appel internationaux pour plus de 50 pays dont les États-Unis, le Canada, le Royaume Uni, Allemagne, Australie, et plus. Consultez notre liste complète de numéros d'appel et de tarifs ici.

3. Apprenez quelque chose sur la culture de vos conférenciers internationaux.

Comme vous le savez peut-être déjà, les gens de diverses régions du monde ont tendance à s'exprimer différemment. S'il est normal d'être direct et franc dans certaines cultures, ce n'est pas le cas dans d'autres. Prendre le temps à l'avance de se renseigner sur certaines des normes culturelles de ceux avec qui vous parlerez peut aider à éviter tout malentendu potentiel et pourrait contribuer à une conférence téléphonique internationale plus réussie.

4. Appelez à temps (où que vous soyez).

A règle universelle des conseils sur l'étiquette des affaires est que vous ne devriez jamais faire attendre les autres. Nous vous recommandons d'être préparé et prêt pour votre appel au moins 5 à 10 minutes avant l'heure de début prévue de votre conférence. Alors que certaines cultures valorisent la ponctualité plus que d'autres, « mon temps est plus précieux que le vôtre » ne se traduit bien dans aucune langue.

Je peux vous dire de première main en tant que personne qui organise fréquemment des conférences téléphoniques internationales, l'excuse "Je suis dans un autre fuseau horaire" ne fonctionne pas.

5. Familiarisez-vous au préalable avec les paramètres et les fonctionnalités de la conférence téléphonique.

Les plates-formes de conférence téléphonique comme FreeConference sont faciles à utiliser et intuitives de par leur conception, mais c'est toujours une bonne idée de prendre quelques minutes pour se familiariser avec les différents Caractéristiques ainsi que contrôles du modérateur disponible. Cela peut vous aider à paraître mieux préparé lors de votre conférence téléphonique et peut vous éviter l'embarras potentiel d'avoir l'air de ne pas savoir ce que vous faites. Cela peut être gênant (et parfois embarrassant) de tâtonner les commandes au début de la conférence téléphonique.

En cas de doute, le site dédié de FreeConference.com Support à la clientèle L'équipe est toujours prête à vous aider et à un simple coup de fil ou par e-mail.

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Conseils pour les conférences téléphoniques dans un bureau à aire ouverte

Bien que destinés à faciliter la communication, les bureaux à aire ouverte peuvent parfois donner l'impression de faire autre chose que cela pour les personnes qui y tiennent des conférences téléphoniques. Dans le blog d'aujourd'hui, nous offrirons quelques conseils pour organiser plus efficacement des conférences téléphoniques et amélioration de la productivité dans les bureaux qui présentent des plans d'étage ouverts.

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Pourquoi la technologie des conférences téléphoniques est une aubaine pour la sensibilisation et la communication à but non lucratif

Que leur mission soit de faire connaître les enjeux sociaux, d'aider les membres défavorisés de leur communauté ou de changer les politiques publiques, organismes sans but lucratif sont attachés à leur cause. Pour être efficaces, les organisations à but non lucratif doivent s'appuyer sur leur capacité à communiquer avec des personnes à l'intérieur et à l'extérieur de leur organisation à diverses fins. Il s'agit notamment des efforts de collecte de fonds, de la sensibilisation du public, des événements bénévoles et bien d'autres. Grâce à conférence téléphonique gratuite services, médias sociaux et autres plateformes, il n'a jamais été aussi facile (ou moins coûteux) pour le personnel des organisations à but non lucratif de faire passer son message. Voici quelques-unes des façons dont la technologie des conférences téléphoniques les aide à le faire :

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Nous, en tant que population, avons entrepris de nombreuses études ces derniers temps, dans le but de découvrir pourquoi les réunions fonctionnent - ou ne fonctionnent pas.

Souvent, nous les qualifions de tradition inefficace ; généralement considéré comme une perte de temps (à moins que les gens ne se soient réellement préparés) et il est prudent de supposer que nous sommes tous venus à au moins une réunion sans préparation. Alors qu'est-ce qui donne ? Pourquoi les réunions sont-elles si difficiles à gérer ? Pourquoi sont-ils si difficiles à gérer ? Pourquoi continuons-nous à les avoir?

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Un marché en croissance

De nombreuses entreprises ont intégré des éléments d'intelligence artificielle, à la fois pour rester au courant des tendances actuelles et pour faciliter leurs opérations quotidiennes. Si vous avez déjà eu une conversation avec un service de réponse automatique en ligne, vous avez interagi avec l'intelligence artificielle. Ces développements ont fourni une myriade d'avantages à ceux qui les utilisent. Voici quelques pistes que vous avez peut-être négligées. 

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Etiquette de la conférence téléphonique : pendant que le règles non écrites de la conférence téléphonique ne sont certainement pas difficiles à suivre, il y a quelques mauvaises habitudes de téléconférence à connaître qui peuvent rendre dingues vos collègues (qu'ils vous le disent ou non). Bien que certaines de ces téléconférences non-non puissent sembler du bon sens (comme appeler en retard à une conférence), vous pourriez être surpris de la fréquence à laquelle certaines de ces mauvaises habitudes peuvent nuire à l'expérience globale d'une téléconférence pour toutes les personnes impliquées. Avec la nouvelle année qui approche à grands pas, nous avons pensé partager certaines de nos mauvaises habitudes de conférence téléphonique. (Voir plus ...)

Plus personne n'aime passer du temps et de l'argent à voyager pour des réunions. Respectez votre emploi du temps chargé et économisez de l'argent en utilisant des solutions d'appel de conférence gratuites pour communiquer avec vos collègues rapidement et efficacement.

1. Les conférences téléphoniques gratuites permettent à tout le monde de se parler directement avec clarté.

Les e-mails composés de texte ne parviennent souvent pas à transmettre la nuance d'une situation et perdent entièrement le ton de voix souhaité par l'orateur. Il y a un risque que l'e-mail n'atteigne pas les boîtes de réception des destinataires, vous devez donc utiliser le Vérificateur d'enregistrements SPF et prendre d'autres mesures de sécurité de messagerie.

Les conférences téléphoniques gratuites suivent souvent des développements qui nécessitent une réponse rapide, bien qu'un e-mail en rafale intitulé « URGENT » porte un certain degré de colère en un coup d'œil. Les dirigeants peuvent transmettre exactement ce dont ils ont besoin de chaque individu et définir l'ambiance pour le reste de l'entreprise.

2. Des conférences téléphoniques gratuites présentent tous les acteurs impliqués.

Cela contribue grandement à établir une communication latérale et des efforts de coopération entre des départements ou des divisions distincts d'une entreprise qui, autrement, fonctionnerait seule.

Chacun connaît les responsabilités attendues de soi et des autres. La réticence à travailler avec les autres peut être étouffée dans l'œuf dès le départ et des plans d'action clairs peuvent être établis. Personne n'a besoin de jouer au téléphone avec une douzaine d'autres personnes pour faire les choses de base.

3. Ne suivez plus jamais les e-mails en chaîne.

Les e-mails en chaîne prennent plus de temps à comprendre que la participation à une conférence téléphonique gratuite, et ils sont tout simplement ennuyeux. Vous avez à peine eu le temps de vous rattraper avant qu'une nouvelle réponse ne change la donne, ou que les gens répondent à leur rythme sans entrer dans le vif du sujet. Conférences téléphoniques gratuites mettre tout le monde sur la même page en même temps.

4. Les conférences téléphoniques gratuites offrent rapidité et commodité.

Vous n'avez pas besoin d'attendre une demi-heure dans une salle de réunion pour attendre un ou deux retardataires, et vous pouvez toujours faire d'autres travaux pendant que vous attendez si vous vraiment devez attendre une conférence téléphonique.

Vous pouvez travailler sur vos projets dans le confort de votre bureau ou même de chez vous jusqu'à ce que tout le monde soit prêt à partir. Les conférences téléphoniques permettent également aux personnes de participer dans un délai très court, en trouvant le juste équilibre entre rapidité et formalité.

De même, les gens peuvent se connecter à une conférence téléphonique de n'importe où tout en faisant à peu près n'importe quoi. Vous pouvez participer à la maison, au travail, à la salle de sport, lors d'une promenade ou même en conduisant si vous avez un casque pour votre voiture. Les conférences téléphoniques ne nécessitent pas que vous soyez dans un endroit précis à une heure précise. Tout le monde a un téléphone portable, une tablette, un ordinateur ou même un bon téléphone à l'ancienne à proximité en tout temps.

5. Les conférences téléphoniques gratuites éliminent la distance physique entre les voix.

L'élimination des frais de déplacement compte comme un avantage évident, oui, mais tous les participants peuvent être entendus lors d'une conférence téléphonique. Personne en particulier n'a été relégué au fond de la salle de réunion et personne n'a besoin d'élever la voix juste pour être entendu. Les conférences téléphoniques placent tout le monde à égale distance de la tête de table.

6. Les conférences téléphoniques gratuites ne se perdent pas dans le shuffle.

Les e-mails peuvent être ignorés, mais pas les appels. Les conférences téléphoniques nécessitent la présence vocale et auditive du participant. Les dirigeants et les employés à tous les niveaux peuvent être tenus responsables, et tout le monde peut être obligé de reconnaître le problème en question. La responsabilité de fournir des résultats à un chef d'entreprise et à ses collègues ajoute un niveau de pression des pairs qui met les retardataires en ligne avec le reste du groupe.

Voilà; solutions de conférence téléphonique résoudre plusieurs problèmes d'un seul coup. Appels Ne vous perdez pas dans le battage, ils donnent une voix à tout le monde, ils sont pratiques et ils éliminent la confusion. Économisez du temps et de l'argent avec la conférence téléphonique gratuite pour votre prochaine réunion et reprenez votre journée chargée avec du temps libre.