Comment planifier un rassemblement social virtuel

Un rassemblement social virtuel, si vous n'y êtes pas déjà allé, est aussi proche de la réalité, mais est plutôt hébergé en ligne à l'aide d'une plate-forme de vidéoconférence. Utilisez les astuces et conseils suivants pour vous aider à préparer des événements amusants au sein de votre entreprise, votre cercle d'amis ou vos réunions de famille. Tout ce qu'il faut, c'est quelques invitations, quelques clics de souris et l'utilisation de fonctionnalités optimisées pour vous permettre de passer un appel et de commencer à socialiser avec n'importe qui de n'importe où et à tout moment !

Voici quelques questions pour vous aider à planifier :

1. Avec qui interagissez-vous ?

Déterminez qui vous voulez montrer! Si c'est lié au travail, déterminez qui et à partir de quels services vous souhaitez inviter. Si c'est amusant et axé sur la famille, indiquez clairement avec qui vous voulez passer du temps.

2. De quelle plate-forme avez-vous besoin ?

Choisissez une plateforme de visioconférence :

Convivial et intuitif
Basé sur un navigateur (aucun téléchargement ni équipement requis !)
Plein de fonctionnalités pour aider à modérer, collaborer et inspirer la communication

3. Quel est votre format ?

Un rassemblement social virtuel peut être organisé par une ou plusieurs personnes. Voulez-vous un style de webinaire, une approche plus décontractée ou quelque chose de propre et professionnel ? Cela se résume au contenu et à la conversation de votre rassemblement social virtuel (plus de détails ci-dessous). Quelques réflexions rapides à considérer :

Cherchez-vous une conversation 1:1 ou de groupe?
Combien de personnes sont présentes ?
Combien de modérateurs sont nécessaires ?

4. De combien d'hôtes avez-vous besoin ?

Avoir un hôte aide à garder le flux du rassemblement sous contrôle. Selon la taille, envisagez d'avoir au moins deux personnes qui gardent un œil sur la façon dont tout se met en place. Un hôte doit être orienté vers l'avant tandis que l'autre modère les questions, les présentations, la technologie, l'éclairage, etc.

L'animateur qui dirige doit être à l'aise pour regarder directement dans la caméra, peut parler sans script et peut-être faire quelques blagues !

5. Quelles activités faites-vous?

Si vous réunissez des membres de votre équipe de travail, assurez-vous d'avoir une idée du déroulement de la réunion. Si c'est décontracté, gardez quelques invites de conversation à portée de main ou lisez ce qui fait les gros titres. Si c'est plus formel, mais toujours amusant, vérifiez que tout le monde sait quoi apporter ou préparer à l'avance.

Même si c'est aussi simple que de se réunir pour rire avec des amis ou de la famille, assurez-vous simplement que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Incluez une liste de ce que les gens doivent avoir fait au préalable dans l'invitation et envoyez un e-mail de suivi.

6. Où hébergez-vous ?

Que ce soit au bureau ou à la maison, réfléchissez à l'endroit où vous souhaitez vous installer :

• Un mur nu avec peu ou pas de distraction
• Un écran vert
• Un filtre d'arrière-plan virtuel

Vous pouvez même sortir pour plus de lumière naturelle et une ambiance de plein air ou tirer un séparateur de pièce derrière vous. Des rideaux ou un drap de lit fonctionnent aussi très bien !

7. Quand et où aura-t-il lieu ?

Sachez que les participants peuvent se trouver dans des fuseaux horaires différents. Vidéo conférence Un logiciel fourni avec un planificateur de fuseau horaire vous aide à planifier la meilleure heure et la meilleure date pour tous les participants.

En outre, la fonction d'invitations et de rappels comprend toutes les informations importantes requises pour rejoindre le chat vidéo, notamment les informations de connexion, l'heure, la date et d'autres détails.

Vous avez donc posé les bases ! Mais maintenant, vous voulez savoir comment vous connecter. Quelles sont les façons d'ajouter un peu plus de plaisir à votre routine quotidienne ? Voici quelques idées créatives pour vous aider à démarrer :

1. Événements non conventionnels

Rassemblez-vous avec votre groupe pour célébrer certains des jours et des festivals les plus petits et les moins connus. N'oubliez pas de célébrer en conséquence :

• Journée Star Wars, le 4 mai
• Journée de la palourde frite, le 3 juillet
• Journée spaghetti, 4 janvier
• Journée de la poésie, 1er octobre,
• Journée rose, 23 juin

2. Soirée de jeux en ligne

Adaptez vos jeux en personne préférés et mettez-les en ligne pour en profiter avec vos collègues, vos amis et votre famille. Trivia est toujours un succès et Bingo nécessite juste une carte de jeu prédéterminée pour chaque joueur. Utilisation partage d'écran pour amener les participants sur un seul écran si vous souhaitez essayer un jeu Web comme le poker, Balderdash, Uno et plus encore.

3. Suivez un cours ensemble

Il y a tellement d'options pour l'éducation en ligne. Améliorez une compétence au travail ou essayez-vous à quelque chose de nouveau que vous avez toujours voulu poursuivre comme écrire un roman, cuisiner une nouvelle cuisine ou apprendre à jouer. Rassemblez quelques personnes partageant les mêmes idées et formez un groupe d'étude. Décidez si vous souhaitez vous rencontrer en ligne après le cours pour débriefer et intégrer ou si vous souhaitez réellement faire le travail de cours ensemble en temps réel en tant que groupe d'étude.

4. Dîner à distance

Avec un peu de coordination, vous pouvez vous réunir avec vos proches pour donner l'impression que vous dînez tous ensemble. Choisissez un thème pour votre dîner, et choisissez collectivement des recettes sur lesquelles tout le monde peut s'entendre. Achetez ce dont vous avez besoin, et le jour de l'événement, vous pouvez discuter par vidéo pendant que vous préparez et cuisinez ou vous pouvez sauter cela et aller directement manger et profiter ensemble.

5. Soirée dansante virtuelle

Que ce soit pour une occasion au travail ou pour quelque chose à célébrer entre amis ou en famille, la musique et le mouvement sont toujours une façon amusante de se défouler. Organisez un retour dans les années 90 avec des amis ou planifiez une fête de fin d'année avec votre équipe de travail. La meilleure tenue ou le meilleur pas de danse original est récompensé !

6. Dates de café virtuelles

Parfait pour le mentorat, pour rattraper un petit groupe de collègues ou pour organiser un 1:1, un café virtuel n'est que cela - se rencontrer en ligne avec un café, un thé ou toute autre boisson de votre choix ! Décidez si vous voulez rester libre et informel ou si vous voulez vous en tenir à un ordre du jour.

Avec FreeConference.com logiciel de visioconférence pour rassemblements sociaux, vous pouvez tirer le meilleur parti de l’organisation d’une réunion sociale virtuelle. Profitez de passer du temps libre et de créer de nouveaux souvenirs avec vos collègues, vos amis ou votre famille dans un environnement en ligne qui peut encore vous faire rire. Utilisez des fonctionnalités telles que Planificateur de fuseau horaire, Partage d'écranet Vues du haut-parleur et de la galerie pour donner presque l'impression de traîner en personne. De plus, avec une technologie basée sur un navigateur sans téléchargement qui ne nécessite aucun équipement, la collecte en ligne ne pourrait pas être plus facile.