Il y a 3 choses dans la vie qui sont inévitables : la mort, les impôts et les réunions...
D'accord... peut-être un peu exagéré, mais si vous avez déjà travaillé, il y a de fortes chances que vous ayez assisté à une réunion. Alors que le pourcentage de réunions productives peut varier entre 33 et 70 %, nous pouvons tous convenir que nous préférerions être en réunions productives que les improductifs. Un facteur important des réunions productives est la Rôles de réunion, qui concentrent les tâches des membres de la réunion pour assurer une session efficace - un peu comme des postes dans une équipe sportive ou différents cuisiniers dans une cuisine. Voici 4 rôles de réunion principaux qui doivent être attribués à chaque réunion.
Rôle n° 1 : Le leader
« Non seulement je ferai partie de la réunion, mais je serai là pour diriger la réunion ! »
Le poste le plus important de la réunion a 3 obligations différentes : avant la conférence, ils planifieraient et coordonneraient l'ordre du jour, le lieu, l'équipement et les participants, en gérant tous les incidents, les réservations et les urgences imprévues.
Au cours de la conférence, ils doivent diriger les discussions de manière à ce que cela suive l'ordre du jour pré-distribué et convenu. Il est de la responsabilité du leader d'établir des rôles de réunion et d'assurer des opportunités de parole égales pour tous les participants, de créer un environnement dans lequel tous les participants se sentent à l'aise de contribuer à tous les ateliers, ainsi qu'à tous les remue-méninges et discussions. Le leader est également en charge de tout équipement tel que PowerPoints, Partage d'écran, ou d'autres visuels.
Après la réunion, le leader doit communiquer efficacement les conclusions et les prochaines étapes, et attribuer des responsabilités à tous les membres de l'équipe pour éviter toute confusion et inefficacité.
Ce rôle de réunion enregistre les points clés qui sont faites au cours de la réunion. Ils seraient particulièrement efficaces s'ils concevoir l'ordre du jour avec le leader afin qu'ils ne soient pas seulement familiarisés avec l'ordre du jour, ils peuvent également y ajouter si nécessaire. Le rapporteur distribue également l'ordre du jour avant la conférence et distribue les notes et les conclusions par la suite.
Rôle n°3 : Le gardien du temps
Ce rôle de réunion aide le leader avec le temps passé sur chaque point de l'ordre du jour. Le chronométreur doit avoir une compréhension claire de l'ordre du jour pour guider la conversation pour la réunion de suivre de manière subtile les plages horaires allouées. Ils rappelleraient également à tous les participants à la réunion qu'il reste 5 à 10 minutes sur le point actuel de l'ordre du jour afin que les participants aient une meilleure idée de la gestion du temps.
Rôle n° 4 : Le participant
Personne ne veut être le civil lorsqu'il joue à Mafia, mais le rôle de participant joue un grand rôle dans le succès de la réunion. Le principal devoir des participants est de contribuer aux discussions, qu'il s'agisse de points à l'ordre du jour, de remue-méninges ou de planification. Les participants sont les extensions du leader à bien des égards ; ils doivent contribuer autant que possible aux points de l'ordre du jour, créer un environnement confortable pour que les autres partagent leurs idées et garder une trace du temps alloué afin que la réunion puisse se terminer rapidement. Si le leader n'a pas réussi à définir les rôles des participants après la réunion, demandez à clarifier pour éviter toute confusion.
Pour améliorer l'efficacité des réunions régulières, je recommande la rotation des rôles entre les différents membres de l'équipe. Une fois que chaque participant aura une idée générale et une expérience de chacun des rôles, cela inspirera de nouvelles idées de réunion, perspectives et participation !
