Organiser des téléconférences qui restent sur la bonne voie
La tenue de réunions ou de conférences téléphoniques régulières est importante pour établir des relations et atteindre des objectifs communs. Cela dit, personne n'aime être entraîné dans des réunions qui s'éternisent mais n'apportent pas grand-chose. Non seulement la tenue de telles réunions peut faire perdre du temps et nuire à la productivité, mais un trop grand nombre de ces types d'appels peut empêcher les invités de prendre au sérieux vos réunions planifiées. Dans le blog d'aujourd'hui, nous passerons en revue quelques conseils sur la façon d'organiser une conférence téléphonique plus productive et moins longue.
Que vous essayiez de raccourcir les réunions ou que vous vouliez simplement vous assurer que tous vos points à l'ordre du jour soient traités pendant votre conférence, un peu de préparation ainsi qu'un logiciel de conférence téléphonique gratuit peuvent vous aider à garder les réunions sur le sujet et à temps.
Pourquoi organiser des appels téléphoniques et vidéoconférence ?
Au lieu de tenir une réunion, pourquoi ne pas simplement envoyer un e-mail de masse ou un message de discussion de groupe ?
Bien sûr, les e-mails, les messages instantanés et les messages texte sont faciles : ils ne nécessitent aucune planification et les utilisateurs peuvent y répondre à leur convenance. Certaines situations, cependant, appellent à plus d'interaction en direct
(sans jeu de mots). Téléphone et visioconférence non seulement aider à établir des connexions personnelles entre les participants à distance, mais peut également être plus efficace en termes de facilitation des discussions en temps réel. La deuxième meilleure chose à faire après une réunion en personne, une réunion téléphonique ou vidéo bien gérée permet de dire beaucoup plus en beaucoup moins de temps.
Après tout, qui veut lire un fil d'e-mails d'une page ?
Comment démarrer une conférence téléphonique
La clé pour mener une conférence téléphonique réussie commence par la préparation - savoir comment démarrer une conférence téléphonique correctement la rendra beaucoup plus facile à contrôler et à gérer une fois qu'elle commence. Bien que la mise en place d'une conférence téléphonique ou d'une vidéoconférence soit extrêmement simple, il est toujours bon de se familiariser à l'avance avec les bases, telles que définir un objectif clair pour votre conférence, savoir comment obtenir un numéro de conférence téléphonique et comment composer un conférence téléphonique.
Établir un ordre du jour de conférence réaliste
L'une des étapes les plus importantes pour préparer une conférence téléphonique réussie consiste à définir un ordre du jour. Bien qu'un ordre du jour clair n'ait pas nécessairement besoin de dicter chaque minute de discussion pendant votre appel, il doit être suffisamment détaillé pour servir de ligne directrice pour ce que vous prévoyez d'aborder. Si vous prévoyez de tenir une conférence téléphonique pendant une heure, par exemple, vous voudrez peut-être allouer 15 minutes pour discuter de quatre sujets différents. Bien entendu, le temps à allouer à chaque point de l'ordre du jour variera en fonction du nombre de points à discuter et du nombre de participants que vous prévoyez. L'utilisation du logiciel de conférence gratuit disponible est un excellent moyen de garder une trace du temps car de nombreux services de ce type disposent d'interfaces en ligne avec des horloges ou des minuteries qui commencent à fonctionner au début de votre appel.
Comment obtenir un numéro de conférence téléphonique
Grâce aux différentes solutions de conférence gratuites, il n'a jamais été aussi simple d'obtenir une ligne de conférence dédiée. Après avoir créé un compte gratuit, la plupart des services vous attribueront un numéro d'appel de conférence et un code d'accès unique qui peut être utilisé pour appeler votre ligne de conférence à tout moment. Beaucoup offrent également surtaxé sans frais ainsi que des numéros d'appel internationaux.
Comment composer une conférence téléphonique
Voici la partie compliquée... je plaisante ! Pour convoquer une conférence, les participants appelleront simplement le numéro d'appel fourni et, à l'invite, saisiront le code d'accès attribué à la ligne de conférence. Le code d'accès de chaque ligne de conférence étant unique, le code d'accès saisi par les participants déterminera qui accède (ou non) à votre appel !
Préparez-vous avec une liste de contrôle de réunion
S'assurer que votre conférence téléphonique se passe bien est aussi simple que de cocher des cases. Les Liste de contrôle pour les réunions FreeConference est votre guide pour planifier et organiser des conférences téléphoniques et des réunions Web réussies.
Conseils pour une gestion efficace des réunions
Que vous organisiez une réunion en personne, par téléphone ou par vidéoconférence, la plupart des répondre aux impératifs de gestion s'appliquent toujours, par exemple en définissant un programme défini, en invitant toutes les personnes appropriées et en réduisant au minimum les conversations tangentielles. Cependant, l'un des avantages des conférences téléphoniques et Web par rapport aux réunions en personne est le niveau de contrôle accordé au modérateur de la conférence. Savoir comment mener une conférence téléphonique efficacement signifie savoir comment utiliser ces commandes.
Comment mener une conférence téléphonique efficacement à l'aide des commandes de modérateur
Les commandes du modérateur de conférence permettent au responsable de la réunion de déterminer qui peut (et ne peut pas) être entendu lors d'une conférence téléphonique. En plus des paramètres de conférence modifiables, la plupart des services logiciels de conférence téléphonique gratuits permettent aux modérateurs de contrôler leurs conférences via les commandes du clavier téléphonique et les commandes du tableau de bord en ligne. Fonctionnalités du tableau de bord en ligne, telles que haut-parleur actif, permet aux modérateurs de garder un œil sur qui parle et participe pendant un appel. En permettant aux modérateurs de faire taire les participants (potentiellement) perturbateurs, il est plus facile de maintenir les réunions sur la bonne voie et de limiter les conversations tangentielles.
N'oubliez pas : restez calme et appelez la conférence !
Bien que l'organisation d'une conférence puisse sembler intimidante, mener un appel téléphonique réussi est très facile avec les bons outils et un peu de savoir-faire. Si vous avez des questions ou des préoccupations, vous pouvez toujours visiter le Page d'assistance FreeConference pour entrer en contact avec un expert en conférence !
Inscrivez-vous et respectez l'ordre du jour de votre réunion !
Pionniers de la technologie de conférence téléphonique gratuite, FreeConference.com et son équipe d'experts sont là pour vous aider à maîtriser l'art d'une conférence téléphonique réussie. En quelques clics de souris, vous pouvez organiser vos propres conférences téléphoniques et réunions en ligne. Inscrivez-vous aujourd'hui!
