Mitkä ovat projektinhallinnan 5 vaihetta?

Projektin käynnistäminen edellyttää prosessijärjestelmää ja lahjakkaita yksilöitä työn tekemiseen. Periaatteessa se ei ole yksinkertainen saavutus!

Videoneuvotteluihin turvautuminen useiden tiimien ja yksilöiden väliseen yhteistyöhön vaatii organisointia ja tehokasta projektinhallintaa eri toimistoissa, osastoilla ja komentoketjuissa. Yhteenkuuluvuus, viestintä ja keskittäminen ovat keskeisiä tekijöitä. Olipa kyseessä sitten sidosryhmä, asiakas tai työntekijä, suunnittelusta toteutukseen on monia vaiheita, jotka on otettava huomioon.

Jokainen projekti vaatii kattavaa tietoa hankkeen elinkaarista. Tietäen, miten kukin vaihe toimii, saadaan arvokasta tietoa siitä, miten lähestyä sitä. Mutta miten videoneuvottelut toimivat prosessin tehostamiseksi? Katsotaanpa läpi projektinhallinnan viiden vaiheen puitteet.

Projektipäällikön vastuulla on tuntea, suunnitella ja toteuttaa projektin "lyönnin" ymmärtämällä perusteellisesti viisi projektinhallinnan vaihetta. Tämä tarjoaa selkeän ja ytimekkään suunnitelman siitä, miten idea etenee abstraktista konkreettiseksi. Project Management Instituten (PMI) kehittämät viisi vaihetta minkä tahansa projektin toteuttamiselle ovat seuraavat:

1. aloittamista
Elinkaarivaiheen ensimmäinen aloitus vaatii aloituskokousta, joka tarttuu asiakkaaseen ja sijoittajiin. Tässä keskustellaan tavoitteista, päämääristä, epäilyistä, huolenaiheista ja mahdollisista alkuperäisistä ajatuksista ja ideoista. Kun päättäjät eivät ole vain yhdessä paikassa, voit luottaa verkkokokouksen järjestämiseen videokeskustelua tai neuvottelupuhelua varten keskustellaksesi seuraavista puheenaiheista:

• Keitä ovat sijoittajat ja sidosryhmät?
• Mikä on yrityksen visio ja tehtävä?
• Mikä on arvioitu aikajana?
• Mitä riskejä siihen liittyy?
• Mikä budjetti ja resurssit ovat käytettävissä?

2. Suunnittelu
Kun tavoitteet on asetettu ja niistä on sovittu, selkeämpi ajatus lopputuloksesta voidaan ymmärtää paremmin. Työskentelemällä taaksepäin visualisoidaksemme ja muotoillaksemme joukon suunnitelmia kaikkien seurattavaksi ohjaamme tiimiä aloitusvaiheesta loppuun.

Järjestä verkkokokouksia:

• Kokoa joukkueet
• Lähetä tärkeät tiedot
• Määrittele projektin tavoitteet ja tavoitteet

Suunnitteluvaihe on kriittinen seuraavien 5 komponentin poraamiseksi:

• Projektirakenteen suunnittelu
• Luominen työnkulun asiakirjoja
• Budjettien arviointi eri osastojen välillä
• Resurssien kerääminen, jakaminen ja nimeäminen
• Riskien arviointi

3. Toteutus
Tiimien johtajat ja projektipäälliköt pannaan liikkeelle rakentamaan suoritteita, olemaan asiakkaiden välittäjiä, suorittamaan tehtäviä, toteuttamaan prosesseja ja paljon muuta. Suora viestintä projektin kaikissa osissa on välttämätöntä ja elintärkeää idean toteuttamisen onnistumiselle. Mukana yhteistyövälineet voi helpottaa tätä viestintää ja varmistaa saumattoman koordinoinnin ja tiedon jakamisen tiimin jäsenten kesken.

Olennaista toteutusvaiheessa:

• Usein tapaamisia
  Pysyminen tiimien yläpuolella suunnitelluilla verkkokokouksilla auttaa pitämään projektin lyhyenä ja oikealla tiellä. Oikea -aikainen ja kristallinkirkas viestintä videoneuvottelun tai neuvottelupuhelun kautta takaa vähemmän kuolleita kulmia, paremman tiimityön ja nopeutetun kohteiden siirron.
• Läpinäkyvyys
  Vältä mahdollisia esteitä, kun on kyse helposti estettävistä esteistä, kuten aikataulusta, palkkaamisesta, osallistujien kutsumisesta kokouksiin ja sen määrittämisestä, kuka on vastuussa mistä tahansa tehtävästä integroimalla muut digitaaliset työkalut, kuten Slack, Outlook ja Google -kalenteri videoneuvottelualustaasi.
• Konfliktien hallinta
  Ongelmia tulee varmasti. Vähennä tapahtumia kutsumalla "etulinjojen" ryhmään kuuluvia puhumaan ja esittämään huolenaiheita, pullonkauloja tai mitä tahansa, mikä voisi mahdollisesti aiheuttaa heikkoutta ketjussa.
• tilannekatsauksessa
  Säännölliset päivitykset jaetaan a standup -kokous, huddle -istunto tai videokeskustelu auttaa pysymään käyrän edellä ja tunnistamaan ongelmat ennen niiden syntymistä.

4. Valvonta ja valvonta
Jos et voi mitata sitä, et voi hallita sitä. Tämä vaihe edellyttää tarkistamista, jotta varmistetaan, että kaikki vastaa aiemmin sovittua. Mitkä ovat tärkeimmät suorituskykyindikaattorit? Mitä on toteutettava määräaikojen ja taloudellisten parametrien noudattamiseksi?

Pidä verkkokokouksia avaintoimijoiden kanssa rutiininomaisia ​​tarkastuspisteitä, arviointeja ja suorituskykyraportteja varten. Voit pitää etäesityksiä videoneuvottelujen kautta, jotka sisältävät työnkulkuja, tärkeitä asiakirjoja ja tiedostoja sekä kaikkea, mitä on jaettava ja levitettävä. Kun sinun on saatava enemmän tietoa tiimin päivittäisestä toiminnasta, ja erityisesti silloin, kun he eivät työskentele toimistossa, saatat tarvita ohjelmistoa työntekijöiden etätyön seuraamiseen . Ei vain tuottavuussyistä, vaan myös siksi, että analytiikka voi auttaa tunnistamaan prosessien pullonkauloja tai vanhentuneita sovelluksia käyttävän tiimin.

5. Sulkeminen
Hankkeen päättäminen on yhtä tärkeää kuin sen aloittaminen. Sitä kutsutaan myös "seuranta" -vaiheeksi, ja se on suunnilleen tällä hetkellä, kun valmis projekti on valmis julkistettavaksi yleisölle. Pääpaino on tuotteen julkaisussa ja toimituksessa.

Projektipäällikön on tärkeää arvioida projektin elinkaari alusta loppuun seuraavasti:

1. Projektin suorituskyvyn tutkiminen
   Ovatko kaikki joukkueet saavuttaneet tavoitteensa ja merkkinsä? Onko projekti toteutettu budjetin ja aikataulun puitteissa? Ratkaisiko projekti ongelman? Näihin kysymyksiin vastaaminen ja muut auttavat arvioimaan, onko projekti onnistunut.
2. Tarkastellaan joukkueen suorituskykyä
   Tiimin jäsenten suorituksia voidaan porata yksilöllisesti, jotta voidaan arvioida menestystä ryhmässä. Laaduntarkastukset, suorituskykyindikaattorit ja verkkokokoukset antavat selkeämmän käsityksen suorituskyvystä.
3. Hankkeen sulkemisen arviointi ja dokumentointi
   Perusteellinen esitys, joka sisältää todistusasiakirjoja, jotka osoittavat hankkeen kasvun suunnittelusta toteutukseen, varmistaa asianmukaisen toteutumisen asiakkaille ja sidosryhmille.
4. Arvosteluja pyydetään
   Hankkeen loppuarvioinnissa tarkastellaan tarkemmin vahvuuksia ja heikkouksia alusta loppuun. Löydä oivalluksia ja opi seuraavan kerran.
5. Budjetin ylitys
   Budjetin menetyksen ja koskemattomien resurssien tunnistaminen antaa paremman käsityksen menestyksestä (tai epäonnistumisesta) ja auttaa hallitsemaan hukkaa.

Joitakin online -kokousten puhepisteitä ovat:

• Mitä hankkeita otettiin vastaan?
• Mitkä ovat kasvumahdollisuudet? Parannus
• Mitkä olivat prosessin vahvuudet ja heikkoudet?

Anna FreeConference.comin tarjota yrityksellesi selkeä ja tehokas projektinhallinnan videoneuvottelualusta, joka luo yhtenäisyyttä ja keskittämistä kaikille projektinhallinnan osa-alueille. Laajan ominaisuusvalikoiman, helpon integroinnin ja korkealaatuisten video- ja ääniominaisuuksien ansiosta voit odottaa projektisi perusteellista viestintää ja yhteistyötä.