Olemme väestönä viime aikoina tehneet monia tutkimuksia saadaksemme selville, miksi kokoukset toimivat - tai eivät.
Usein olemme leimanneet ne tehottomaksi perinneksi; pidetään yleensä ajanhukkaa (elleivät ihmiset todella ole valmiita), ja on turvallista olettaa, että olemme kaikki tulleet ainakin yhteen kokoukseen valmistautumatta. Joten mitä antaa? Miksi kokouksista on niin vaikea välittää? Miksi niitä on niin vaikea hallita? Miksi meillä on niitä jatkuvasti?
FreeConference-ohjelmiston käyttäminen tarkoittaa, että olet päättänyt hyödyntää kaikkia maailman johtavaa virtuaalikonferenssiteknologiaa, ja olet tehnyt niin ei ylimääräisiä yrityskuluja. Valitessasi Freemium-palvelun tiedät kuitenkin myös, että jotkut yritykset jättävät paljon toivomisen varaa.
Onneksi FreeConference-ohjelmistopäivitysten edullinen luonne tarkoittaa, että sinun ei tarvitse uhrata elämäsi säästöjä saadaksesi laadukkaita, ensiluokkaisia ominaisuuksia tai hyödyllisiä päivityksiä.
Tiedämme, että haluat todennäköisesti jo pois kokouksistasi. Niitä ei aina ajeta älykkäällä tavalla. Mutta oletko harkinnut yrittää saada niistä enemmän irti?
On helppo kyllästyä kun tietyt tutkimukset mainitse, että kokoukset vievät noin kolmanneksen ajasta, mutta jotkut kokoukset ovat tärkeitä - siksi meillä on niitä jatkuvasti.
Koska ehtoollinen on yhteistyön edellytys, eikä yritystä rakenneta yksin, FreeConference on kehittänyt vaikuttavia ominaisuuksia, joiden tarkoituksena on parantaa tapaamme olla vuorovaikutuksessa kollegojemme ja tietojemme kanssa. Tärkeimmät huolenaiheet, joihin olemme pyrkineet puuttumaan, ovat aika, selkeys, jatkuvuus ja vastuullisuus.
Jos olet koskaan joutunut istumaan päättymätön kokous, sinulla oli todennäköisesti aikaa keksiä tapoja, joilla olisit tehnyt sen toisin. Kokousta, jos se on huonosti suunniteltu, on vaikea välittää ilman tiivistä esityslistaa; Keskustelu ja tietoisen osallistumisen puute häiritsevät päätöksentekoa. Tehokkaan esityslistan suunnittelu on yksi tavoista, joilla voidaan hyödyntää vahvan tiimin voimaa, koska se tarjoaa sekä tarvittavan rakenteen että informatiivisen sisällön, jotta asiat saadaan hoidettua oikein.
Olipa tapaamisesi päivittäin, viikoittain tai neljännesvuosittain, vahva aikataulu on välttämätön tehokkuuden ylläpitämiseksi sekä suurissa että pienissä ryhmissä. Alla on lueteltu muutamia tärkeitä tekijöitä, jotka on pidettävä mielessä kokouksiasi suunniteltaessa. Harkitse seuraavaa:
Valitsitko aiheen, johon osallistut tiimin kanssa? Useimmat ihmiset haluavat keskustella asioista, jotka vaikuttavat heihin suoraan. Keskustelu eri osastoja koskevista asioista on hyvä asia esille kokouksissa, joihin resurssit on varattu yksinomaan ryhmäkeskustelut. Koska useimmat organisaatiot saavat voimansa a
Koska toimistot ovat keskinäisesti riippuvaisia toisistaan, sisäiset yksiköt tarvitsevat usein kokousaikaa koordinoidakseen ja konsolidoidakseen ponnistelujaan.
Kun otetaan huomioon ryhmän sitoutuminen keskusteltavaan, voit myös räätälöidä esityslistan yleisösi mukaan ja maksimoida yleisön osallistumisen.
Kun teet esityslistan, kysy itseltäsi, vaikuttaako tämä ihmisiin, joita osoitan?
Jos käytät muokattuja sanoja bulletpoint -aiheen lauseina, ammattilaiset voivat jäädä hätkähtämään: jos ilmoitat onnistuneesta uuden tuotteen lanseeraamisesta esityslistalla kohdassa ”Good Stuff We Did Äskettäin”, olet todennäköisesti ainoa tällä sivulla. On uskomattoman vaikeaa välittää keskustelua, jos ihmiset eivät ole selvillä aiheesta, puhumattakaan kyvystä valmistautua siihen tehokkaasti.
Kysymyslausuntojen käyttäminen pisteiden ottamiseksi esiin kokouksessa on loistava tapa varmistaa, että keskustelu todella ratkaisee esiteltävän asian. Käyttämällä hypoteettista onnistunutta tuotteen lanseerausta esimerkkinä, harkitse tätä: Mikä toimi hyvin tuon lanseerauksen yhteydessä? Mitä markkinoita olemme avanneet tällä menestyksellä? Mistä otamme sen täältä?
Kun teet aiherivejä kokouksille, kysy itseltäsi: Mitä vastauksia etsin? Mikä kysymys parhaiten auttaa meitä pääsemään sinne?
Ihmiset voivat järkyttyä, kun he ymmärtävät, että heidän mielipiteensä pyytäminen ei takaa, että heillä on sananvaltaa lopullisessa päätöksentekoprosessissa. On tärkeää luokitella jokainen keskustelu sen perusteella, mitä etsit yleisöltäsi. Määrittele ryhmälle, mitä odotat heidän vastauksiltaan. Kysymyspohjainen lähestymistapa auttaa sinua saamaan enemmän hyödyllisiä vastauksia tiimiltäsi, mutta voi myös aiheuttaa turhautumista, jos olet millään tavalla harhaanjohtava siitä, mihin näitä vastauksia käytetään.
Jos kokous pidetään, jotta voit kerätä panosta suurempaa päätöstä varten, ilmoita siitä. Jos tarvitset kuulokkeen uuteen ideaan, mainitse se esityslistalla. Jos etsit yhteisymmärrystä kokouksen loppuun mennessä, kirjoita se muistiin ja tee hyvin selväksi, että keskustelun päätavoite on päättää jostakin. Näin vältät väistymästä tiimisi jäsenten kiistapisteistä, joilla voi olla käsityksiä auktoriteeteista, joilla ei ole painoarvoa tässä kokouksessa.
Kun luettelet odotuksia kokouksille, kysy itseltäsi: kaipaanko tietoa, tietoa tai lopullista päätöstä?
Tämä kysymys on kahden bitin yritys, koska esityslistan oikea-aikaisuus voi määrittää tiimisi jäsenten valmistelun tason. Mitä nopeammin saat esityslistan, sitä nopeammin voit odottaa heidän ottavan huomioon sen diskursiivisten kohtien elementit ja valmistautuvan antamaan sinulle panoksensa tai keräämään tietoja tehdäkseen tietoisen päätöksen kanssasi. On tärkeää nostaa tiimisi pää ylös, kun he tekevät tärkeitä päätöksiä tai kokouksia, joihin liittyy valmistautumista, koska haluat maksimoida ajan kaikkien osapuolten kanssa ja yrittää tiedottaa ihmisille, kun taas muut, jotka ovat valmistautuneet istumaan ja odottamaan, ovat hyvä tapa jätä tiimisi turhautuneeksi ja epäjohdonmukaiseksi. 
Kun luovutat kokouksen esityslistan tiimille, kysy itseltäsi: Jos saisin tämän esityslistan juuri nyt, olisinko itse valmis siihen kokoukseen ajoissa?
Suuren joukon ihmisten pitäminen aiheessa on vaikeaa. Niiden pitäminen aikataulussa on lähes mahdotonta. Tästä syystä on tärkeää sisällyttää ajoituskomponentti kokouksen esityslistan suunnitteluun. Jokainen osa/kysymys/aiheosa on esitettävä selkeästi tietyn ajan kuluessa. Tälle ajanjaksolle pitäisi varata riittävästi aikaa keskustelulle, tarkistamiselle ja päättämiselle. Tämä on tärkeää selvittää ennen kokousta: usein kuulet takaisin, että tietyt asiat tarvitsevat enemmän aikaa hallituksessa tai niitä voidaan leikata merkittävästi.
Kun teet aikavälejä kokouksesi esityslistan jokaiselle osalle, kysy itseltäsi: Miten aikamme käytetään parhaiten? Avaako heidän palautteensa keskustelua ansaitsevan keskustelun? Kuinka kauan haluaisin käyttää tähän tuotteeseen?
Esityslistan käsittely liittyy enemmän kokouksen kaikkien vaiheiden prosessiin liittyviin vaiheisiin. Siinä luetellaan keskustelun tasot, joiden aikana yrität suorittaa käsillä olevan tehtävän. Asioiden käsittelytapojen sopiminen lisää kokouksesi tehokkuutta. Jos et luettele tapaa, jolla haluat tiimin käsittelevän kutakin ongelmaa, jotkut jäsenet saattavat päätyä hajamielisesti määrittelemään ongelman, kun taas toiset saattavat keskustella sen merkityksestä heille: kukaan ei lopulta keskity ratkaisujen tunnistamiseen tai arviointiin .
Kohteen käsittelemisprosessin pitäisi näkyä tarjoamassasi kirjallisessa esityslistassa. Kun saavut tähän kohtaan kokouksen aikana, selitä sopimuksen tekemiseen tarvittava prosessi ja pyydä mainittua sopimusta.
Kun määrität tämän prosessin ensin esityslistallasi, kysy itseltäsi: Miten haluan johtaa tätä keskustelua? Haluanko kuulla yksittäisistä henkilöistä tai joukkueista? Haluanko yksimielisen äänestyksen, äänestysvaihtoehdot tai aivoriihi -keskustelun? Miten määritän, milloin ongelma on ratkaistu? Miltä ideaalinen kokous minusta näyttää?
Tämä voi olla tärkein osa minkä tahansa asialistan tekemistä- ymmärtää, että ne ovat aina muutosprosessissa. Mikään esityslista ei ole immuuni ajan hulluudelle, odottamattomille viivästyksille, sairauspäiville tai vastoinkäymisille. Tästä syystä on tärkeää olla altis muutoksille. Esityslistan painopisteiden epäilemättä merkitys muuttuu, kun päivämäärä lähestyy ja asiat vahvistuvat reaaliajassa. Projektien edetessä kehittyy myös tiimi ja siten myös esityslistan tavoitteet. Hyvän esityslistan ensimmäinen kohta on "muokata ja priorisoida tämän päivän esityslista". Tämä aikataulukohta on paras tapa varmistaa, että tiimisi on sen mukaan, mistä keskustellaan, miksi, mihin pituuteen ja mihin odotuksiin.
Kun luot esityslistan kaikille kokouksille, kysy itseltäsi: Onko täällä keskustelulle tilaa? Miten voin parhaiten hallita sitä, mitä en voi suunnitella? Miten pidän keskustelun keskipisteenä?
Tämä on tärkeä asia sisällyttää esityslistaasi. Se kertoo paljon johtajuudestasi, kun voit keskeyttää kokouksen kiireellisyyden keskustellaksesi menestyksen elementeistä tiimisi kanssa. On elintärkeää, että jokainen kokee työnsä arvostavan aikarajoista, vastoinkäymisistä, ongelmista ja haasteista huolimatta. Hyvin tehty työ on käsiteltävä, ja muutaman hetken käyttäminen kokouksessa onnitellaksesi tiimiäsi siitä, mikä on toiminut hyvin, on loistava tapa ylläpitää moraalia ja edistää kannustavaa työympäristöä.
Tämä on pienempi, mutta yhtä tärkeä luokka. Se toimii hieman muistutuksena tiimillesi siitä, että aina on parantamisen varaa. Riippumatta siitä, onko sinulla ollut ongelmia oikea -aikaisuuden, sisäisen toimiston dynamiikan tai yksinkertaisesti vaikean viikon kanssa markkinoilla, varmista, että tiimisi on aina tietoinen siitä, mitä heiltä odotetaan. Kahvimukin asettaminen astianpesukoneeseen on pieni mutta tärkeä osa toimistoympäristön hoitamista, ja niin merkityksetöntä kuin se saattaa vaikuttaa, sen mainitseminen osana kokousta vahvistaa johdonmukaisuuden merkitystä.
Olitpa kuullut pysäköintipaikan ilmiöstä tai et, olet varmasti käyttänyt sen ydinkäsitteitä. Se toimii pohjimmiltaan kaikilta ideoilta, joita ei voida heti käsitellä nykyisessä kokousympäristössä. Kaikki uudet projektit, ideat, kyselyt ja kysymykset voidaan "pysäköidä" erään ja merkitä keskustelupisteiksi tulevia kokouksia varten. Se tarkoittaa myös sitä, että sinulla on aina tallennusyksikkö täynnä ideoita, joihin voit palata, jos sinulla on muutama ylimääräinen minuutti kokouksen lopussa. Pysäköintialue on loistava tapa pysyä tehtävissä, radalla ja ennätyksessä.
Kaiken kaikkiaan tärkeintä muistaa esityslistan suunnittelussa on, että työskentelette aina yhdessä kohti yhteistä päämäärää. Sinun pitäisi pyrkiä tekemään keskustelustasi johdonmukainen, osallistava, luova ja tuottava. On vaikea lyödä kaikkia merkkejä, mutta jos sinulla on paikka sille esityslistalla, saatat vain saapua ajoissa.
FreeConference.com alkuperäinen ilmainen neuvottelupuheluiden tarjoaja, joka antaa sinulle vapauden valita, miten yhdistät kokouksesi missä ja milloin tahansa ilman velvoitteita.
Luo ilmainen tili tänään ja kokeile ilmaisia puhelinkokouksia, ladattavia videoita, näytön jakamista, verkkoneuvotteluja ja paljon muuta.
On sunnuntai -iltapäivä, ja joukko ystäviä kirjautuu rutiininomaisesti ajoitettuun verkkokokoukseensa. He kokoontuvat kerran viikossa keskustelemaan elämästä; joskus työstä; he puhuvat puhuessaan harvoin nähtyjen tuttujen kasvojen kanssa.
Nämä ystävät olivat menneet eri tavoin - yksi meni rahoitukseen, toinen ohjelmointiin, ja muutama meni riskipäällikölle toivoen löytävänsä seuraavan suuren asian. Oli sunnuntai-iltapäivä; se oli rutiini verkkokokous verkossa; mutta tällä kertaa jokin tuntui erilaiselta. (lisää…)
