Kun yhä useammat organisaatiot siirtyvät verkkoon, verkkokonferenssit ja esitykset ovat yhä suositumpia. Vaikka neuvotteluohjelmisto on kehittymässä joka päivä, virtuaalinen kokous tai esitys on aina erilainen kuin henkilökohtainen Powwow. Se ei tarkoita sitä virtuaaliset kokoukset ovat huonompia kuin perinteinen malli. Verkkokokouksilla on useita etuja henkilökohtaisiin keskusteluihin verrattuna, mutta niillä on omat ainutlaatuiset vaatimukset. Auttaaksemme sinua koottamaan mukaansatempaavan, ikimuistoisen virtuaalisen esityksen tai kokouksen, olemme koonneet luettelon kuudesta kultaisesta säännöstä, joiden avulla verkkoneuvottelut voivat olla kiinnostavia. Muista vain: onnistunut verkkoneuvottelu vaatii todellista työtä!
Valmistautuminen on korvaamaton menestys melkein kaikilla elämän osa -alueilla, mutta kun on kyse miellyttävän luomisesta virtuaaliesitys, se on vielä tärkeämpää. Muista lähettää kokousta edeltävällä viikolla esityslista kaikille osallistujille, mikä on erityisen tärkeää, jos isännöit useita puhujia. Visuaalit, kuten diat tai videot, tulee lähettää myös ennen kokousta. Tämä antaa tiimillesi mahdollisuuden tutustua sisältöön. Muista myös lähettää kirjautumistiedot (pääsykoodit, URL-osoitteet ja kutsunumerot) vähintään päivää ennen, jotta osallistujat voivat päivittää ohjelmistonsa tarvittaessa. Anna jokaiselle osallistujalle aina tapa tavoittaa sinut offline -tilassa, jos he kohtaavat teknisiä ongelmia.
2. Älä uhraa Chit Chat ja Ice Breakers:
Virtuaalikokousta isännöidessä on houkuttelevaa käynnistää se suoraan esityslistalle sillä hetkellä, kun viimeinen henkilö kirjautuu sisään. Taistele tätä kiusausta vastaan! Henkilökohtaiset kokoukset on harvoin järjestetty tällä tavalla. Usein on pientä puhetta ja valon sekoittumista ennen kuin ryhdytään messinkitauluihin. Tämä on elintärkeää luodaksesi positiivisen suhteen tiimiisi, mikä helpottaa yhteistyötä tulevaisuudessa. Integroi sosiaalinen elementti virtuaalitapahtumaan aloittamalla jäänmurtaja. Kysy vain jokaiselta tiimin jäseneltä, mitä hän teki viikonloppuna tai vastaavaa kysymystä, ennen kuin ryhdyt käsittelemään tehtävää.
3. Pidä se hiljaisena ja minimoi taustamelu:
Auton hälyttimet, meluisat lämpöpatterit ja häikäilemättömät matkapuhelimet voivat häiritä minkä tahansa esityksen kulkua, mutta tämä on erityisen totta, jos olet web-konferenssin järjestäminen. FreeConference tarjoaa joukon hyödyllisiä moderaattorisäätimiä, kuten esitystilan, joka mykistää kaikki puhelun osallistujat kaiutinta lukuun ottamatta ja rajoittaa taustamelua kunkin osallistujan sijainnissa. Lisää vinkkejä puhelun äänenlaadun ylläpitämiseen on artikkelissa Kuinka pitää neuvottelulinjat selkeinä ja keskeytyksettöminä.
4. Pidä se nopeasti ja pidä kiinni neuvottelupuhelujen kokousten pöytäkirjoista:
Kun on kyse esityksen asettamisesta, on tärkeää olla tietoinen virtuaalisen kokouksen ja henkilökohtaisen keskustelun rajoituksista. Muista, että jokainen yleisösi jäsen istuu tietokoneensa edessä pitkään. Onnistuneen web -konferenssin saamiseksi on parasta leikata takaa. Kerro yleisölle, mutta älä ylikuormita heitä. Luo esityksellesi vahva teema. Mieti, mitä yleisösi etsii esityksestä, ja yritä sitten esittää se mahdollisimman lyhyellä tavalla. Jos on tärkeää peittää paljon maata, varmista, että annat osallistujille mahdollisuuden venyttää jalkojaan tai napata kahvia. Yritä parhaasi mukaan olla eksymättä kokouksen esityslistalta; haluat yleisöllesi realistisen käsityksen siitä, kuinka kauan esitys kestää.
5. Pidä yleisön huomio kiinnostuksella:
Älä koskaan unohda, että virtuaalikokouksesi osallistujat istuvat tietokoneen ääressä, yleensä ilman valvontaa. Tämä tarkoittaa, että kilpailet Internetin arvoisten kissamemeemien kanssa. Pidä yleisösi mukana tekemällä kysymyksiä usein. FreeConferencen Hand-Raise-ominaisuuden avulla on helppo määrittää, kenellä on vastaus, ja se estää koko ryhmän puhumasta kerralla. Q&A -tilan avulla osallistujat voivat mykistää itsensä ja poistaa mykistyksen. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, kun haluat kerätä lähdeideoita tiimisi jäseniltä. Muista avata puheenvuoro kysymyksille jokaisen esityksen jälkeen ja muista liikkua hieman hitaammin kuin tyypillisessä henkilökohtaisessa kokouksessa. Useimmissa viestintäjärjestelmissä on kahden tai kolmen sekunnin viive ,; joten älä unohda pysähtyä tavallista pidempään, kun odotat vastausta.
6. Keep it Pretty -- käytä esityksen visuaalista materiaalia:
Kysymysten lisäksi voit tehdä muita asioita pitääksesi yleisösi sitoutuneena. Vahvan visuaalisen elementin lisääminen esitykseesi on avain a verkkokonferenssi mielenkiintoista. Visuaalit voivat parantaa esityksen kotipisteitä ja joissain tapauksissa jopa lisätä huumoria tai viihdettä muutoin kuivaan esitykseen. Jos käytät dioja, muista pitää ne yksinkertaisina ja siisteinä. Jokaisen dian tulisi rajoittua yhteen ideaan ja sisältää vain tärkeimmät tiedot. Tämä pitää diat liikkeessä ja antaa esitykselle vauhtia ja auttaa sinua järjestämään onnistuneen verkkoneuvottelun.
[Ninja_form id = 7]
Luo FreeConference.com -tilisi ja pääset käsiksi kaikkeen, mitä yrityksesi tai organisaatiosi tarvitsee, kuten video- ja Näytön jakaminen, Puhelujen ajoitus, Automaattiset sähköpostikutsut, muistutukset, Ja enemmän.
