Elämässä on kolme väistämätöntä asiaa: kuolema, verot ja kokoukset ...
Okei ... ehkä hieman liioittelua, mutta jos olet koskaan työskennellyt, olet todennäköisesti ollut kokouksessa. Vaikka tuottavien kokousten osuus voi vaihdella välillä 33–70%, voimme kaikki olla samaa mieltä siitä, että olisimme mieluummin mukana tuottavia kokouksia kuin tuottamattomia. Suuri tekijä tuottavissa kokouksissa on Kokousroolit, jotka keskittävät kokouksen jäsenten tehtäviin tehokkaan istunnon varmistamiseksi -- tavallaan urheilujoukkueessa tai keittiön erilaisissa kokkeissa. Tässä on neljä kokousten pääroolia, jotka tulisi määrittää jokaiselle kokoukselle.
"En ole vain osa kokousta, vaan olen siellä kokouksen johtaja!"
Kokouksen tärkeimmällä asemalla on kolme eri velvoitetta: Ennen konferenssia he suunnittelevat ja koordinoivat esityslistan, paikan, varusteet ja osallistujat, hoitavat kaikki onnettomuudet, varaukset ja odottamattomat hätätilanteet.
Konferenssin aikana heidän tulisi ohjata keskustelut siten, että noudatetaan etukäteen jaettua ja sovittua esityslistaa. Johtajan vastuulla on luoda kokousrooleja ja varmistaa kaikille osallistujille tasavertaiset puhemahdollisuudet, luoda ympäristö, jossa kaikki osallistujat tuntevat olonsa mukavaksi osallistumalla kaikkiin työpajoihin sekä kaikkiin aivoriihi- ja keskustelukysymyksiin. Johtaja vastaa myös kaikista laitteista, kuten PowerPoints, Näytönjako-tai muita grafiikoita.
Kokouksen jälkeen johtajan tulisi tehokkaasti kommunikoida johtopäätökset ja seuraavat vaiheet ja antaa vastuut kaikille tiimin jäsenille välttääkseen sekaannuksia ja tehottomuutta.
Tämä kokousrooli kirjaa tärkeimmät kohdat jotka tehdään kokouksen aikana. Ne olisivat erityisen tehokkaita, jos ne laatia esityslista yhdessä johtajan kanssa, jotta he eivät vain tunne esityslistaa, vaan voivat myös lisätä siihen tarvittaessa. Tallennin jakaa myös esityslistan ennen konferenssia ja jakaa muistiinpanot ja päätelmät sen jälkeen.
Tämä kokousrooli auttaa johtajaa kullakin esityslistalla olevalla ajankohdalla. Ajanottajalla on oltava selkeä käsitys asialistasta ohjaa keskustelua kokouksessa noudattaa annettuja aikavälejä hienovaraisesti. He muistuttavat myös kaikkia kokouksen osallistujia, kun nykyiseen esityslistakohtaan on jäljellä 5–10 minuuttia, jotta osallistujilla on parempi arvio ajanhallinnasta.
Kukaan ei halua olla siviili pelatessaan mafiaa, mutta osallistujaroolilla on suuri merkitys kokouksen onnistumisessa. Osallistujien päätehtävä on osallistua keskusteluihin, olivatpa ne esityslistalla olevia asioita, aivoriihiä tai suunnittelua. Osallistujat ovat johtajan laajennuksia monin tavoin; heidän tulisi osallistua mahdollisimman paljon esityslistan aiheisiin, luoda mukava ympäristö muille jakaa ajatuksiaan ja seurata varattua aikaa, jotta kokous voidaan lopettaa nopeasti. Jos johtaja päätti lyhyesti määritellä osallistujien roolit kokouksen jälkeen, pyydä selventämään sekaannuksia.
Säännöllisten kokousten tehokkuuden parantamiseksi suosittelen roolien vaihtamista eri tiimin jäsenten kesken. Kun jokaisella osallistujalla on yleinen käsitys ja kokemus jokaisesta roolista, se inspiroi uusia kokousideoita, näkökulmia ja osallistumista!
Luo FreeConference.com -tilisi ja pääset käsiksi kaikkeen, mitä yrityksesi tai organisaatiosi tarvitsee, kuten video- ja Näytön jakaminen, Puhelujen ajoitus, Automaattiset sähköpostikutsut, muistutukset, Ja enemmän.
