Säännöllisten kokousten tai neuvottelupuhelujen pitäminen on tärkeää suhteiden luomiseksi ja yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Kukaan ei kuitenkaan halua tulla vedetyksi kokouksiin, jotka venyvät ja jatkuvat, mutta saavuttavat vähän. Tällaisten kokousten järjestäminen ei vain tuhlaa aikaa ja heikentää tuottavuutta, vaan liian monet tällaiset puhelut voivat saada kutsutut ottamaan suunnitellut kokoukset vakavasti. Tämän päivän blogissa käymme läpi joitakin vinkkejä siitä, miten neuvottelupuhelukokous voidaan järjestää tuottavammaksi ja vähemmän aikaa vieväksi.
Halusitpa lyhentää kokouksia tai yksinkertaisesti varmistaa, että kaikki esityslistasi kohteet käsitellään konferenssin aikana, pieni valmistelu sekä ilmainen neuvottelupuheluohjelmisto voivat auttaa pitämään kokoukset ajankohtaisina ja oikeaan aikaan.
Kokouksen pitämisen sijasta, miksi et vain lähetä joukkosähköpostia tai ryhmäkeskusteluviestiä?
Toki sähköpostit, pikaviestit ja tekstiviestit ovat helppoja - ne eivät vaadi aikataulua ja ihmiset voivat vastata niihin milloin tahansa. Jotkut tilanteet vaativat kuitenkin enemmän vuorovaikutusta
(ei sanaleikkiä). Puhelin ja videoneuvottelupuhelut ei ainoastaan auta luomaan henkilökohtaisia yhteyksiä etäosallistujien välille, vaan voivat myös olla tehokkaampia helpottamaan reaaliaikaisia keskusteluja. Seuraava paras tapaaminen henkilökohtaisessa tapaamisessa, hyvin hoidettu puhelin- tai videokokous mahdollistaa paljon enemmän sanomisen paljon lyhyemmässä ajassa.
Loppujen lopuksi kuka haluaa lukea sivun pituisen viestiketjun?
Avain onnistuneen neuvottelupuhelun johtamiseen alkaa valmistautumisesta - neuvottelun aloittaminen oikein helpottaa hallintaa ja hallintaa, kun se alkaa. Vaikka neuvottelupuhelun tai videoneuvottelun asettaminen on erittäin helppoa, on aina hyvä perehtyä etukäteen perusasioihin, kuten neuvottelun selkeän tarkoituksen määrittämiseen, neuvottelupuhelun numeron saamiseen ja numeron valintaan. neuvottelupuhelu.
Yksi tärkeimmistä vaiheista valmistautumiseen onnistuneeseen neuvottelupuheluun on esityslistan hahmottaminen. Vaikka selkeä esityslista ei välttämättä tarvitse sanella jokaista keskustelun minuuttia puhelun aikana, sen on oltava riittävän yksityiskohtainen, jotta se voisi toimia ohjeena sille, mitä aiot käsitellä. Jos aiot esimerkiksi pitää neuvottelupuhelun tunnin ajan, voit halutessasi varata 15 minuuttia keskustelua neljästä eri aiheesta. Tietysti kullekin esityslistan kohdalle varattu aika vaihtelee keskusteltavien kohteiden ja odotettavissa olevien osallistujamäärien mukaan. Käytettävissä olevan ilmaisen neuvotteluohjelmiston käyttäminen on loistava tapa seurata aikaa, koska monissa tällaisissa palveluissa on online -käyttöliittymät kelloilla tai ajastimilla, jotka alkavat toimia puhelun alussa.
Erilaisten ilmaisten kokousratkaisujen ansiosta ei ole koskaan ollut helpompaa hankkia omaa konferenssilinjaa. Ilmaisen tilin luomisen jälkeen useimmat palvelut antavat sinulle neuvottelupuhelun numeron ja ainutlaatuisen pääsykoodin, joita voidaan käyttää soittamaan neuvottelulinjalle milloin tahansa. Monet myös tarjoavat maksuton premium ja myös kansainväliset puhelinnumerot.
Tässä tulee monimutkainen osa ... vain vitsi! Osallistuakseen konferenssiin osallistujat yksinkertaisesti soittavat annettuun soittonumeroon ja antavat pyydettäessä neuvottelulinjalle määritetyn pääsykoodin. Koska jokaisen neuvottelulinjan pääsykoodi on yksilöllinen, osallistujien antama pääsykoodi määrittää, kuka pääsee puheluun (tai ei).
Neuvottelupuhelun sujuvuuden varmistaminen on yhtä helppoa kuin ruutujen valinta. The FreeConference -kokouslista on oppaasi onnistuneiden puhelinneuvottelujen ja verkkokokousten suunnitteluun ja pitämiseen.
Olitpa sitten isännöimässä kokousta henkilökohtaisesti, puhelimitse tai videoneuvottelun välityksellä kokousjohtamisen vaatimukset sovelletaan edelleen - esimerkiksi määrittämällä esityslista, kutsumalla kaikki sopivat ihmiset ja pitämällä tangentiaaliset keskustelut mahdollisimman vähäisinä. Yksi etu puhelin- ja verkkoneuvotteluissa on henkilökohtaisiin kokouksiin verrattuna, mutta se on konferenssin moderaattorin hallinnan taso. Neuvottelupuhelun tehokkaan suorittamisen tietäminen tarkoittaa näiden säätimien hyödyntämistä.
Konferenssin moderaattoriohjaimet antavat kokouksen johtajalle mahdollisuuden määrittää, ketä voidaan - ja ei - kuulla neuvottelupuhelun aikana. Konferenssiasetusten muuttamisen lisäksi useimmat ilmaiset neuvottelupuheluohjelmistopalvelut antavat moderaattoreille mahdollisuuden hallita konferenssejaan puhelimen näppäimistökomennoilla ja online -hallintapaneelin ohjaimilla. Online -kojelaudan ominaisuudet, kuten aktiivikaiutin, salli moderaattoreiden seurata, kuka puhuu ja osallistuu puhelun aikana. Kun moderaattorit voivat hiljentää (mahdollisesti) häiritseviä osallistujia, on helpompi pitää kokoukset ajan tasalla ja hillitä tangentiaalisia keskusteluja.
Vaikka konferenssin järjestäminen saattaa tuntua pelottavalta, onnistuneen puhelun soittaminen on erittäin helppoa, kun otetaan huomioon oikeat työkalut ja pieni osaaminen. Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita, voit aina käydä osoitteessa FreeConference -tukisivu ottamaan yhteyttä kokousasiantuntijaan!
Ilmaisen neuvottelupuhelutekniikan edelläkävijät FreeConference.com ja sen asiantuntijatiimi auttavat sinua hallitsemaan onnistuneen neuvottelupuhelun taiteen. Vain muutamalla hiiren napsautuksella voit matkustaa isännöimään omia neuvottelupuhelujasi ja verkkokokouksiasi. Rekisteröidy tänään!
Luo FreeConference.com -tilisi ja pääset käsiksi kaikkeen, mitä yrityksesi tai organisaatiosi tarvitsee, kuten video- ja Näytön jakaminen, Puhelujen ajoitus, Automaattiset sähköpostikutsut, muistutukset, Ja enemmän.
