Hi ha 3 coses a la vida que són inevitables: la mort, els impostos i les reunions ...
D'acord ... potser hi ha una mica d'exageració, però si alguna vegada heu treballat, és probable que hagueu estat en una reunió. Tot i que el percentatge de reunions productives pot oscil·lar entre el 33 i el 70%, tots podem coincidir en què preferiríem participar-hi reunions productives que els improductius. Un factor important de les reunions productives és el Funcions de reunions, que centren els deures dels membres de la reunió per garantir una sessió eficaç, com posicions semblants a un equip esportiu o diferents cuiners a una cuina. Aquí hi ha 4 funcions principals de reunió que s'han d'assignar a cada reunió.
"No només formaré part de la reunió, sinó que estaré allà dirigint la reunió!"
La posició més important de la reunió té tres obligacions diferents: abans de la conferència, planificarien i coordinarien l'agenda, el lloc, l'equipament i els assistents, gestionant tots els contratemps, reserves i emergències inesperades.
Durant la conferència, haurien de dirigir els debats perquè segueixin l’agenda predistribuïda i acordada. És responsabilitat del líder establir funcions de reunió i garantir la igualtat d’oportunitats de parla per a tots els assistents, crear un entorn on tots els assistents se sentin còmodes contribuint a tots els tallers, així com a tota pluja d’idees i debats. El líder també s’encarrega de qualsevol equip com PowerPoints, Compartir pantalla, o altres visuals.
Després de la reunió, el líder hauria de comunicar efectivament quines són les conclusions i els passos següents i assignar responsabilitats a tots els membres de l’equip per evitar confusions i ineficiències.
Aquest paper de reunió registra els punts clau que es fan durant la reunió. Serien especialment efectius si ho fessin idear l'agenda juntament amb el líder perquè no només estiguin familiaritzats amb l’agenda, sinó que també hi puguin afegir quan sigui necessari. The Recorder també distribueix l'agenda prèvia a la conferència i distribueix les notes i conclusions després.
Aquesta funció de reunió ajuda el líder amb el temps dedicat a cada tema de l'ordre del dia. El cronometrador ha de tenir una clara comprensió de l’agenda guiar la conversa de la reunió per seguir les franges horàries assignades d’una manera subtil. També recordarien a tots els participants de la reunió quan queden 5-10 minuts en el tema actual de l'agenda perquè els assistents tinguin un millor indicador de la gestió del temps.
Ningú vol ser el civil quan interpreta la màfia, però el paper dels participants té un paper important en l’èxit de la reunió. El principal deure dels participants és contribuir a les discussions, ja siguin temes de l’agenda, pluja d’idees o planificació. Els participants són les extensions del líder de moltes maneres; haurien de contribuir tant com sigui possible als temes de l’agenda, crear un entorn còmode perquè els altres puguin compartir les seves idees i fer un seguiment del temps assignat perquè la reunió pugui finalitzar ràpidament. Si el líder va arribar a definir els rols dels assistents després de la reunió, demaneu-li aclariments per evitar confusions.
Per millorar l'eficàcia de les reunions regulars, recomano la rotació de rols entre els diferents membres de l'equip. Un cop cada assistent tingui un sentit i experiència generals amb cadascun dels rols, inspirarà noves idees de reunió, perspectives i participació.
Creeu el vostre compte de FreeConference.com i accediu a tot el que necessiteu perquè la vostra empresa o organització pugui començar a funcionar, com ara el vídeo i Compartir pantalla, Programació de trucades, Invitacions per correu electrònic automatitzades, recordatoris, I més.
