La celebració de reunions periòdiques o conferències telefòniques és important per establir relacions i assolir objectius compartits. Dit això, a ningú li agrada participar en reunions que s’arrosseguen i continuen realitzant poc. La celebració d’aquestes reunions no només pot perdre el temps i dificultar la productivitat, sinó que molts d’aquests tipus de trucades poden provocar que els convidats no es prenguin seriosament les reunions programades. Al bloc d'avui, repassarem alguns consells sobre com dur a terme una reunió de conferència que sigui més productiva i consumeixi menys temps.
Tant si intenteu fer que les reunions siguin més curtes com simplement vulgueu assegurar-vos que tots els vostres temes de l’agenda es tractin durant la conferència, una mica de preparació juntament amb el programari gratuït de trucades de conferència us poden ajudar a mantenir les reunions puntuals i puntuals.
En lloc de celebrar una reunió, per què no només envieu un missatge de correu electrònic massiu o un missatge de xat en grup?
És clar, els correus electrònics, els missatges instantanis i els missatges de text són fàcils: no requereixen programació i la gent pot respondre-hi a la seva conveniència. Algunes situacions, però, requereixen una interacció més en directe
(sense joc de paraules). Telèfon i videoconferències no només ajuden a construir connexions personals entre participants remots, sinó que també poden ser més efectius en termes de facilitar discussions en temps real. La millor cosa següent de reunir-se en persona, una reunió telefònica o de vídeo ben gestionada permet dir molt més en molt menys temps.
Al cap i a la fi, qui vol llegir un correu electrònic de tota la pàgina?
La clau per liderar una conferència amb èxit comença amb la preparació: saber com iniciar una conferència de manera adequada farà que sigui molt més fàcil de controlar i gestionar un cop comenci. Tot i que configurar una trucada de conferència o videoconferència és extremadament fàcil, sempre és bo familiaritzar-se amb antelació amb els conceptes bàsics, com ara definir un propòsit clar per a la conferència, saber obtenir un número de trucada de conferència i com marcar trucada de conferència.
Un dels passos més importants per preparar-se per a una conferència amb èxit és esbossar una agenda. Tot i que una agenda clara no necessàriament necessita dictar cada minut de discussió durant la vostra trucada, hauria de ser prou detallada per servir de guia per al que teniu previst abordar. Si teniu previst fer una trucada de conferència durant una hora, per exemple, és possible que vulgueu assignar 15 minuts per debatre quatre temes diferents. Per descomptat, el temps per assignar a cada tema de l’ordre del dia variarà en funció del nombre d’elements a tractar i del nombre de participants que preveieu. L’ús del programari de conferències gratuït disponible és una bona manera de fer un seguiment del temps, ja que molts d’aquests serveis ofereixen interfícies en línia amb rellotges o temporitzadors que comencen a funcionar al començament de la trucada.
Gràcies a les diverses solucions gratuïtes per a conferències, mai no ha estat tan fàcil obtenir una línia de conferències dedicada. Després de crear un compte gratuït, la majoria dels serveis us assignaran un número de marcatge de conferència i un codi d’accés únic que es pot utilitzar per trucar a la vostra línia de conferència en qualsevol moment. Molts també ofereixen premium gratuït i números de marcatge internacional també.
Aquí ve la part complicada ... només bromejant! Per trucar a una conferència, els participants simplement trucaran al número de marcatge proporcionat i, quan se us demani, introduiran el codi d’accés assignat a la línia de conferència. Com que el codi d’accés de cada línia de conferència és únic, el codi d’accés que introduiran els participants determinarà qui accedeix (o no) a la vostra trucada.
Assegurar-se que la trucada de conferència funciona sense problemes és tan senzill com les caselles de selecció. El Llista de comprovació de reunions de FreeConference és la vostra guia per planificar i celebrar conferències telefòniques i reunions web amb èxit.
Ja sigui que organitzeu una reunió en persona, per telèfon o per videoconferència, moltes de les mateixes imperatius de gestió de reunions encara s'apliquen, com ara establir una agenda definida, convidar totes les persones adequades i mantenir les converses tangencials al mínim. Un dels avantatges que tenen les conferències web i telefòniques respecte a les reunions presencials és el nivell de control que ofereix el moderador de la conferència. Saber dur a terme una trucada de conferència de manera eficaç significa saber utilitzar aquests controls.
Els controls del moderador de conferències permeten al líder de la reunió determinar qui pot o no pot ser escoltat durant una conferència. A més de configuracions de conferència canviants, la majoria dels serveis gratuïts de programari de trucades de conferència permeten als moderadors controlar les seves conferències mitjançant comandes de teclat telefònic i controls de tauler de control en línia. Funcions del tauler de control en línia, com ara altaveu actiu, permeteu als moderadors vigilar qui parla i participa durant una trucada. En permetre als moderadors silenciar els participants (potencialment) perjudicials, és més fàcil mantenir les reunions encarrilades i frenar les converses tangencials.
Tot i que organitzar una conferència pot semblar intimidatori, fer una trucada amb èxit és molt fàcil donat les eines adequades i una mica de coneixement. Si teniu cap pregunta o dubte, sempre podeu visitar el Pàgina d'assistència de FreeConference per posar-se en contacte amb un expert en conferències.
Els pioners de la tecnologia de trucades de conferència gratuïtes, FreeConference.com i el seu equip d’experts, són aquí per ajudar-vos a dominar l’art de la conferència amb èxit. Amb només uns quants clics de ratolí, podreu arribar a allotjar les vostres pròpies conferències i reunions en línia. Fes-avui!
Creeu el vostre compte de FreeConference.com i accediu a tot el que necessiteu perquè la vostra empresa o organització pugui començar a funcionar, com ara el vídeo i Compartir pantalla, Programació de trucades, Invitacions per correu electrònic automatitzades, recordatoris, I més.
