Iako namjeravaju olakšati komunikaciju, uredi s otvorenim konceptom ponekad se mogu osjećati kao da rade bilo što osim onoga za ljude koji u njima drže konferencijske pozive. U današnjem blogu ćemo vam ponuditi neke savjete za učinkovitije održavanje konferencijskih poziva i poboljšanje produktivnosti u uredima koji imaju otvorene tlocrte.
Kakav god da je vaš proizvod, važno je da budete dostupni što većem broju potencijalnih kupaca. Za mnoga preduzeća to može značiti E-mail marketing, društvene mreže, prodajne pozive, pa čak i linije za konferencijske pozive. Preduzeća svih tipova i veličina koriste konferencijske pozive putem telefonskog biranja kako bi povećali svoje članstvo – i svoje rezultate. U današnjem blogu FreeConference istražit ćemo neke od načina na koje konferencijski pozivi putem telefonskog biranja mogu pomoći da vaša poslovna ponuda dosegne više ljudi.
Konferencijski poziv linije omogućuju održavanje konferencijskih poziva do nekoliko stotina ljudi u bilo koje vrijeme. To znači da možete organizirati prodajne prezentacije i informativne sesije na koje se potencijalni kupci mogu obratiti telefonom. Dopuštajući ljudima mogućnost da vas pozovu na sastanak znači da možete proširiti geografski doseg svog prodajnog tržišta bez potrebe da ljudi putuju na velike udaljenosti radi osobnog susreta.
Dakle, koliko košta posjedovanje vlastite konferencijske linije za pozivanje klijenata?
Kao original besplatni konferencijski pozivi usluge, FreeConference je izgradio vlastitu vjernu bazu korisnika nudeći korisnicima mogućnost održavanja velikih konferencijskih poziva bez ikakvih troškova. Korištenje besplatnih* dial-in brojeva i, u novije vrijeme, internetska soba za sastanke značajka, možete pozivati pozive da se besplatno pridruže vašem konferencijskom pozivu!
*Uz besplatne pozivne brojeve, svaki pozivalac je odgovoran za svoje vlastite tarife za velike udaljenosti (ako ih ima) da dostigne dodijeljeni pozivni broj, ali u suprotnom se ne naplaćuju.
Imate važne klijente? Predstavite profesionalni imidž pružajući 800 besplatnih brojeva sa pozdravima bez robnih marki za vaše VIP klijente s kojima će vas pozvati na konferenciju. Sve besplatne 800 i vrhunski međunarodni pozivni brojevi su bez robne marke i dostupni su s pretplatom na bilo koju od naših plaćeni mjesečni planovi.
FreeConference.com originalni besplatni pružatelj usluga konferencijskih poziva koji vam daje slobodu da odaberete kako ćete se povezati sa sastankom bilo gdje, bilo kada i bez obaveze.
Kreirajte besplatni račun već danas i doživite besplatne telekonferencije, video zapise bez preuzimanja, dijeljenje ekrana, web konferencije i drugo.
Mi smo kao stanovništvo u posljednje vrijeme poduzeli mnoga istraživanja u nastojanju da otkrijemo zašto sastanci funkcioniraju - ili ne.
Često smo ih označavali neefikasnom tradicijom; obično se smatra gubljenjem vremena (osim ako su ljudi zaista došli pripremljeni) i sa sigurnošću se može pretpostaviti da smo svi došli na barem jedan sastanak nepripremljeni. Pa šta daje? Zašto je o sastancima tako teško brinuti? Zašto je njima tako teško upravljati? Zašto ih i dalje imamo?
Zahvaljujući novoj tehnologiji i porast globalizirane trgovine, svijet se značajno smanjio u posljednjih nekoliko decenija. Sa sve većim brojem organizacija koje šire svoje domete izvan političkih i geografskih granica, potreba za održavanjem odnosa s poslovnim partnerima i kolegama širom svijeta nikada nije bila veća. U današnjem blogu raspravljat ćemo o tome kako međunarodne platforme za konferencijske pozive poput FreeConference olakšavaju komunikaciju uživo među ljudima širom svijeta.
Ako ste ikada morali sjediti kroz beskonačni sastanak, vjerovatno ste imali vremena da smislite načine na koje biste to učinili drugačije. Sastanke, ako su loše planirani, teško je posredovati bez konciznih planova; donošenje odluka postaje zamućeno usredsređenom diskusijom i nedostatkom učešća na osnovu informisanosti. Dizajniranje učinkovite agende jedan je od načina na koji se može iskoristiti moć snažnog tima, jer pruža i potrebnu strukturu i informativni sadržaj kako bi se stvari pravilno izvršile.
Bez obzira na to da li je vaš sastanak dnevni, sedmični ili tromjesečni, neophodnost jakog vremenskog okvira neophodna je za održavanje efikasnosti, u velikim i malim grupama. Dolje su navedeni neki važni faktori koje treba imati na umu pri izradi dnevnog reda za vaše sastanke. Uzmite u obzir sljedeće:
Jeste li odabrali temu koja uključuje tim kojem se obraćate? Većina ljudi želi razgovarati o stvarima koje ih se direktno tiču. Rasprava o pitanjima koja uključuju različita odjela dobra je stvar za iznijeti na sastancima za koje su sredstva dodijeljena isključivo grupne diskusije. Kako se većina organizacija napaja putem
osećaj međuzavisnosti kancelarije, internim odeljenjima je često potrebno vreme za sastanke kako bi koordinirali i konsolidovali svoje napore.
S obzirom na angažman tima u onome o čemu se raspravlja, takođe vam omogućava da svoj dnevni red prilagodite svojoj publici i povećate učešće publike.
Prilikom sastavljanja dnevnog reda zapitajte se: utiče li to na ljude kojima se obraćam?
Korištenje buzzwords -a kao ključnih tema može ostaviti prostor profesionalcima u nedoumici: ako najavite uspješno lansiranje novog proizvoda na dnevni red pod “Good Stuff We Did Nedavno”, vjerojatno ćete biti jedini na toj stranici. Nevjerojatno je teško posredovati u raspravi ako ljudi nisu jasni po pitanju teme, a kamoli da se za nju mogu efikasno pripremiti.
Korištenje izjava pitanja za iznošenje poena na sastanku odličan je način da se uvjerite da rasprava zaista rješava problem koji se predstavlja. Koristeći kao primjer naše hipotetičko uspješno lansiranje proizvoda, razmislite o ovome: Što je dobro funkcioniralo za to lansiranje? Koja tržišta smo otvorili ovim uspjehom? Odakle ćemo to uzeti odavde?
Kada sastavljate teme za sastanke, zapitajte se, Koje odgovore tražim? Koje nam pitanje najbolje pomaže da dođemo do toga?
Ljudi se mogu uznemiriti kada shvate da traženje njihovog doprinosa ne garantuje da će oni imati bilo kakvu riječ u konačnom procesu donošenja odluka. Važno je kategorizirati svaku raspravu na osnovu onoga što tražite od svoje publike. Grupi razjasnite šta očekujete od njihovih odgovora. Pristup zasnovan na pitanjima pomaže vam da izvučete korisnije odgovore od svog tima, ali također može dovesti do frustracije ako na bilo koji način dovedete u zabludu ono za šta se ti odgovori koriste.
Ako se sastanak održava kako biste mogli prikupiti podatke za veću odluku, to obavijestite. Ako vam treba odbor za novu ideju, navedite to u dnevnom redu. Ako tražite konsenzus do kraja sastanka, zapišite to i jasno stavite do znanja da je krajnji cilj rasprave odlučiti o nečemu. Na ovaj način izbjegavate da vas zastrane spora među članovima vašeg tima koji mogu imati predodžbe o autoritetu koji nemaju težinu na ovom sastanku.
Kada navodite očekivanja od sastanaka, zapitajte se, tražim li ulaz, informacije ili konačnu odluku?
Ovo pitanje je dvojak poduhvat, jer pravovremenost vašeg dnevnog reda može odrediti nivo pripreme za postizanje vašeg tima. Što im prije dođete na dnevni red, prije možete očekivati da će razmotriti elemente njegovih diskurzivnih tačaka i pripremiti se da vam daju svoj doprinos ili prikupe informacije kako bi s vama donijeli informiranu odluku. Važno je obavijestiti svoj tim o donošenju važnih odluka ili sastanaka koji uključuju pripremu, jer želite maksimalno iskoristiti vrijeme sa svim uključenim stranama, a pokušaj informiranja ljudi dok drugi koji su se pripremili sjajan je način da ostavite svoj tim frustriranim i neskladnim. 
Kada objavljujete dnevni red sastanka timu, zapitajte se, Da sam sada dobio ovaj dnevni red, da li bih i sam bio spreman za taj sastanak na vrijeme?
Teško je držati veliku grupu ljudi na temi. Držanje po rasporedu je gotovo nemoguće. Iz tog razloga, važno je uključiti vremensku komponentu u dizajn dnevnog reda sastanka. Svaki dio/pitanje/dio teme treba jasno ocrtati u vremenskom okviru. Ovaj vremenski okvir trebao bi dodijeliti odgovarajuću količinu vremena za raspravu, reviziju i zaključivanje. Ovo je važno naglasiti prije sastanka: često ćete na kraju čuti da je za određena pitanja potrebno više vremena na odboru ili bi se mogli značajno smanjiti.
Kada pravite vremenske intervale za svaki dio dnevnog reda sastanka, zapitajte se, Kako se naše vrijeme najbolje koristi? Hoće li njihove povratne informacije otvoriti dijalog koji zaslužuje daljnju raspravu? Koliko dugo bih volio potrošiti na ovu stavku?
Obrada vašeg dnevnog reda ima više veze sa koracima koji su uključeni u proces svih tačaka sastanka. On nabraja razine rasprave tijekom kojih pokušavate dovršiti zadatak koji vam je na raspolaganju. Dogovaranje o načinima na koji će se pitanja obrađivati povećava efikasnost vašeg sastanka. Ako ne navedete način na koji želite da tim rješava svaki problem, neki članovi mogu biti ometeni u definiranju problema, dok neki možda raspravljaju o njihovoj važnosti za njih: nitko se na kraju ne fokusira na identificiranje ili procjenu bilo kakvih rješenja .
Postupak rješavanja stavke trebao bi se pojaviti na pisanom dnevnom redu koji ćete dostaviti. Kada dođete do te stavke tokom sastanka, objasnite proces potreban za postizanje dogovora i tražite navedeni sporazum.
Prilikom prvog određivanja ovog procesa u svom dnevnom redu, zapitajte se, Kako želim voditi ovu diskusiju? Želim li čuti pojedince ili timove? Želim li jednoglasno glasanje, opcije glasanja ili diskusiju? Kako mogu utvrditi kada je problem riješen? Kako meni izgleda idealan sastanak?
Ovo može biti najvažniji dio stvaranja bilo kojeg dnevnog reda- shvatiti da su oni uvijek u procesu promjena. Nijedan plan nije imun na ludost vremena, neočekivana odlaganja, dane bolovanja ili nazadovanje. Iz tog razloga, važno je biti podložan promjenama. Prioriteti dnevnog reda će bez sumnje promijeniti svoj značaj kako se datum približava i stvari postaju sve čvršće u stvarnom vremenu. Kako projekti napreduju, tim napreduje, a samim tim i ciljevi dnevnog reda. Prva tačka svakog dobrog dnevnog reda je „urediti i promijeniti prioritete današnjeg dnevnog reda“. Ova stavka rasporeda najbolji je način da se uvjerite da je vaš tim u skladu sa onim o čemu se raspravlja, zašto, koliko dugo i sa kakvim očekivanjima na dan.
Kada kreirate dnevni red za sve sastanke, zapitajte se, Ima li ovdje prostora za diskusiju? Kako mogu najbolje upravljati onim što ne mogu planirati? Kako da zadržim diskusiju u centru?
Ovo je važna stavka koju ćete uključiti u svoj dnevni red. To puno govori o vašem vodstvu ako možete prekinuti hitnost sastanka kako biste sa svojim timom razgovarali o elementima uspjeha. Od vitalnog je značaja da svi osjećaju da je njihov rad cijenjen, unatoč vremenskim ograničenjima, zastojima, preprekama i izazovima. Trebalo bi se pozabaviti dobro obavljenim poslom, a iskoristiti nekoliko trenutaka na sastanku da čestitate svom timu na onome što je dobro funkcioniralo odličan je način za održavanje morala i njegovanje radnog okruženja koje podržava.
Ovo je manja, ali jednako važna kategorija. To služi kao podsjetnik vašem timu da uvijek postoji prostor za poboljšanje. Bez obzira jeste li imali problema s pravovremenošću, dinamikom unutarnjeg ureda ili ste jednostavno imali tešku sedmicu na tržištu, pobrinite se da vaš tim u svakom trenutku bude svjestan onoga što se od njih očekuje. Stavljanje šalice kave u perilicu posuđa mali je, ali važan dio brige o uredskom okruženju, i koliko god izgledalo beznačajno, spominjanje toga kao dijela vašeg sastanka pojačava važnost dosljednosti.
Bez obzira jeste li čuli za fenomen parkirališta ili ne, definitivno ste koristili njegove osnovne koncepte. On u osnovi djeluje kao zvučna ploča za sve ideje koje se ne mogu odmah riješiti u trenutnom okruženju za sastanke. Svi novi projekti, ideje, upiti i pitanja mogu se „parkirati“ na parceli i označiti kao tačke za raspravu za buduće sastanke. To također znači da uvijek imate skladišnu jedinicu punu ideja na koje se možete vratiti, ako imate dodatnih nekoliko minuta na kraju sastanka. Parkiralište je odličan način da ostanete na zadatku, na pravom putu i u toku.
Sve u svemu, najvažnija stvar koju treba zapamtiti pri izradi dnevnog reda je da uvijek radite zajedno na postizanju zajedničkog cilja. Trebali biste težiti tome da svoju diskusiju učinite kohezivnom, inkluzivnom, kreativnom i produktivnom. Teško je postići sve ocjene, ali ako imate mjesto za to na dnevnom redu, možda ćete stići na vrijeme.
FreeConference.com originalni besplatni pružatelj usluga konferencijskih poziva koji vam daje slobodu da odaberete kako ćete se povezati sa sastankom bilo gdje, bilo kada i bez obaveze.
Kreirajte besplatni račun već danas i doživite besplatne telekonferencije, video zapise bez preuzimanja, dijeljenje ekrana, web konferencije i još mnogo toga.
Bonton konferencijskog poziva: Dok je nepisana pravila konferencijskog poziva svakako nije teško slijediti, postoji nekoliko loših navika konferencijskih poziva kojih morate biti svjesni koji mogu izludjeti vaše sugovornike (bez obzira da li vam to kažu ili ne). Iako se neki od ovih konferencijskih poziva ne-ne mogu činiti zdravim razumom (kao što su kasni pozivi na konferenciju), mogli biste se iznenaditi koliko često neke od ovih loših navika mogu oduzeti cjelokupno iskustvo konferencijskog poziva za sve uključene. S obzirom da je nova godina pred vratima, mislili smo da ćemo podijeliti neke od naših najboljih loših navika konferencijskih poziva. (više ...)
Za profesionalce svih vrsta konferencijski pozivi mogu biti (iznenađujuće) stresna muka. Za razliku od tradicionalnih sastanaka licem u lice na kojima se možete osloniti djelimično na govor tijela i druge vizualne znakove za pomoć u komunikaciji, vaš uspjeh u konferencijskim pozivima gotovo u potpunosti ovisi o tome koliko se dobro ponašate preko telefona. Ako jesi vođenje konferencijskog poziva ili sudjelovanje u telefonskom intervjuu, ovo može povećati pritisak koji osjećate kako biste bili sigurni da je svaka riječ koja izlazi iz vaših usta savršena. Ali ne bojte se, pozivatelji konferencija, anksioznost konferencijskog poziva vrlo su česti i mogu se riješiti slijedeći ove korake: (više ...)
