Mi smo kao stanovništvo u posljednje vrijeme poduzeli mnoga istraživanja u nastojanju da otkrijemo zašto sastanci funkcioniraju - ili ne.
Često smo ih označavali neefikasnom tradicijom; obično se smatra gubljenjem vremena (osim ako su ljudi zaista došli pripremljeni) i sa sigurnošću se može pretpostaviti da smo svi došli na barem jedan sastanak nepripremljeni. Pa šta daje? Zašto je o sastancima tako teško brinuti? Zašto je njima tako teško upravljati? Zašto ih i dalje imamo?
Uglavnom se pitanje neefikasnih sastanaka vrti oko poimanja angažman, priprema, komunikacija, konciznost, I konkretan razvoj.
Teško je motivisati ljude kojima nije stalo do onoga o čemu se razgovara.
Još je teže krenuti naprijed ako ljudi nemaju potrebne informacije.
Postaje izazov voditi konstruktivne diskusije kada ljudi nisu na istoj stranici.
Gotovo je nemoguće napredovati kada ste opterećeni svakodnevnim trivijalnostima, i to je sigurno nije lako postići ciljeve kada se projekti ne mogu završiti na vrijeme.
Dakle, kako najbolje da krenemo naprijed?
Većina ljudi želi razgovarati o stvarima koje ih se direktno tiču. Dobra stvar na sastancima je rasprava o pitanjima koja uključuju različite odjele, jer su resursi dodijeljeni samo u svrhu grupnih diskusija.
Odvojite vrijeme da razmislite utječe li ovo pitanje na tim kojem ćete se obratiti na sastanku. Cijenit će vašu želju da ih uključite.
Važno je unaprijediti svoj tim pri donošenju važnih odluka ili sastanaka koji uključuju pripremu, jer želite maksimalno povećati vrijeme sa svim uključenim stranama. Pokušaj informiranja ljudi dok su se drugi pripremili, sjediti i čekati odličan je način da ostavite svoj tim frustriranim i neskladnim.
Odvojite vrijeme da razmislite o sljedećem: Ako ste dobili poziv za sudjelovanje na ovom sastanku, biste li imali potrebne informacije za aktivno, informirano i konstruktivno sudjelovanje?
Ljudi ne mogu biti od pomoći ako ne znaju šta tražite. Grupi razjasnite šta očekujete od njihovih odgovora. Pristup zasnovan na pitanjima pomaže vam da izvučete korisnije odgovore od svog tima, ali samo ako znaju za šta se njihovi odgovori koriste.
Dajte do znanja ako održavate sastanak kako biste mogli prikupiti ulazne informacije za donošenje veće odluke. Ako vam treba odbor za novu ideju, navedite to u dnevnom redu. Ako tražite konsenzus do kraja sastanka, zapišite to i jasno stavite do znanja da je krajnji cilj rasprave odlučiti o nečemu.
Navedite svoja očekivanja na početku sastanka kako bi svi znali zašto ste ih okupili.
Zadržavanje velike grupe ljudi na temi izazov je, dok je držanje na rasporedu gotovo nemoguće. Iz tog razloga, od vitalnog je značaja efikasno upravljati svojim vremenom na svakom sastanku. To se može učiniti korištenjem a dobro napravljen dnevni red.
Nacrtajte svaki odjeljak/pitanje/dio teme u vremenskom okviru. Ovaj vremenski okvir trebao bi dodijeliti adeq
odvojite vreme za diskusiju, reviziju i zaključivanje. Ovo je važno naglasiti prije sastanka: često ćete na kraju čuti da je za određena pitanja potrebno više vremena na odboru ili bi se mogli značajno smanjiti.
Odvojite vrijeme da razmislite kako najbolje provesti vrijeme na ovom sastanku. Koliko dugo želite potrošiti na svaku temu diskusije? Hoće li ova rasprava oduzeti više vremena nego što vrijedi?
Bez angažmana, priprema, komunikacije i upravljanja vremenom, šanse za procvat vašeg posla su male. Vaši sastanci će lutati; frustrirat ćete svoje zaposlenike; vaši projekti će pasti i ostati na parkingu.
Važno je postaviti ciljeve i dosljedno težiti njihovom postizanju. Čitav razlog zašto ljudi imaju sastanke je da objedine svoje napore na određenu temu s ciljem da se nešto postigne. Ne dozvolite da istorija nejasnih sastanaka bude razlog da ne stignete tamo gdje biste željeli biti.
Odvojite vrijeme za postavljanje ciljeva i često ih ponavljajte.
Ovdje na Freeconference -u, kada neko ne može doći na sastanak, to je hitan slučaj. Nalazimo se na tržištu produktivnih sastanaka i želimo da maksimalno iskoristite vrijeme provedeno u saradnji, bilo na daljinu putem virtuelne konferencijeili lično za stolom u sali za sastanke.
Da li je vaš posljednji sastanak bio efikasan ili ne, šta ćete učiniti nakon njegovog završetka određuje koliko će sljedeći sastanak biti efikasan. Naš savjet je da:
Napravite solidan dnevni red sastanka.
Angažujte ljude.
Pripremite svoje osoblje.
Prenesite svoja interesovanja.
Postavite ciljeve i učinite ih zajedničkim.
Poštujte njihovo vreme.
I ne zaboravite, mala zahvalnost može daleko stići. Hvala im na angažmanu; zahvali im na izdvojenom vremenu; hvala im na idejama.
Ne bismo bili nigdje da nije saradnje. Ne dozvolite da vam sastanci propadnu. Vratite se na stvaranje važnih sastanaka.
FreeConference.com originalni besplatni pružatelj usluga konferencijskih poziva koji vam daje slobodu da odaberete kako ćete se povezati sa sastankom bilo gdje, bilo kada i bez obaveze.
Kreirajte besplatni račun već danas i doživite besplatne telekonferencije, video zapise bez preuzimanja, dijeljenje ekrana, web konferencije i još mnogo toga.
[ninja_form id = 7]
Kreirajte svoj FreeConference.com račun i dobijte pristup svemu što vam je potrebno za poslovanje ili organizaciju, poput videozapisa i Deljenje ekrana, Zakazivanje poziva, Automatske pozivnice za e -poštu, podsjetnici, i više.
