কেন সভাগুলি অকার্যকর হতে পারে - এবং সেগুলি কীভাবে ঠিক করা যায়

জনসংখ্যা হিসেবে আমরা ইদানীং অনেক অধ্যয়ন করেছি, মিটিং কেন কাজ করে - বা না করে তা জানার প্রচেষ্টায়।

প্রায়শই, আমরা এগুলোকে একটি অকার্যকর প্রথা হিসেবে আখ্যায়িত করে থাকি; সাধারণত এটিকে সময়ের অপচয় হিসেবে দেখা হয় (যদি না লোকেরা সত্যিই প্রস্তুত হয়ে আসে) এবং এটা ধরে নেওয়া যায় যে আমরা সবাই অন্তত একটি মিটিংয়ে অপ্রস্তুত হয়ে এসেছি। তাহলে ব্যাপারটা কী? মিটিং নিয়ে আগ্রহ তৈরি করা এত কঠিন কেন? এগুলো পরিচালনা করা এত দুরূহ কেন? আমরা কেন এগুলো আয়োজন করেই চলেছি?

সমস্যাটা কি?

বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, অকার্যকর সভার বিষয়টি অংশগ্রহণ , প্রস্তুতি , যোগাযোগ , সংক্ষিপ্ততা এবং সুনির্দিষ্ট উন্নয়নের ধারণাকে কেন্দ্র করে আবর্তিত হয় ।

যারা আলোচনা করা হচ্ছে সে বিষয়ে চিন্তা করে না তাদের অনুপ্রাণিত করা কঠিন।

মানুষের কাছে প্রয়োজনীয় তথ্য না থাকলে এগিয়ে যাওয়া আরও কঠিন।

যখন মানুষ একই পৃষ্ঠায় না থাকে তখন গঠনমূলক আলোচনা আয়োজন করা চ্যালেঞ্জিং হয়ে ওঠে।

দৈনন্দিন তুচ্ছ বিষয়ে জর্জরিত থাকলে উন্নতি করা প্রায় অসম্ভব, এবং প্রকল্প সময়মতো শেষ করা না গেলে লক্ষ্য অর্জন করা তো একেবারেই সহজ নয়।

তাহলে আমরা কতটা ভালোভাবে এগিয়ে যাব?

মানুষকে নিযুক্ত করা

বেশিরভাগ মানুষ এমন বিষয় নিয়ে আলোচনা করতে চায় যা তাদের সরাসরি প্রভাবিত করে। মিটিংয়ের সময় যে বিষয়গুলো সামনে আনা যায় তা হল বিভিন্ন বিভাগের সাথে জড়িত বিষয়গুলির উপর আলোচনা, কারণ সম্পদগুলি গ্রুপ আলোচনার একমাত্র উদ্দেশ্যে বরাদ্দ করা হয়েছে।

এই সমস্যাটি দলকে প্রভাবিত করে কিনা তা বিবেচনা করার জন্য সময় নিন। তারা তাদের অন্তর্ভুক্ত করার আপনার ইচ্ছার প্রশংসা করবে।

আসছে প্রস্তুত

প্রস্তুতি জড়িত গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত বা বৈঠকে আসার সময় আপনার দলকে কিছু মাথা দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ, কারণ আপনি সমস্ত জড়িত দলের সাথে সময়কে সর্বাধিক করতে চান। অন্যদের, যারা প্রস্তুত, বসেন এবং অপেক্ষা করেন, মানুষকে জানানোর চেষ্টা করা আপনার দলকে হতাশ এবং অসঙ্গতভাবে ছেড়ে দেওয়ার একটি দুর্দান্ত উপায়।

নিম্নলিখিত বিষয়গুলি বিবেচনা করার জন্য সময় নিন: যদি আপনি এই সভায় অংশগ্রহণের জন্য একটি আমন্ত্রণ পান, তাহলে আপনার কি সক্রিয়, অবহিত এবং গঠনমূলক পদ্ধতিতে অংশগ্রহণের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য থাকবে?

বিন্দু বোঝা

আপনি কি খুঁজছেন তা না জানলে মানুষ সহায়ক হতে পারে না। আপনি তাদের উত্তর থেকে কি আশা করছেন তা গ্রুপের জন্য বর্ণনা করুন। প্রশ্ন-ভিত্তিক পদ্ধতিটি আপনাকে আপনার টিমের কাছ থেকে আরও সহায়ক প্রতিক্রিয়া পেতে সাহায্য করে, কিন্তু শুধুমাত্র যদি তারা জানে যে তাদের উত্তরগুলি কী ব্যবহার করা হচ্ছে।

আপনি মিটিং করছেন কিনা তা জানিয়ে দিন যাতে আপনি একটি বড় সিদ্ধান্তের জন্য ইনপুট সংগ্রহ করতে পারেন। আপনার যদি নতুন আইডিয়াতে একটি সাউন্ডিং বোর্ডের প্রয়োজন হয়, তাহলে এজেন্ডায় উল্লেখ করুন। যদি আপনি মিটিংয়ের শেষে একটি sensকমত্য খুঁজছেন, তাহলে এটি লিখুন এবং এটি খুব স্পষ্ট করে দিন যে আলোচনার শেষ লক্ষ্য হল কোন বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া।

সভার শুরুতে আপনার প্রত্যাশার তালিকা করার জন্য সময় নিন, তাই সবাই জানে কেন আপনি সেগুলি সংগ্রহ করেছেন।

সময় ব্যবস্থাপনা

বহু সংখ্যক মানুষকে আলোচনার মূল বিষয়ে ধরে রাখা একটি কঠিন কাজ, আবার তাদেরকে সময়সূচী মেনে চলতে বাধ্য করা প্রায় অসম্ভব। এই কারণে, প্রতিটি সভায় আপনার সময়কে কার্যকরভাবে পরিচালনা করা অত্যাবশ্যক। একটি সুচিন্তিত কার্যসূচী ব্যবহারের মাধ্যমে এটি করা যেতে পারে ।

একটি সময়সীমার মধ্যে প্রতিটি বিভাগ/প্রশ্ন/বিষয় অংশের রূপরেখা দিন। এই সময়সীমা একটি এডেক বরাদ্দ করা উচিতআলোচনা, পুনর্বিবেচনা এবং উপসংহারের জন্য প্রচুর পরিমাণ সময়। মিটিংয়ের আগে এটি রূপরেখা করা গুরুত্বপূর্ণ: প্রায়শই, আপনি আবার শুনতে পাবেন যে কিছু সমস্যা বোর্ডে আরও সময় প্রয়োজন, অথবা উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করা যেতে পারে।

এই মিটিংয়ে কীভাবে আপনার সময়টি সর্বোত্তমভাবে কাটানো যায় তা বিবেচনা করার জন্য সময় নিন। আপনি আলোচনার প্রতিটি আইটেমে কতক্ষণ ব্যয় করতে চান? এই আলোচনাটি কি আরও বেশি সময় নেবে যে এটি মূল্যবান?

লক্ষ্যে পৌঁছানো

ব্যস্ততা, প্রস্তুতি, যোগাযোগ এবং সময় ব্যবস্থাপনা ছাড়া আপনার ব্যবসার উন্নতির সম্ভাবনা ক্ষীণ। আপনার সভাগুলো ঘুরে বেড়াবে; আপনি আপনার কর্মীদের হতাশ করবেন; আপনার প্রকল্পগুলি পার্কিং লটে পড়বে এবং থাকবে।

লক্ষ্য নির্ধারণ করা এবং তাদের কাছে পৌঁছানোর জন্য ধারাবাহিকভাবে প্রচেষ্টা করা গুরুত্বপূর্ণ। মানুষের সভা করার পুরো কারণটি হল কিছু প্রদানের লক্ষ্যে প্রদত্ত বিষয়ে তাদের প্রচেষ্টা একত্রিত করা। আপনি যেখানে থাকতে চান সেখানে পৌঁছাতে না পারার কারণটি হতাশাজনক মিটিংয়ের ইতিহাস হতে দেবেন না।

লক্ষ্য নির্ধারণের জন্য সময় নিন এবং ঘন ঘন সেগুলো ঘুরে দেখুন।

আমরা কিভাবে মিটিং ঠিক করব?

ফ্রি কনফারেন্সে, কেউ মিটিংয়ে যোগ দিতে না পারলে সেটাকে জরুরি অবস্থা হিসেবে গণ্য করা হয়। আমরা ফলপ্রসূ মিটিংয়ের ওপর গুরুত্ব দিই এবং আমরা চাই আপনি আপনার সহযোগিতামূলক সময়ের সর্বোচ্চ ব্যবহার করুন, তা ভার্চুয়াল কনফারেন্সিংয়ের মাধ্যমে দূর থেকেই হোক , বা বোর্ডরুমের টেবিলে সশরীরে বসেই হোক।

আপনার শেষ বৈঠকটি কার্যকর ছিল কি না, তার সমাপ্তির পর কি করতে হবে তা নির্ধারণ করে পরবর্তী সভা কতটা কার্যকর হতে পারে। আমাদের পরামর্শ হল:

একটি কঠিন মিটিং এজেন্ডা তৈরি করুন।

মানুষকে সম্পৃক্ত করুন।

আপনার কর্মীদের প্রস্তুত করুন।

আপনার আগ্রহ প্রকাশ করুন।

লক্ষ্য নির্ধারণ করুন, এবং সেগুলি সাধারণ করুন।

তাদের সময়কে সম্মান করুন।

এবং ভুলে যাবেন না, একটু কৃতজ্ঞতা অনেক দূর এগিয়ে যায়। তাদের ব্যস্ততার জন্য তাদের ধন্যবাদ; তাদের সময় জন্য তাদের ধন্যবাদ; তাদের ধারণার জন্য তাদের ধন্যবাদ।

সহযোগিতার জন্য না থাকলে আমরা কোথাও থাকব না। আপনার মিটিং মিনিট নষ্ট হতে দেবেন না। মেকিং মিটিং ম্যাটার -এ ফিরে যান।

FreeConference.com হলো আসল ফ্রি কনফারেন্স কলিং প্রদানকারী, যা আপনাকে কোনো বাধ্যবাধকতা ছাড়াই যেকোনো জায়গায়, যেকোনো সময় আপনার মিটিংয়ে কীভাবে যুক্ত হবেন তা বেছে নেওয়ার স্বাধীনতা দেয়।

আজই একটি বিনামূল্যে অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন এবং বিনামূল্যে টেলিকনফারেন্সিং, ডাউনলোড-মুক্ত ভিডিও, স্ক্রিন শেয়ারিং, ওয়েব কনফারেন্সিং ও আরও অনেক কিছু উপভোগ করুন।