কিভাবে একটি ভাল সম্মেলন কল আছে

ব্যক্তিগতভাবে বৈঠক traditionতিহ্যগতভাবে সবচেয়ে কার্যকর, এবং নির্ভরযোগ্য উপায় হিসেবে আহ্বান করা হয়েছে, কিন্তু বিশ্বব্যাপী কর্মীদের সংখ্যা বৃদ্ধি এবং প্রসারিত হওয়ায়, সম্মেলন কল আগের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি একটি বড় গোষ্ঠী বা ক্ষুদ্র ক্ষুদ্র ব্যবসার হন, আপনার অনন্য প্রয়োজনের জন্য স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত যোগাযোগ প্রয়োজন।

একটি কনফারেন্স কলকে একটি ভার্চুয়াল কনফারেন্স টেবিল হিসাবে ভাবুন যেখানে সবাই যেখানেই থাকুক না কেন কথোপকথনে অংশগ্রহণের জন্য উপলব্ধ। কনফারেন্স কলগুলি গ্রুপের সহযোগিতা সহজতর করে এবং ব্যক্তিগতভাবে সাক্ষাতের জন্য একটি নিখুঁত বিকল্প, আপনার যাতায়াতের সময়, ভ্রমণ খরচ এবং আবাসন সাশ্রয় করে।

কিন্তু আপনি কিভাবে একটি ভাল কনফারেন্স কল করবেন, যেটি শারীরিকভাবে সেখানে থাকা ছাড়াও ব্যক্তিত্বপূর্ণ, উত্পাদনশীল এবং সৃজনশীল? এই পোস্টে, আমরা মসৃণ ফোন মিটিং পরিচালনা করার জন্য শীর্ষ টিপসগুলি কভার করব যে এটি আপনার প্রথম কনফারেন্সিং কল বা আপনি এখান থেকে প্রতিটি গুরুত্বপূর্ণ কল উন্নত করার উপায় খুঁজছেন!

শুরুর জন্য সময় এবং সংগঠিত হোন

ব্যক্তিগতভাবে অনুষ্ঠিত যেকোনো বৈঠকের মতো, সময়ানুবর্তিতা একটি প্রত্যাশা। নির্ধারিত শুরুর সময়মতো বা এমনকি একটু এগিয়ে দেখানো অনেক উপায়ে বিবেচ্য।

প্রথমত, এটি আপনাকে মিটিং রুমে প্রবেশ করতে এবং সেটিংসের সাথে নিজেকে পরিচিত করার জন্য একটি মুহূর্ত দেয়। নি theশব্দ বোতামটি কোথায় তা দেখতে চারপাশে একবার দেখুন এবং আপনার কল চলাকালীন যে কোনও অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে দেখুন। আপনি যে বৈশিষ্ট্যগুলি সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করবেন তা কোথায় রয়েছে তা দেখুন; "শুরু," "সময়সূচী," ইত্যাদি

প্রো-টিপ: আপনি যখন মিটিংয়ে প্রবেশ করেন তখন হোল্ড মিউজিক লক্ষ্য করুন? এটি ইঙ্গিত করে যে আপনি সঠিক জায়গায় আছেন এবং একটি চিন্তাশীল বৈশিষ্ট্য যা অনলাইনে আসা অতিথিদের নির্দেশ করে যে কলটি শীঘ্রই শুরু হবে।

দ্বিতীয়ত, আপনার মাইক এবং স্পিকার চেক করার জন্য এই কয়েক মুহূর্ত ব্যবহার করুন যাতে কনফারেন্স কল পুরোদমে চালু হয়ে গেলে কোনও প্রযুক্তিগত অসুবিধা না হয়। এটি সমস্যা সমাধানের সময় কাটানো বিশৃঙ্খলা এবং বিশ্রী মুহূর্তগুলিকে কমিয়ে দেবে।

তৃতীয়ত, একটু "কনফারেন্স কল" শিষ্টাচার অনুশীলন করুন। চিপের একটি ব্যাগের কর্কশ আওয়াজ বা পটভূমির গোলমালের প্রতিক্রিয়া ছাড়া আর কিছু নেই। আপনার হেডসেট প্রস্তুত রাখুন, আপনার ল্যাপটপ পুরোপুরি চার্জ করুন এবং অন্য যে কোন আইটেম যা আপনার হাতে লাগতে পারে - মাইনাস নয়েজ স্ন্যাক! নিজেকে এবং আপনার চারপাশকে "কনফারেন্স-কল-রেডি" করার জন্য কয়েক মুহুর্ত কাটানো আপনাকে একটি ভাল প্রথম ছাপ দিতে বা একটি উত্পাদনশীল মিটিং করার জন্য প্রস্তুত করবে।

প্রস্তুত হও

আপনি কি এই কনফারেন্স কলের সময় উপস্থাপন করছেন? হোস্টিং? কো-হোস্টিং? এই সিঙ্কের উদ্দেশ্য কি?

একবার আপনি আপনার ভূমিকা প্রতিষ্ঠা করলে, আপনি সামনে পরিকল্পনা করতে পারেন এবং অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের জন্য সহজে হজমযোগ্য হওয়ার জন্য সম্মেলন কলটি ভেঙে দিতে পারেন। সবাই কেন একত্রিত হচ্ছে তার কারণ জেনে, আপনি দেরি বা জটিলতা ছাড়াই সঠিক লোকদের জন্য একটি গতিশীল সভা প্রদান করতে পারেন।

কনফারেন্স কলের সময় কোন ফাইলগুলো শেয়ার করার প্রয়োজন হবে তা বিবেচনা করুন। সেগুলোকে আপনার ডেস্কটপে প্রস্তুত রাখুন, যাতে কলে ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ করা যায়, অথবা স্ক্রিন শেয়ারিং ফিচারটি ব্যবহার করে অংশগ্রহণকারীদেরকে আপনি আপনার স্ক্রিনে যা দেখছেন ঠিক তাই দেখাতে পারেন।

আপনার বার্তা প্রদান করার সময়, আপনার চিন্তা স্পষ্টভাবে প্রকাশ করুন এবং আপনার ফলাফল বা উপস্থাপনা একটি শুরু, মধ্য এবং শেষের সাথে উপস্থাপন করুন। কখনও কখনও মনোযোগ স্প্যানগুলি সংক্ষিপ্ত হয়, তাই সময়ের আগে আপনার সভার অংশটি অনুশীলন করে, আপনি আপনার ধারণাটি ব্যাখ্যা করতে পারেন এবং সহজেই তাড়া করতে পারেন।

আপনার ভূমিকা যাই হোক না কেন, শুধুমাত্র একজন পর্যবেক্ষক হিসেবে হলেও, কলটির উদ্দেশ্য বোঝার জন্য আগে থেকে পরিকল্পনা করা এবং টেকওয়ে প্রতিষ্ঠা করা নিশ্চিত করবে যে আপনি প্রতিবার একটি নির্বিঘ্ন মিটিং বন্ধ করবেন।

এজেন্ডা মেনে চলুন

কখনও কখনও কনফারেন্স কলগুলি দীর্ঘ কথোপকথনের দিকে পরিচালিত করতে পারে, বিশেষত যদি আপনি উচ্চ-স্তরের বিষয়বস্তু নিয়ে আলোচনা করছেন, মতামত প্রকাশ করছেন, সৃজনশীল উদ্দেশ্যগুলি নিয়ে চিন্তাভাবনা করছেন, বা যুগান্তকারী ধারণা উপস্থাপন করছেন।

প্রত্যেকের সময়সূচীতে থাকা নিশ্চিত করার জন্য, সভার আগে একটি আলগা ভ্রমণপথ তৈরি করার কথা বিবেচনা করুন। অংশগ্রহণকারীদের কাছে এটি এক বা দুই দিন আগে পাঠান যাতে তারা কী আসতে পারে তা নিয়ে চিন্তা করতে পারে। এইভাবে, তারা কী আশা করবে সে সম্পর্কে আরও ভাল ধারণা পাবে এবং তারা মিটিংয়ের আগে প্রশ্ন প্রস্তুত করতে পারে বা প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে।

প্রো-টিপ: অংশগ্রহণকারীদের যে কোন প্রশ্ন উত্থাপন করার জন্য প্রম্পট করুন এবং তাদের উত্তর দেওয়ার জন্য সময়ের একটি অংশ আলাদা করুন। যদি সময় ফুরিয়ে যায়, কেবলমাত্র প্রত্যেককে তাদের ইমেইলে তাদের প্রশ্ন অন্তর্ভুক্ত করতে বলুন যা দিনের পরে উত্তর দেওয়া হবে এবং পাঠানো হবে। অথবা রিয়েল-টাইমে প্রশ্ন এবং মন্তব্য শেয়ার করতে আপনার কনফারেন্স প্ল্যাটফর্মে চ্যাট বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করুন।

এছাড়াও, ওভারটাইমে যাওয়া কমিয়ে আনতে সাহায্য করার জন্য, সম্ভবত আপনার সম্মেলনে ভিডিও কনফারেন্সিং উপাদান অন্তর্ভুক্ত করা উচিত কিনা তা বিবেচনা করা উচিত। এটি এমন পরিস্থিতিতে ভাল কাজ করতে পারে যেখানে ভিজ্যুয়াল ইঙ্গিতগুলি ভার্চুয়াল ইন্টারভিউয়ের সময় সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষেত্রে সহায়ক হয়।

সম্মেলন কল রেকর্ড করুন

পরবর্তী মিটিং, এখনই সংরক্ষণ করার জন্য রেকর্ড হিট করার চেষ্টা করুন এবং পরে দেখুন, এবং আপনি দেখতে পাবেন এই বৈশিষ্ট্যটি কতটা মূল্যবান।

যারা নির্ধারিত কনফারেন্স কলে উপস্থিত হতে পারেন না তাদের জন্য মিটিংয়ে ঘটে যাওয়া সবকিছু ক্যাপচার করুন। এটি হাইলাইটের উপর যাওয়ার, নিখুঁততা অর্জনের, জ্ঞানের সামান্য গুটিগুলি বেছে নেওয়ার বা আপনি কিভাবে A থেকে B পর্যন্ত পেয়েছেন তা দেখার একটি নিখুঁত উপায়।

যখন আপনি একটি কনফারেন্স কল রেকর্ড করেন, আপনি আপনার পূর্বে কি ঘটছে সে বিষয়ে আপনার সম্পূর্ণ মনোযোগ দিতে সক্ষম। আপনি যখন উপস্থিত থাকতে পারেন এবং পুরোপুরি শুনতে পারেন তখন অতীতের একটি নোট গ্রহণ করুন। সিঙ্ক করা হয়ে গেলে, আপনি এটি দেখতে পারেন এবং গুরুত্বপূর্ণ অংশগুলি বাছাই করতে এবং চয়ন করতে পারেন যা আপনাকে এবং আপনার কাজের উপর প্রভাব ফেলে।

রেকর্ড করার আরেকটি সুবিধা; আপনি কীভাবে একটি সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছিল তার সম্পূর্ণ চিত্র পাবেন। শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত মিটিং ক্যাপচার করে, আপনার সম্পূর্ণ উন্নয়ন প্রক্রিয়ার ইতিহাস আছে। কোন ধারণা বা মন্তব্য পথের দিকে ছেড়ে যায় না। সিদ্ধান্তের প্রতিটি ধাপ যা আপনাকে যেখানে পৌঁছেছে তা উপলব্ধি এবং আলোচনা করার জন্য আপনার নখদর্পণে উপলব্ধ।

সবশেষে, মিটিং রেকর্ডিং অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে জবাবদিহিতা সৃষ্টির জন্য পদক্ষেপ গ্রহণ করে। যখন একটি নির্দিষ্ট সম্পদে প্রকল্প এবং সংশোধন বরাদ্দ করা হয়, তখন রেকর্ডিং বিশদ বিবরণ এবং স্পষ্টতা প্রদান করে এবং কাজটি সম্পন্ন করার জন্য এটি একটি মৌখিক "মানচিত্র এবং কর্ম পরিকল্পনা" হিসাবে বিবেচিত হতে পারে।

এখান থেকে, একটি ভাল সম্মেলন কল হিসাবে শুধুমাত্র একটি জিনিস আছে।

আপনার পরবর্তী সিঙ্ক, এটি কঠোরভাবে একটি ফোন মিটিং হোক বা ভিডিওর সাথে বর্ধিত হোক, আত্মবিশ্বাসী বোধ করুন যে আপনি একটি অনলাইন মিটিং থেকে ঠিক ততটাই পাচ্ছেন যেমন আপনি ব্যক্তিগতভাবে পাবেন।

আপনার ক্রমবর্ধমান কর্মীদলের পক্ষে যেকোনো স্থানে, যেকোনো সময়ে যোগাযোগের পথ খোলা রাখতে না পারার কোনো কারণ নেই। বিনামূল্যে কনফারেন্স কল টুলের সাহায্যে আপনার নিকটবর্তী দল থেকে শুরু করে নতুন কর্মী এবং বিশ্বের সকল প্রান্তে থাকা সম্ভাব্য গ্রাহক—সবার সাথেই সংযুক্ত থাকুন ।

আপনার ক্রমবর্ধমান ব্যবসাকে ভালো কাজ করতে, প্রতিযোগিতায় টিকে থাকতে এবং যোগাযোগ সহজ রাখতে যা যা প্রয়োজন, তা FreeConference.com-এর মাধ্যমে সরবরাহ করুন। বিনামূল্যে কনফারেন্স কলিং পরিষেবা এবং বিনামূল্যে ভিডিও কনফারেন্স কলের সাহায্যে , আপনি সেরা মানের অডিও এবং চমৎকার ভিডিও কোয়ালিটি প্রদানকারী প্রযুক্তি ব্যবহার করে দেশে বা বিদেশে আপনার কর্মীদের সাথে সংযুক্ত থাকতে পারেন। আপনার ভার্চুয়াল কনফারেন্স কলের পরিসর এখন আরও অনেক বড় হয়ে গেল!