কীভাবে একটি মিটিংয়ের সময়সূচী করবেন

FreeConference-এ কনফারেন্স শিডিউল করার দুটি উপায় আছে: ' রিজার্ভেশন ছাড়া ' কল অথবা ' ওয়েব-শিডিউলড ' কল। এদের মধ্যে পার্থক্য কী তা জেনে নিন এবং দেখুন কোনটি আপনার জন্য বেশি উপযোগী।

রিজার্ভেশনহীন কল

মিটিং শুরু করার জন্য আপনাকে আনুষ্ঠানিকভাবে কল শিডিউল করতে হবে না, কারণ আপনি সহজেই আপনার কনফারেন্সের বিবরণ শেয়ার করতে পারেন। আপনার কনফারেন্সের বিবরণ আপনার ওয়েলকাম ইমেইলে , আপনার ড্যাশবোর্ডে অথবা অনলাইন মিটিং রুমে পাওয়া যাবে । এই তথ্যগুলো কপি করার পর, আপনি তা আপনার অংশগ্রহণকারীদের কাছে ইমেইল বা টেক্সট মেসেজের মাধ্যমে পাঠিয়ে তাৎক্ষণিকভাবে অথবা পরবর্তী কোনো তারিখে একটি ভিডিও কনফারেন্স কল বা অনলাইন মিটিং শুরু করতে পারেন।

সম্মেলনের সময়সূচী

আপনি আমাদের কল শিডিউলিং ফিচারটি ব্যবহার করে আপনার মিটিংগুলো আগে থেকে পরিকল্পনা করতে পারেন। আপনার অ্যাকাউন্টে লগ ইন করার পর, প্রক্রিয়াটি শুরু করতে কনফারেন্স ড্যাশবোর্ডে থাকা 'শিডিউল' বোতামে ক্লিক করুন। প্রথমে আপনাকে কলটি কখন হবে তার তারিখ ও সময় নির্বাচন করতে বলা হবে, সেইসাথে কনফারেন্সের একটি বিষয় এবং আলোচ্যসূচিও প্রদান করতে হবে। এই স্ক্রিনে, আপনি মিটিংটিকে একটি পুনরাবৃত্তিমূলক কল (Recurring Call) হিসেবেও সেট করতে পারেন ।

এরপর, আপনাকে সেইসব অংশগ্রহণকারীদের জন্য আপনার পরিচিতি তালিকা (Contacts) নির্বাচন করতে বলা হবে যারা কলে অংশ নেবেন। আপনার অ্যাড্রেস বুকে (Address Book) তাদের নাম আগে থেকেই থাকলে আপনি তা নির্বাচন করতে পারেন , অথবা উপরের ফিল্ডে তাদের ইমেল ঠিকানা টাইপ বা পেস্ট করতে পারেন। অংশগ্রহণকারীদের যোগাযোগের তথ্যের পাশে থাকা 'Removed' বোতামে ক্লিক করে তাদের তালিকা থেকে বাদ দেওয়া যাবে।

এখন, আপনি কনফারেন্স সেটিংসে থাকবেন । এই স্ক্রিনে, মিটিং শুরু হওয়ার সাথে সাথে কলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে রেকর্ড হওয়ার জন্য আপনি সেটআপ করতে পারেন (যদি আপনি আমাদের অ্যাড-অন স্টোর থেকে এই ফিচারটি সাবস্ক্রাইব করে থাকেন), এবং/অথবা আপনার অংশগ্রহণকারীদের FreeConference-এ সংযোগ করার জন্য যেকোনো অতিরিক্ত আন্তর্জাতিক বা টোল-ফ্রি ডায়াল-ইন নম্বর যোগ করতে পারেন।

অবশেষে, আপনি ‘ কনফার্মেশন ডিটেইল’ দেখতে পাবেন , যেখানে আপনি নির্ধারিত মিটিংটির সম্পূর্ণ বিবরণ পর্যালোচনা করতে পারবেন । মিটিংটি নিয়ে আপনি সন্তুষ্ট হলে, নিশ্চিত করার জন্য ‘শিডিউল’ বাটনে ক্লিক করুন।

FreeConference স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার অংশগ্রহণকারীদের কাছে একটি ইমেল আমন্ত্রণ পাঠায়, যেখানে মিটিংয়ে যোগদানের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য থাকে। তারা কলে যোগ দেবেন তা জানানোর জন্য আমন্ত্রণের মধ্যেই RSVP করতে পারেন । কল শুরু হওয়ার ১৫ মিনিট আগে, FreeConference একটি সংক্ষিপ্ত রিমাইন্ডার ইমেলও পাঠাবে, যাতে আসন্ন মিটিং সম্পর্কে সবাই অবহিত হন।

একটি মিটিং সনাক্ত করুন

FreeConference আপনার নির্ধারিত ভবিষ্যৎ মিটিং এবং পূর্বে অনুষ্ঠিত মিটিংগুলোর হিসাব রাখে।

আসন্ন সম্মেলন (Upcoming Conferences)- এর অধীনে , আপনি আপনার ভবিষ্যতের সমস্ত কলের একটি তালিকা দেখতে পাবেন। এখানে, মিটিং পরিবর্তন করার প্রয়োজন হলে, যেমন মিটিং-এর সময়সূচী পরিবর্তন করা বা অতিরিক্ত অংশগ্রহণকারী যোগ করার জন্য, আপনি আপনার কলটি 'সম্পাদনা' (Edit) করতে এবং কল সময়সূচী (Call Scheduling) প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন করতে পারেন। মিটিং-এর জন্য কারা RSVP করেছেন তা দেখার জন্য আপনি কলটির প্রিভিউও (Preview) দেখতে পারেন ।

আপনার পূর্ববর্তী কলগুলি 'Past Conferences'-এর অধীনে তালিকাভুক্ত রয়েছে, যেখানে আপনি আপনার সমস্ত কলের সারাংশ এবং কল রেকর্ডিংয়ের লিঙ্কগুলি খুঁজে পেতে পারেন ।

অ্যাকাউন্ট নেই? এখন বিনামূল্যে সাইন আপ করুন!