Quản lý dự án trực tuyến là gì?

Quản lý một dự án trực tuyến yêu cầu nhiều công cụ kỹ thuật số khác nhau để giúp nâng tầm dự án của bạn. Cho dù bạn đang sử dụng phần mềm quản lý dự án trực tuyến, nền tảng hội nghị truyền hình hay cả hai, bạn có thể theo dõi tốt hơn mọi thứ từ giai đoạn hình thành đến quá trình phân phối bằng cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số hợp lý hóa thông tin.

Hãy cùng xem cách một nền tảng hội nghị truyền hình nâng cao chất lượng quản lý dự án trực tuyến.

Nó là gì?

Quản lý dự án trực tuyến phụ thuộc vào các công cụ kỹ thuật số hỗ trợ tất cả các giai đoạn trong vòng đời của dự án: Khởi đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kết thúc. Người quản lý dự án dẫn đầu việc lập lịch trình, phân bổ nguồn lực, ngân sách, chất lượng và giám sát giao tiếp - điều này làm cho hội nghị truyền hình trở thành một tài sản quý giá đối với tiến độ của dự án.

Phần mềm quản lý dự án trực tuyến làm cho các nhiệm vụ, dự án và làm việc nhóm trở nên rõ ràng và hữu hình hơn, trong khi hội nghị truyền hình là công cụ kỹ thuật số tạo ra không gian cộng tác ảo để hoàn thành các ô đó.

Với nền tảng hội nghị truyền hình tại chỗ, người quản lý dự án có thể giữ liên lạc và tiếp cận để giao tiếp hiệu quả với các cá nhân và nhóm. Khi quản lý dự án hiệu quả, các dự án có thể phát triển và triển khai với tốc độ nhanh hơn. Do đó, công việc trở nên nhanh chóng hơn vì các nhóm có thể dễ dàng gặp gỡ, chia sẻ và cộng tác mà không có xích mích.

Những cải tiến về dự án, truyền thông tin nhanh hơn và cập nhật quan trọng đều là kết quả của việc nâng cao khả năng giao tiếp và quản lý dự án tốt hơn thông qua nền tảng hội nghị truyền hình.

Nó có lợi như thế nào?

Sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình quản lý dự án như một công cụ để thúc đẩy dự án của bạn, đảm bảo bạn luôn đúng thời gian, đúng phạm vi và trong ngân sách.

• Kịp thời: Liên kết nhanh hơn với những người ra quyết định, nhà cung cấp, nhà cung cấp - bất kỳ ai tham gia vào dự án - khi bạn có thể thiết lập một cuộc họp trực tuyến với một vài cú nhấp chuột.
• Trong phạm vi: Ở trong phạm vi công việc đã xác định trước mà không phải lùi lại hoặc gặp phải tình trạng dư thừa. Nếu các thay đổi đối với việc triển khai dự án xảy ra, tất nhiên rất dễ dàng để sửa chữa và thông báo cho những người chơi chính.
• Trong ngân sách: Tiết kiệm tiền khi bạn có thể thuê ngoài các nhiệm vụ và không phải đi du lịch hoặc chi tiêu cho chỗ ở. Giữ thông tin chi tiết và tổ chức các cuộc họp tình trạng trực tuyến thường xuyên để thảo luận về tài chính, dự báo và bất kỳ khoản chi tiêu có thể dự đoán được.

Ai cần nó?

Các nhà quản lý dự án gặp phải nhiều thách thức điều đó có thể làm chậm tiến độ và tăng trưởng của một dự án. Không có gì lạ khi gặp phải bất kỳ trục trặc nào sau đây:

• Lãng phí thời gian trong việc thu thập thông tin, cập nhật lịch biểu, tìm kiếm tệp và tài liệu cũng như cập nhật nhóm
• Không thể nhanh chóng phổ biến các thay đổi đối với dự án và thông tin
• Quá nhiều người quản lý dự án có phong cách và cách tiếp cận khác
• Ưu tiên rải rác
• Không đủ tài nguyên
• Phạm vi công việc không xác định
• Thời hạn được ưu tiên hơn chất lượng công việc
• Nhóm không thể tập trung các kênh giao tiếp và làm việc

Nhưng khi một hoặc nhiều thách thức này xuất hiện, làm thế nào bạn có thể làm việc để sửa đổi hoặc ngăn chúng xảy ra lần nữa? Bằng cách sử dụng hội nghị truyền hình và các tính năng đi kèm của nó, các nhà quản lý dự án có thể sắp xếp những việc cần làm và các cách để hoàn thành công việc đó.

Với giao tiếp trực tuyến là trọng tâm của việc hiện thực hóa bất kỳ dự án nào, hãy sử dụng các tính năng hội nghị truyền hình sau để trao quyền cho cuộc họp trực tuyến, các cuộc họp giao ban, cập nhật và hơn thế nữa:

• Lời mời và lời nhắc
  Lên kế hoạch cho các cuộc họp của bạn trước (hoặc tại chỗ!) Và bao gồm tất cả các thông tin liên quan. Nhấp để đặt lời nhắc và mời bất kỳ ai từ Sổ địa chỉ.
• Thông báo SMS
  Nhắc những người tham gia một cuộc họp quan trọng sắp diễn ra bằng cách liên hệ trực tiếp với họ trên thiết bị di động của họ với các chi tiết liên quan.
• Lời mời cuộc gọi nhóm
  Tạo các nhóm trong Sổ địa chỉ của bạn đã được chỉ định để bạn có thể chỉ cần nhấp vào và thiết lập và chạy nhóm.
• Bộ lập lịch múi giờ
  Gặp gỡ trực tuyến liền mạch mà không cần phải đoán múi giờ thứ hai. Chỉ cần sử dụng tính năng này để nhập ngày giờ thành phố của bạn và tìm thời gian hoàn hảo để gặp mặt.
• Chia sẻ tài liệu
  Thay vì dành thời gian tìm kiếm một tệp cụ thể hoặc xem qua các chuỗi email cũ, bạn có thể chia sẻ phương tiện, liên kết và video quan trọng ngay tại chỗ. Tất cả các tài liệu được bao gồm trong email tóm tắt cuộc gọi.
• Điện thoại di động App
  Ngay cả khi bạn đang chạy giữa văn phòng và nhà riêng, bạn có thể giữ kết nối và đúng giờ bằng cách tham gia cuộc họp từ bất kỳ đâu. Sử dụng ứng dụng Android hoặc iOS từ thiết bị của bạn để thực hiện cuộc gọi khi đang chạy!

(alt-tag: Ba người làm việc trên bàn, nói chuyện và tương tác trên máy tính bảng trong khi vạch ra kế hoạch trên bàn làm việc trong văn phòng)

Hội nghị truyền hình để hỗ trợ quản lý các dự án của bạn cung cấp trực tuyến:

1. Cơ hội kết nối trực diện
   Đặc biệt nếu nhóm của bạn ở các khu vực khác nhau của thành phố, quốc gia hoặc thế giới, một cuộc trò chuyện qua email có thể bị hiểu nhầm và chi tiết có thể bị bỏ qua trong các tin nhắn văn bản dài và chuỗi email. Trò chuyện video nhanh cung cấp cho người tham gia một cách khác để giữ kết nối, xây dựng mối quan hệ và giao tiếp ngắn gọn hơn, đặc biệt là khi ngôn ngữ cơ thể và nét mặt có thể nhìn thấy được.
2. Kết nối thời gian thực
   Trò chuyện video là dịp hoàn hảo để gửi và nhận phản hồi tức thì hoặc gửi và nhận tệp ngay tại chỗ. Công việc có thể được cộng tác trong thời gian thực bằng tính năng chia sẻ màn hình và bảng trắng trực tuyến. Hoàn thành nhiệm vụ không cần phải thực hiện một mình hoặc trong một silo khi những người tham gia được thông báo rõ ràng về thời hạn được liệt kê trong công cụ quản lý dự án hoặc được gửi thông tin chi tiết về cuộc họp trực tuyến sắp tới qua thông báo SMS.
3. Sử dụng tài nguyên tốt hơn
   Các nhà quản lý dự án sẽ thở phào nhẹ nhõm khi biết họ có thể dựa vào một nền tảng hội nghị truyền hình kết nối không chỉ những người làm việc toàn thời gian mà còn cả những người làm việc tự do và những người làm việc theo hợp đồng. Tiếp cận với tài năng chuyên biệt cho các dự án riêng lẻ hoặc tập hợp một nhóm chuyên biệt bất kể địa lý. Một cách tiếp cận tập trung hơn vào video đối với chiến lược truyền thông của bạn mời mọi người dựa trên tài năng thay vì gần gũi. Thêm vào đó, dự án của bạn có thể tiết kiệm tài nguyên và thời gian, đồng thời giúp bạn tiết kiệm ngân sách.
4. Một quy trình được cải thiện
   Với việc tập trung vào hội nghị truyền hình là cốt lõi của chiến lược truyền thông, dự án của bạn có thêm lợi ích là tạo kết nối trực tiếp và hướng về phía trước để giải quyết các vấn đề, xem các điểm nghẽn và gắn kết mọi người lại với nhau.

Hãy để FreeConference.com đưa dự án của bạn vào cuộc sống. Với các dịch vụ hội nghị web chuyên nghiệp cộng với các tính năng miễn phí bao gồm chia sẻ màn hình, phòng họp trực tuyến, hội nghị truyền hình và hơn thế nữa - MIỄN PHÍ - bạn có thể kết nối với nhóm, khách hàng và quản lý cấp trên của mình để biến dự án của mình thành hiện thực. Động não, đặt mục tiêu và cùng nhau hướng tới tầm nhìn chung của bạn.