Sự kiện ảo hoạt động như thế nào?

Để thành công, sự kiện ảo có tác động lớn, bạn sẽ phải lập kế hoạch và sắp xếp thời gian. Trên thực tế, bạn sẽ muốn đối xử với nó giống như cách bạn làm với bất kỳ sự kiện trực tiếp nào khác. Nhưng đừng để điều đó đè nặng bạn. Với các giải pháp hội nghị truyền hình trong tầm tay bạn, cộng với tất cả các tính năng bạn cần để tham gia, trình bày và tạo các cuộc họp động, bạn có thể tổ chức một sự kiện ảo thành công một cách dễ dàng.

Sự kiện ảo là một cuộc tụ họp diễn ra trực tuyến. Đó là nơi một nhóm, cộng đồng hoặc khán giả đến với nhau để giao tiếp và chia sẻ kinh nghiệm. Nó có thể là xã hội, hoặc định hướng kinh doanh. Có lẽ đó là một hội nghị, hoặc có thể đó là sự kết hợp giữa ảo hiện tại và trực tiếp vào một ngày sau đó. Dù bằng cách nào, một sự kiện cũng phải gợi lên ý thức về mạng lưới và cộng đồng. Rốt cuộc, nó thu hút những người cùng chí hướng gắn kết và trò chuyện về những chủ đề tương tự.

Với sự kiện ảo, bạn có thể tập hợp khán giả lại với nhau trong khi tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty bạn. Đó là một giải pháp đôi bên cùng có lợi!

Vậy một sự kiện ảo hoạt động như thế nào? Ra mắt một sản phẩm giúp định vị thành công sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, khiến khán giả cảm thấy được chào đón và tạo cơ hội cho mạng lưới hoặc kết nối, tất cả đều bắt đầu bằng các công cụ kỹ thuật số đáng tin cậy.

Yêu cầu phần cứng: Tốt nhất bạn nên sử dụng thiết bị có màn hình đủ lớn để tiếp tục mở các tab. Điện thoại thông minh phù hợp nếu bạn là người tham dự, nhưng với tư cách là người dẫn chương trình, bạn nên sử dụng máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn. Đảm bảo bạn có micrô, máy ảnh và loa bên trong thiết bị của mình hoặc bạn có thể nâng cấp bên ngoài.

Yêu cầu phần mềm: Bạn sẽ cần một hội nghị truyền hình công cụ dễ sử dụng, trực quan và không yêu cầu thiết bị hoặc thiết lập phức tạp.

Sau khi bạn đã chuẩn bị xong các công cụ của mình, tùy thuộc vào loại sự kiện ảo mà bạn đang tổ chức, bạn sẽ phải tiếp thị và quảng cáo để thu hút người tham dự. Bạn co thể thử:

• Tiếp cận trên các phương tiện truyền thông xã hội
• Gửi một loạt email đến các địa chỉ liên hệ của bạn
• Tổ chức các sự kiện Trực tiếp trên Facebook để nâng cao nhận thức
• Tạo nội dung trả phí

Mong đợi một biến tốt? Sau đó, đừng quên sức mạnh của tiếp thị tốt. Nếu thông điệp của bạn không được nhắm mục tiêu và quảng bá, bạn có nguy cơ tham gia kém. Khi bạn có thể tiếp cận đối tượng dự kiến ​​của mình, thì bạn phải cung cấp nội dung thú vị và hấp dẫn. Nội dung là vua, sau tất cả!

Bạn đã có kế hoạch gì rồi? Suy nghĩ về một số hoạt động bạn muốn đưa vào bố cục của sự kiện như khách mời đặc biệt, người thuyết trình, bài phát biểu tạo động lực, thiền, trò chơi, cuộc thi, video, v.v.

Vì những người tham dự sẽ không chiếm không gian thực, nên tùy thuộc vào bạn để xác định cách bạn muốn thiết lập không gian ảo của mình. Quyết định mức độ tương tác là khả thi hoặc bạn sẽ hướng về phía trước như thế nào. Sẽ có một phiên hỏi đáp hoặc thăm dò ý kiến? Còn về bản trình bày, diễn giả chính, phòng trò chuyện và phòng đột phá hoặc các cách tương tác khác thì sao? Tùy thuộc vào loại sự kiện ảo mà bạn có trong đầu, cấu trúc của bạn sẽ hình thành để hỗ trợ những gì bạn muốn nói và cách bạn muốn nói.

Có 4 loại sự kiện ảo chính bao gồm:

1. Hội thảo
   Được sử dụng để thu hút sự chú ý trong khoảng một giờ đến hai giờ, hội thảo trên web tạo cơ hội cho những người tham dự từ khắp nơi trên thế giới tham gia và đắm mình trong nội dung của những người thuyết trình. Các sự kiện ảo tập trung vào hội thảo trên web mang tính giáo dục, có xu hướng chỉ diễn ra một lần và thường được nhiều người tham gia vì chúng rất thích hợp và nhiều thông tin. Chúng có thể được thu âm trước hoặc phát trực tiếp và hoàn hảo cho việc đào tạo nội bộ và bên ngoài.
2. Hội nghị ảo
   Với trọng tâm là các sự kiện trực tiếp, hội nghị ảo sẽ năng động hơn. Đó là những gì một hội nghị bình thường sẽ được ngoại trừ được tổ chức trực tuyến. Chúng bao gồm nội dung nhiều phiên (chia nhỏ các phòng, phiên, thuyết trình và diễn giả đều diễn ra đồng thời), nơi người tham dự có thể xây dựng hành trình của riêng họ và xem trực tiếp ngay bây giờ hoặc xem nội dung đã ghi lại sau.
3. Sự kiện kết hợp nội bộ
   Những sự kiện này là một phần trực tiếp và một phần ảo. Ví dụ, không nên gửi cả nhóm đến trụ sở chính, nhưng một vài người có thể được chọn để đi, trong khi những người khác điều chỉnh ảo. Loại sự kiện ảo này phù hợp với các công ty muốn tập hợp nhân viên trên khắp các quốc gia, lục địa và văn phòng khác nhau. Hoàn hảo cho các buổi giới thiệu sản phẩm, hoạt động xã hội của công ty, phát triển kinh doanh, nâng cao kỹ năng, định hướng tuyển dụng mới, v.v.
4. Sự kiện kết hợp bên ngoài
   Đối với những người bên ngoài tổ chức, sự kiện kết hợp bên ngoài cho phép những người không thể đến sự kiện vẫn có thể tham dự ảo. Ví dụ: những sự kiện này có thể là hội nghị người dùng hoặc hội nghị trong ngành hoặc “ngày khám phá” đối với nhượng quyền thương mại. Chúng cũng đòi hỏi nhiều hơn nữa về kế hoạch, sản xuất và sự khéo léo.

Nếu bạn muốn sự kiện ảo của mình được thiết lập để thành công, hãy bao gồm những điều sau các thành phần phải có:

• Trang web sự kiện với thông tin rõ ràng và chi tiết
• Email xác nhận và đăng ký sự kiện
• Nội dung thuyết trình trực tiếp (diễn giả, khách mời đặc biệt, bài thuyết trình, v.v.)
• Video âm thanh trực tiếp, một chiều
• Thời gian hỏi đáp
• Tương tác Chatbox
• Nội dung được ghi lại
• Các cuộc khảo sát phản hồi

Dưới đây là một số điều Nên và Không nên khi tổ chức một sự kiện ảo giúp bạn có số lượng người tham dự cao và khiến người tham dự cảm thấy như thời gian của họ được sử dụng hợp lý:

Đừng để mất khán giả của bạn
Duy trì luồng động bằng cách thu hút khán giả của bạn. Đặt câu hỏi và nhận câu trả lời trong hộp trò chuyện. Thu hút mọi người bằng cách sử dụng các gạch đầu dòng ngắn trên các trang trình bày trong khi nói qua bản trình bày của bạn. Kết hợp hình ảnh hấp dẫn và sử dụng phòng chờ ảo để khuyến khích kết nối mạng và hợp tác.

Đừng thu hẹp tác động của bạn
Công khai hoặc riêng tư, đảm bảo bạn thực hiện các bước cần thiết để tạo nội dung bổ sung từ chính sự kiện. Đây có thể là cảnh hậu trường, clip của những người thuyết trình hoặc một cuộn phim nổi bật trên mạng xã hội.

Chọn để hợp tác với nền tảng phù hợp
Biết các loại tính năng hội nghị truyền hình mà bạn muốn bao gồm và tính năng nào là công nghệ thân thiện với người dùng nhất, trực quan và không gây khó chịu để sử dụng để bạn có thể giao tiếp rõ ràng và hiệu quả. Tìm kiếm chia sẻ màn hình và phát trực tiếp đến các khả năng của YouTube, ví dụ.

Hãy để FreeConference.com giúp bạn thiết kế một sự kiện ảo khiến bạn chú ý. Đưa thương hiệu của bạn vươn xa với giải pháp hội nghị truyền hình miễn phí để cung cấp cho sản phẩm của bạn sự hiển thị mà bạn đang tìm kiếm. Sử dụng nhiều loại công cụ và tính năng để nâng cao khả năng cung cấp của bạn trong khi trình bày một thông điệp động.