4 vai trò quan trọng trong cuộc họp: Bạn là ai?

Trong cuộc sống không thể tránh khỏi 3 điều: chết chóc, thuế má và hội họp ...

Được rồi ... có thể hơi cường điệu ở đó nhưng nếu bạn đã từng làm việc, rất có thể bạn đang tham gia một cuộc họp. Mặc dù tỷ lệ các cuộc họp hiệu quả có thể dao động trong khoảng từ 33 đến 70%, nhưng tất cả chúng ta đều có thể đồng ý rằng chúng ta muốn tham gia các cuộc họp hiệu quả hơn những cái không hiệu quả. Một yếu tố quan trọng của các cuộc họp hiệu quả là Vai trò cuộc họp, trong đó tập trung vào nhiệm vụ của các thành viên cuộc họp để đảm bảo một phiên họp hiệu quả -- kiểu như các vị trí trong một đội thể thao hoặc các đầu bếp khác nhau trong nhà bếp. Dưới đây là 4 vai trò cuộc họp chính nên được chỉ định cho mọi cuộc họp.

Vai trò số 1: Người lãnh đạo

"Tôi không chỉ là một phần của cuộc họp, tôi sẽ ở đó để dẫn dắt cuộc họp!"
Vị trí quan trọng nhất trong cuộc họp có 3 nghĩa vụ khác nhau: Trước hội nghị, họ sẽ lên kế hoạch và điều phối chương trình, địa điểm, thiết bị và người tham dự, xử lý mọi rủi ro, đặt phòng và các trường hợp khẩn cấp bất ngờ.

Trong hội nghị, họ nên chỉ đạo các cuộc thảo luận sao cho tuân theo chương trình nghị sự đã được thống nhất và phân phối trước. Người lãnh đạo có trách nhiệm thiết lập vai trò cuộc họp và đảm bảo cơ hội phát biểu bình đẳng cho tất cả những người tham dự, tạo ra một môi trường mà tất cả những người tham dự cảm thấy thoải mái khi đóng góp vào tất cả các hội thảo, cũng như tất cả các cuộc động não và thảo luận. Người lãnh đạo cũng chịu trách nhiệm về bất kỳ thiết bị nào như PowerPoint, Chia sẻ màn hình, hoặc các hình ảnh khác.

Sau cuộc họp, người lãnh đạo nên truyền đạt một cách hiệu quả những kết luận và các bước tiếp theo, đồng thời phân công trách nhiệm cho tất cả các thành viên trong nhóm để tránh nhầm lẫn và kém hiệu quả.

Vai trò số 2: Kỷ lụcer

Vai trò cuộc họp này ghi lại những điểm chính được thực hiện trong cuộc họp. Chúng sẽ đặc biệt hiệu quả nếu chúng đưa ra chương trình nghị sự cùng với người lãnh đạo để họ không chỉ quen thuộc với chương trình nghị sự mà còn có thể bổ sung khi cần thiết. Máy ghi âm cũng phân phối chương trình làm việc trước hội nghị và phân phối các ghi chú và kết luận sau đó.

Vai trò số 3: Người giữ thời gian

Vai trò cuộc họp này hỗ trợ người lãnh đạo về thời gian dành cho từng mục trong chương trình nghị sự. Người chấm công phải hiểu rõ về chương trình làm việc để hướng dẫn cuộc trò chuyện cho cuộc họp để theo dõi các khe thời gian được phân bổ một cách tinh tế. Họ cũng sẽ nhắc nhở tất cả những người tham gia cuộc họp khi 5-10 phút còn lại trong mục chương trình làm việc hiện tại để những người tham dự có đánh giá tốt hơn về quản lý thời gian.

Vai trò số 4: Người tham gia

Không ai muốn trở thành thường dân khi họ đóng vai Mafia, nhưng vai trò của người tham gia đóng một phần không nhỏ trong thành công của cuộc họp. Nhiệm vụ chính của những người tham gia là đóng góp vào các cuộc thảo luận, cho dù đó là các mục trong chương trình nghị sự, động não hay lập kế hoạch. Những người tham gia là phần mở rộng của người lãnh đạo theo nhiều cách; họ nên đóng góp nhiều nhất có thể vào các mục của chương trình nghị sự, tạo môi trường thoải mái cho những người khác chia sẻ ý kiến ​​của họ và theo dõi thời gian đã phân bổ để cuộc họp có thể kết thúc kịp thời. Nếu người lãnh đạo đưa ra quyết định ngắn gọn về vai trò của những người tham dự sau cuộc họp, hãy yêu cầu làm rõ để tránh nhầm lẫn.

Để nâng cao hiệu quả của các cuộc họp thường xuyên, tôi khuyên bạn nên luân phiên các vai trò giữa các thành viên khác nhau trong nhóm. Một khi mỗi người tham dự có nhận thức chung và kinh nghiệm với từng vai trò, điều đó sẽ truyền cảm hứng cho các ý tưởng, quan điểm và sự tham gia cuộc họp mới!

Không có tài khoản? Đăng ký ngay!