Làm thế nào để thực hiện một cuộc gọi hội nghị phù hợp với chương trình làm việc của bạn

Tiến hành các cuộc họp cuộc gọi hội nghị luôn đi đúng hướng

Tổ chức các cuộc họp hoặc cuộc gọi hội nghị thường xuyên là quan trọng để xây dựng mối quan hệ và đạt được các mục tiêu chung. Điều đó nói lên rằng, không ai thích bị lôi kéo vào những cuộc họp kéo dài liên tục nhưng lại đạt được ít thành quả. Việc tổ chức các cuộc họp như vậy không chỉ gây lãng phí thời gian và cản trở năng suất, quá nhiều cuộc gọi kiểu này có thể khiến những người được mời không coi trọng các cuộc họp đã lên lịch của bạn. Trong blog hôm nay, chúng ta sẽ giới thiệu một số mẹo về cách tiến hành cuộc họp cuộc gọi hội nghị hiệu quả hơn và tốn ít thời gian hơn.

Cho dù bạn đang cố gắng làm cho các cuộc họp ngắn hơn hay chỉ đơn giản là muốn đảm bảo tất cả các mục trong chương trình của bạn được giải quyết trong hội nghị của bạn, một chút chuẩn bị cùng với phần mềm cuộc gọi hội nghị miễn phí có thể giúp bạn giữ cho các cuộc họp diễn ra đúng chủ đề và đúng giờ.

Tại sao lại giữ cuộc gọi điện thoại và cuộc gọi hội nghị truyền hình?

Thay vì tổ chức một cuộc họp, tại sao không chỉ gửi một email hàng loạt hoặc một tin nhắn trò chuyện nhóm?

Chắc chắn, email, IM và tin nhắn văn bản rất dễ dàng — chúng không cần lập lịch và mọi người có thể trả lời chúng một cách thuận tiện. Tuy nhiên, một số tình huống kêu gọi tương tác trực tiếp hơn
(không có ý định chơi chữ). Điện thoại và cuộc gọi hội nghị video không chỉ giúp xây dựng kết nối cá nhân giữa những người tham gia từ xa mà còn có thể hiệu quả hơn trong việc tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận trong thời gian thực. Điều tốt nhất tiếp theo để gặp gỡ trực tiếp, một cuộc họp qua điện thoại hoặc video được quản lý tốt cho phép nói nhiều điều hơn trong thời gian ngắn hơn rất nhiều.

Rốt cuộc, ai muốn đọc qua một chuỗi email dài một trang?

Cách bắt đầu cuộc gọi hội nghị

Chìa khóa để dẫn đến một cuộc gọi hội nghị thành công bắt đầu từ việc chuẩn bị - biết cách bắt đầu cuộc gọi hội nghị đúng cách sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát và quản lý hơn nhiều khi nó bắt đầu. Mặc dù việc thiết lập cuộc gọi hội nghị hoặc hội nghị truyền hình cực kỳ dễ dàng, nhưng bạn nên làm quen trước với những điều cơ bản, chẳng hạn như xác định mục đích rõ ràng cho hội nghị của bạn, biết cách nhận số cuộc gọi hội nghị và cách quay số cuộc gọi hội nghị.

Thiết lập một chương trình hội nghị thực tế

Một trong những bước quan trọng nhất để chuẩn bị cho một cuộc gọi hội nghị thành công là vạch ra một chương trình làm việc. Mặc dù một chương trình làm việc rõ ràng không nhất thiết phải xác định từng phút thảo luận trong cuộc gọi của bạn, nhưng nó phải đủ chi tiết để làm kim chỉ nam cho những gì bạn định giải quyết. Ví dụ: nếu bạn dự định tổ chức một cuộc gọi hội nghị trong một giờ, bạn có thể muốn dành 15 phút để thảo luận về bốn chủ đề khác nhau. Tất nhiên, thời gian phân bổ cho từng mục trong chương trình sẽ khác nhau tùy thuộc vào số lượng mục cần thảo luận và số lượng người tham gia mà bạn dự đoán. Sử dụng phần mềm hội nghị miễn phí có sẵn là một cách tuyệt vời để theo dõi thời gian vì nhiều dịch vụ như vậy có giao diện trực tuyến với đồng hồ hoặc bộ hẹn giờ bắt đầu chạy khi bắt đầu cuộc gọi của bạn.

Cách nhận số cuộc gọi hội nghị

Nhờ có các giải pháp hội nghị miễn phí khác nhau, việc có được một đường truyền hội nghị chuyên dụng chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Sau khi tạo tài khoản miễn phí, hầu hết các dịch vụ sẽ chỉ định cho bạn một số quay số hội nghị và một mã truy cập duy nhất có thể được sử dụng để gọi vào đường dây hội nghị của bạn bất cứ lúc nào. Nhiều người cũng cung cấp phí bảo hiểm miễn phí và cả các số quay số quốc tế.

Cách quay số cuộc gọi hội nghị

Đây là phần phức tạp ... đùa thôi! Để gọi vào một hội nghị, những người tham gia sẽ chỉ cần gọi đến số quay số được cung cấp và khi được nhắc, hãy nhập mã truy cập được chỉ định cho đường dây hội nghị. Vì mã truy cập của mỗi đường dây hội nghị là duy nhất, mã truy cập mà những người tham gia nhập vào sẽ xác định ai vào (hoặc không vào) cuộc gọi của bạn!

Chuẩn bị cho mình với một danh sách kiểm tra cuộc họp

Đảm bảo cuộc gọi hội nghị của bạn diễn ra suôn sẻ dễ dàng như việc đánh dấu vào các hộp. Các Danh sách kiểm tra cuộc họp miễn phí là hướng dẫn của bạn để lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp qua điện thoại và cuộc họp trên web thành công.

Mẹo quản lý cuộc họp hiệu quả

Cho dù bạn đang tổ chức một cuộc họp trực tiếp, qua điện thoại hay qua hội nghị truyền hình, nhiều điều giống nhau các nhiệm vụ quản lý cuộc họp vẫn áp dụng— chẳng hạn như thiết lập một chương trình làm việc đã xác định, mời tất cả những người thích hợp và giữ cho các cuộc trò chuyện liên tục ở mức tối thiểu. Tuy nhiên, một ưu điểm của hội nghị qua điện thoại và web là các cuộc họp trực tiếp là mức độ kiểm soát được cấp cho người điều hành hội nghị. Biết cách thực hiện một cuộc gọi hội nghị một cách hiệu quả có nghĩa là biết cách sử dụng các biện pháp kiểm soát này.

Cách thực hiện một cuộc gọi hội nghị một cách hiệu quả bằng cách sử dụng các điều khiển của người điều hành

Người điều hành hội nghị kiểm soát trao quyền cho người lãnh đạo cuộc họp để xác định ai có thể — và không thể — được nghe thấy trong cuộc gọi hội nghị. Ngoài các cài đặt hội nghị có thể thay đổi, hầu hết các dịch vụ phần mềm cuộc gọi hội nghị miễn phí cho phép người điều hành điều khiển hội nghị của họ thông qua các lệnh trên bàn phím điện thoại và điều khiển bảng điều khiển trực tuyến. Các tính năng của trang tổng quan trực tuyến, chẳng hạn như loa hoạt động, cho phép người kiểm duyệt theo dõi ai đang nói chuyện và tham gia trong cuộc gọi. Bằng cách cho phép người kiểm duyệt im lặng (có khả năng) những người tham gia gây rối, sẽ dễ dàng hơn để giữ cuộc họp theo dõi và hạn chế các cuộc trò chuyện tiếp tuyến.

Hãy nhớ: Giữ Bình tĩnh và Cuộc gọi Hội nghị!

Mặc dù tổ chức một hội nghị có vẻ đáng sợ, nhưng việc thực hiện một cuộc gọi thành công là rất dễ dàng với các công cụ phù hợp và một chút bí quyết. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, bạn luôn có thể truy cập Trang hỗ trợ FreeConference để liên hệ với chuyên gia hội nghị!

Đăng ký và bám sát chương trình họp của bạn!

Những người tiên phong trong công nghệ gọi điện hội nghị miễn phí, FreeConference.com và đội ngũ chuyên gia của nó luôn sẵn sàng giúp bạn nắm vững nghệ thuật của cuộc gọi hội nghị thành công. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể sẵn sàng tổ chức các cuộc gọi hội nghị và cuộc họp trực tuyến của riêng mình. Đăng ký ngay hôm nay!