Ми, як населення, провели багато досліджень останнім часом, намагаючись з’ясувати, чому збори працюють – чи ні.
Часто ми називаємо їх неефективною традицією; зазвичай це сприймається як марна трата часу (хіба що люди прийшли підготовленими), і можна сміливо припустити, що всі ми хоча б раз приходили на зустріч непідготовленими. Тож що з цього виходить? Чому про зустрічі так важко піклуватися? Чому їх так важко керувати? Чому ми продовжуємо їх проводити?
Здебільшого, питання неефективних зустрічей обертається навколо понять залученості , підготовки , комунікації , лаконічності та конкретної розробки.
Важко мотивувати людей, яким не байдуже те, що обговорюється.
Ще складніше рухатися вперед, коли люди не володіють необхідною інформацією.
Стає складно проводити конструктивні дискусії, коли люди не на одній сторінці.
Майже неможливо просунутися вперед, коли загрузли в щоденних дрібницях, і, звичайно, нелегко досягти цілей, коли проекти не можуть бути завершені вчасно.
Отже, як нам краще рухатися вперед?
Більшість людей хочуть обговорювати речі, які їх безпосередньо стосуються. Під час зустрічей варто розповісти про обговорення питань, що стосуються різних відділів, оскільки ресурси були виділені виключно для групових дискусій.
Приділіть час, щоб подумати, чи впливає це питання на команду, яку ви будете розглядати на зустрічі. Вони будуть вдячні за ваше бажання включити їх.
Важливо дати вашій команді певні настрої, коли ви приймаєте важливі рішення або наради, які передбачають підготовку, оскільки ви хочете максимізувати час з усіма залученими сторонами. Спроба інформувати людей, поки інші, які підготувалися, сидять і чекають, — це чудовий спосіб залишити вашу команду розчарованою та невідповідною.
Знайдіть час, щоб подумати про наступне: якби ви отримали запрошення взяти участь у цій зустрічі, чи мали б ви необхідну інформацію для активної, поінформованої та конструктивної участі?
Люди не можуть бути корисними, якщо вони не знають, що ви шукаєте. Позначте для групи, чого ви очікуєте від їхніх відповідей. Підхід на основі запитань допомагає отримати більш корисні відповіді від вашої команди, але лише якщо вони знають, для чого використовуються їхні відповіді.
Повідомте про те, що ви проводите зустріч, щоб ви могли зібрати внесок для більш масштабного рішення. Якщо вам потрібна резонансна дошка щодо нової ідеї, вкажіть це в порядку денному. Якщо ви шукаєте консенсусу до кінця зустрічі, запишіть це і чітко дайте зрозуміти, що кінцева мета обговорення — прийняти рішення.
Знайдіть час, щоб перерахувати свої очікування на початку зустрічі, щоб усі знали, чому ви їх зібрали.
Зосередити увагу великої групи людей на темі зустрічі – це складне завдання, а дотримуватися розкладу – практично неможливо. З цієї причини вкрай важливо ефективно керувати своїм часом на кожній зустрічі. Цього можна досягти за допомогою добре складеного порядку денного.
Окресліть кожен розділ/запитання/тему за певний проміжок часу. Цей часовий проміжок повинен виділити достатній
укажіть кількість часу для обговорення, перегляду та висновку. Це важливо окреслити перед нарадою: часто ви почуєте, що певні питання або потребують більше часу на правління, або їх можна значно скоротити.
Знайдіть час, щоб подумати, як найкраще провести час на цій зустрічі. Скільки часу ви хотіли б витратити на кожен пункт обговорення? Чи займе це обговорення більше часу, якого воно варте?
Без участі, підготовки, спілкування та управління часом шанси на процвітання вашого бізнесу незначні. Ваші зустрічі будуть блукати; ви розчаруєте своїх співробітників; ваші проекти впадуть і залишаться на стоянці.
Важливо ставити цілі і постійно прагнути їх досягти. Вся причина, чому люди проводять зустрічі, полягає в тому, щоб об’єднати свої зусилля на певну тему з метою чогось досягти. Не дозволяйте історії тьмяних зустрічей бути причиною того, що ви не потрапите туди, де б хотіли бути.
Знайдіть час, щоб поставити цілі, і часто переглядайте їх.
У Freeconference, коли хтось не може прийти на зустріч, це надзвичайна ситуація. Ми працюємо на ринку продуктивних зустрічей і хочемо, щоб ви максимально ефективно використовували час, витрачений на співпрацю, чи то віддалено через віртуальні конференції , чи особисто за столом засідань ради директорів.
Незалежно від того, була ваша остання зустріч ефективною чи ні, те, що робити після її завершення, визначає, наскільки ефективною може бути наступна зустріч. Наша порада:
Складіть чіткий порядок денний зустрічі.
Залучайте людей.
Підготуйте свій персонал.
Передайте свої інтереси.
Ставте цілі та робіть їх спільними.
Поважайте їх час.
І не забувайте, невелика подяка – це дуже важливо. Подякуйте їм за участь; подякувати їм за час; дякую їм за ідеї.
Ми б ніде не були, якби не співпраця. Не дозволяйте, щоб ваші протоколи зустрічі пропали даремно. Поверніться до «Зробити зустрічі важливими».
FreeConference.com — оригінальний постачальник безкоштовних послуг конференц-зв'язку, який надає вам свободу вибору способу підключення до вашої зустрічі будь-де та будь-коли без жодних зобов'язань.
Створіть безкоштовний обліковий запис сьогодні та скористайтеся безкоштовними телеконференціями, відео без завантаження, спільним доступом до екрана, веб-конференціями та багатьма іншими можливостями.
Створіть свій обліковий запис FreeConference.com та отримайте доступ до всього необхідного для швидкого початку роботи вашого бізнесу чи організації, як-от спільний доступ до відео та екрана , планування дзвінків , автоматичні запрошення електронною поштою, нагадування тощо.
