Якщо вам коли -небудь доводилося сидіти через нескінченна зустріч, напевно, у вас був час придумати способи, як ви зробили б це інакше. Засідання, якщо вони погано сплановані, важко опосередковуються без стислого порядку денного; прийняття рішень затьмарюється безцільною дискусією та відсутністю усвідомленої участі. Розробка ефективного порядку денного - один із способів використання сили сильної команди, оскільки він забезпечує як необхідну структуру, так і інформативний зміст для належного виконання завдань.
Незалежно від того, що ваша зустріч - щоденна, щотижнева чи щоквартальна, необхідність чіткої хронології є важливою для підтримки ефективності, як у великих, так і у малих групах. Нижче наведено деякі важливі фактори, які слід мати на увазі під час розробки порядку денного своїх зустрічей. Врахуйте наступне:
Залучення вашої команди до порядку денного
Ви обрали тему, яка стосується команди, до якої ви звертаєтесь? Більшість людей хочуть обговорити те, що їх безпосередньо стосується. Обговорення питань, які стосуються різних департаментів, є корисними для обговорення під час засідань, на які ресурси були виділені виключно з метою групові дискусії. Оскільки більшість організацій живляться через
почуття взаємозалежності офісу, внутрішнім відділам часто потрібен час на збори для координації та консолідації своїх зусиль.
Враховуючи залучення команди до обговорюваного, ви також можете адаптувати свій розпорядок дня до своєї аудиторії та максимально збільшити її участь.
Складаючи порядок денний, запитайте себе: це впливає на людей, до яких я звертаюся?
Ясність вашого порядку денного
Використання модних слів як тематичних речень із ключовими точками може залишити кімнату професіоналів, які блукають: якщо ви оголосите про успішний запуск нового продукту на порядку денному під заголовком "Хороші речі, які ми нещодавно зробили", цілком ймовірно, що ви будете єдиним на цій сторінці. Неймовірно складно опосередкувати дискусію, якщо люди не мають чіткого розуміння з цього приводу, не кажучи вже про те, щоб до них ефективно підготуватися.
Використання формулювань запитань, щоб підняти точки на зустрічі, - це чудовий спосіб переконатися, що обговорення дійсно вирішує проблему, що висувається. Використовуючи як приклад наш гіпотетичний успішний запуск продукту, подумайте над цим: Що вдалося для цього запуску? Які ринки ми відкрили з таким успіхом? Звідки ми беремо його звідси?
Роблячи тему для зустрічей, запитайте себе: Які відповіді я шукаю? Яке питання найкраще допомагає нам туди потрапити?
Мета вашого порядку денного
Люди можуть засмутитися, коли усвідомлюють, що запит на їх внесок не гарантує, що вони матимуть будь-яке слово у процесі прийняття остаточного рішення. Важливо класифікувати кожне обговорення на основі того, що ви шукаєте від аудиторії. Визначте для групи те, що ви очікуєте від їхніх відповідей. Підхід, заснований на запитаннях, допомагає вам отримати корисніші відповіді від вашої команди, але також може призвести до розчарування, якщо ви будь-яким чином вводите в оману щодо того, для чого ці відповіді використовуються.
Якщо нарада проводиться, щоб ви могли зібрати внесок для прийняття більш важливого рішення, повідомте про це. Якщо вам потрібна дошка для розгляду нової ідеї, зазначте це у порядку денному. Якщо ви шукаєте консенсусу до кінця зустрічі, запишіть це і чітко дайте зрозуміти, що кінцева мета дискусії - вирішити щось. Таким чином ви уникнете того, щоб вас не відволікали суперечки між членами вашої команди, які можуть мати уявлення про авторитет, які не мають ваги на цій конкретній зустрічі.
Перераховуючи очікування від зустрічей, запитайте себе: я шукаю введення, інформацію чи остаточне рішення?
Своєчасність вашого порядку денного
Це питання-це двобічний крок, оскільки своєчасність вашого порядку денного може визначити рівень підготовки членів вашої команди. Чим швидше ви отримаєте до них порядок денний, тим швидше ви зможете очікувати, що вони розглянуть елементи його дискурсивних пунктів і підготуються викласти вам свою інформацію або зібрати інформацію для прийняття обґрунтованого рішення разом з вами. Важливо дати трохи уваги своїй команді під час прийняття важливих рішень або зустрічей, які передбачають підготовку, оскільки ви хочете максимально збільшити час із усіма учасниками та намагатися поінформувати людей, а інші, хто підготувався, сидять і чекають - це чудовий спосіб залиште свою команду розчарованою та невідповідною. 
Розкриваючи команді порядок денний наради, запитайте себе: Якби я отримав цей порядок денний прямо зараз, чи я сам був би готовий до цієї зустрічі вчасно?
Управління часом у вашому порядку денному
Тримати велику групу людей на тему важко. Дотримуватися їх за графіком практично неможливо. З цієї причини надзвичайно важливо включити складову строків до плану денного вашого засідання. Кожен розділ/запитання/тема повинна бути чітко окреслена протягом певного періоду часу. Ці терміни повинні виділяти достатню кількість часу для обговорення, перегляду та завершення. Це важливо окреслити перед зустріччю: часто ви почуєте, що певні проблеми або потребують більше часу на дошці, або їх можна значно скоротити.
Визначаючи часові проміжки для кожного розділу порядку денного наради, запитайте себе: Як найкраще використати наш час? Чи відкриє їх відгук діалог, який заслуговує на подальше обговорення? Скільки я хотів би витратити на цей товар?
Обробка цілей вашого порядку денного
Обробка вашого порядку денного більше залежить від кроків, які беруть участь у процесі розгляду всіх пунктів наради. Він перераховує рівні обговорення, протягом яких ви намагаєтеся виконати поставлене завдання. Погодження способів вирішення питань підвищує ефективність вашої зустрічі. Якщо ви не перераховуєте, як ви хотіли б, щоб команда вирішувала кожне питання, деякі учасники можуть відволіктись, визначаючи проблему, а деякі обговорюють її актуальність для них: ніхто в кінцевому підсумку не зосереджується на виявленні чи оцінці будь -яких рішень .
Процес вирішення питання має з’явитися у письмовому порядку денному, який ви надасте. Коли ви дійдете до цього питання під час зустрічі, поясніть процес, необхідний для досягнення угоди, і домагайтеся такої угоди.
Коли ви вперше визначаєте цей процес у своєму порядку денному, запитайте себе: Як я хочу вести це обговорення? Я хочу чути від окремих людей або команд? Я хочу одностайного голосування, варіантів опитування чи мозкового штурму? Як визначити, коли проблема вирішена? Як мені виглядає ідеальна зустріч?
Редагування порядку денного
Це може бути найважливішою частиною формування будь-якого порядку денного- розуміння того, що вони завжди перебувають у процесі змін. Жоден порядок денний не застрахований від безглуздості часу, несподіваних затримок, днів хвороби чи невдач. З цієї причини важливо піддаватися змінам. Пріоритети порядку денного, без сумніву, зміняться у міру наближення дати та погіршення стану справ у реальному часі. У міру просування проектів зростає і команда, а отже, і цілі порядку денного. Перший пункт у будь -якому хорошому порядку денному - «редагувати та переорієнтувати сьогоднішній порядок денний». Цей пункт розкладу є найкращим способом переконатися, що ваша команда відповідає тому, що обговорюється, чому, наскільки довго і з якими очікуваннями на день.
Створюючи порядок денний для будь -якої зустрічі, запитайте себе: Чи є тут місце для обговорення? Як я можу краще керувати тим, що не можу планувати? Як зберегти мою дискусію в центрі?
Додаткові пропозиції щодо порядку денного
Що працює добре
Це важливий пункт для включення до порядку денного. Це багато говорить про ваше керівництво, яке має можливість призупинити терміновість зустрічі для обговорення елементів успіху з вашою командою. Важливо, щоб кожен відчував, що його робота цінується, незважаючи на обмеження у часі, невдачі, труднощі та труднощі. Слід добре вирішити добре виконану роботу, і використати кілька хвилин під час зустрічі, щоб привітати свою команду за те, що вона працювала добре, - це чудовий спосіб зберегти моральний дух та створити сприятливе робоче середовище.
Що слід покращити
Це менша, але не менш важлива категорія. Це служить трохи нагадуванням вашій команді про те, що завжди є місце для вдосконалення. Незалежно від того, чи відчуваєте ви проблеми із своєчасністю, внутрішньою офісною динамікою або просто пройшли важкий тиждень на ринку, переконайтеся, що ваша команда завжди знає, що від них очікується. Поміщення кухоль кави в посудомийну машину - це маленька, але важлива складова турботи про офісне середовище, і, наскільки б це не мало важливо, згадка про це як частина вашої зустрічі підсилює важливість послідовності.
Ідеї парковок
Незалежно від того, чи чули ви про феномен паркування, ви неодмінно використовували його основні поняття. По суті, він діє як дошка для всіх ідей, які неможливо одразу розглянути у поточному середовищі зустрічей. Усі нові проекти, ідеї, запити та запитання можна «припаркувати» у лоті та відзначити як точки обговорення для майбутніх зустрічей. Це також означає, що у вас завжди є блок зберігання, наповнений ідеями, з якими можна повернутися, якщо у вас буде ще кілька хвилин на завершення зустрічі. Паркінг-це чудовий спосіб залишатись у курсі завдань, бути на ходу та записатись.
Загалом, найважливіше, що слід пам’ятати при складанні порядку денного - це те, що ви завжди працюєте разом над досягненням спільної мети. Ви повинні прагнути зробити вашу дискусію згуртованою, інклюзивною, творчою та продуктивною. Важко досягти всіх оцінок, але якщо у вас є місце для цього на порядку денному, ви можете просто потрапити туди вчасно.
FreeConference.com оригінальний безкоштовний постачальник конференц -дзвінків, що дає вам свободу вибору способу підключення до наради будь -де та в будь -який час без зобов’язань.
Створіть безкоштовний рахунок вже сьогодні та насолоджуйтесь безкоштовними телеконференціями, безкоштовним завантаженням відео, обміном екраном, веб-конференціями тощо.
